3. Аналіз та оінювання організаційних структур управління

Організаційна структура управління в системі менеджменту постійно змінюється під впливом факторів внутрішнього і зовнішнього середовищ, а також результатів виробничо-господарської діяльності підприємства.

Існує декілька способів аналізу та оцінювання організаційної структури управління:

• експертний

• аналогій

• структуризації цілей і завдань

• організаційного моделювання

• структурних еволюційних порівнянь.

Експертний спосіб. Сутність його полягає у попередньому дослідженні чинної структури управління, виявленні недоліків і характерних особливостей. Для цього проводять діагностичне дослідження системи менеджменту з метою порівняння фактичних значень відповідних показників з нормативними (плановими). Їх аналіз дає змогу виявити недоліки в організаційних структурах управління і резерви щодо їх удосконалення. Цю роботу підсилюють індикативним аналізом, завданням якого є вивчення поведінки діючої системи в динаміці, тенденцій її змін, а також причин, які їх зумовлюють. 3 розвитком кількісних методів аналізу, усунення недоліків нормативної бази роль цього способу знижується.

Спосіб аналогій. Передбачає використання організаційних структур і форм управління, що виправдали себе на інших підприємствах. Найчастіше цей спосіб застосовують щодо підприємств подібних за розміром, видами продукції, типом виробництва, складністю продукції тощо.

Спосіб аналогій передбачає розроблення і застосування стандартних інструкцій, типових структур управління, норм керованості, функцій управління, розрахункових формул для визначення необхідної чисельності управлінських працівників. Його використання зумовило певну уніфікацію організаційних структур управління, упорядкування штатних розкладів, регламентацію адміністративно-управлінської діяльності на підприємствах.

Спосіб структуризації цілей і завдань. Має на меті розгляд організації як багатоцільової системи, а також структуризацію цілей і проблем організації за певними ознаками, які беруть за основу при визначенні видів діяльності, функцій, складу управлінських робіт. Групування управлінських робіт дає змогу сформувати структурні підрозділи та зорієнтувати їх діяльність на досягнення конкретної виробничо-господарської мети.

Способи організаційного моделювання. Базуються на використанні формальних показників системи управління і створенні відповідних моделей. Ефективним є підхід, в основі якого - декомпозиція інформаційного процесу, пов'язаного з управлінськими роботами. При цьому визначають місця, які потребують управлінського впливу, встановлюють періодичність і черговість впливів, склад і обсяги інформації, необхідні для цього технічні засоби тощо. 3 урахуванням особливостей функцій та процесів управління (їх націленості, періодичності, трудомісткості тощо) встановлюють чисельність працівників, їх підпорядкованість під час виконання управлінських робіт, склад підрозділів апарату управління. До організаційного моделювання належать способи, які використовують параметричні залежності об'єкта і суб'єкта управління. Для цього визначають залежність параметрів керуючої системи від виробничо-технічних факторів, щільність їх зв'язків, досліджують кількісні характеристики системи управління та імітують різні ситуації управлінської діяльності.

Спосіб структурних еволюційних порівнянь. В його основі такі положення:

• необхідність оцінювання організаційної структури управління в процесі її розвитку (з урахуванням змін, удосконалень, уточнень тощо);

• необхідність комплексного застосування під час оцінювання організаційної структури управління всіх способів — експертного, порівнянь та аналогій, структуризації завдань і цілей тощо;

• побудова порівняльної моделі організаційної структури на основі оцінювання відповідності функцій, відповідальності та повноважень посадових осіб виробничо-господарським цілям підприємства, а також на засадах очікування (прогнозування) зміни цілей, завдань і результатів виробничо-господарської діяльності;

• врахування при формуванні результатів оцінювання організаційної структури управління всієї сукупності факторів внутрішнього і зовнішнього середовищ організації та їх прогнозованих змін.

Отже, за основу оцінювання організаційних структур управління необхідно брати підхід, який забезпечує комплексне використання способів і враховує різноманітні-фактори внутрішнього і зовнішнього середовищ в умовах розвитку.

Застосування способу структурних еволюційних порівнянь вимагає кваліфікованого аналізу організаційних структур управління підприємств та їх підрозділів. На початковій стадії необхідно вивчити існуючу організаційну структуру управління, дотримуючись такої послідовності:

• визначення об'єкта дослідження (конкретної організаційної структури управління);

• коротка характеристика організації;

• формулювання місця і ролі організації;

• визначення переліку робіт, які підлягають виконанню при здійсненні аналізу;

• вибір і затвердження методики проведення робіт;

• розроблення календарного плану-графіка робіт, у якому фіксують їх перелік і терміни виконання, відповідальних виконавців, порядок проведення аналізу;

• обґрунтування форми подання аналітичного матеріалу і звітності.

Доцільно аналіз організаційної структури управління підприємством проводити у три етапи:

1. встановлення ступеня відповідності організаційної структури управління місії та цілям організації з урахуванням її особливостей.

2. аналіз побудови організаційної структури управління.

3. узагальнення інформації та обґрунтування висновків. Аналізу підлягають результуючі показники діяльності організації, які відображають динаміку кількісних показників виробництва і реалізації продукції, собівартості прибутку і рентабельності тощо.

Оцінювання відповідності організаційної структури системам управління, цілям, завданням і перспективам розвитку підприємства здійснюють у певній послідовності:

• спочатку встановлюють тип організаційної структури управління (товарна, регіональна тощо);

• потім розробляють матриці цілей (завдань) підприємства і порівнюють їх за допомогою з існуючою організаційною структурою.

На другому етапі з'ясовують:

• наскільки раціональними є побудова організаційної структури управління, функції та завдання підрозділів в управлінських процесах, а їх аналіз проводять за такими напрямами:

• оцінювання функціональної, ієрархічної і скалярної (кількісної) структури апарату управління;

• аналіз кількості підрозділів (ланок) та якості їх функціонування;

• оцінювання взаємозв'язків підрозділів апарату управління і виконавців.

Предметом аналізу є й горизонтальний і вертикальний розподіл управлінських повноважень. При цьому встановлюють:

• ступінь централізації виконання функцій менеджменту;

• рівень спеціалізації та концентрації в підрозділах апарату управління;

• технологію процесів управління;

• необхідні функції для управління конкретним об'єктом;

• фактично виконувані функції управління;

• функції управління, передбачені статутними, інструктивними, директивними документами тощо.

У процесі оцінювання лінійних зв'язків у структурі управління фактичну кількість рівнів управління порівнюють з аналогами, в ролі яких можуть бути лінійні структури управління успішних вітчизняних і зарубіжних підприємств. При аналізі встановлюють:

• чисельність менеджерів та інших посадових осіб на рівнях управління;

• перелік повноважень на конкретних рівнях управління;

• розподіл (фактичний та очікуваний) управлінських робіт на рівнях управління;

• трудомісткість управлінських робіт на рівнях управління.

Завдяки аналізу лінійних зв'язків у структурі управління встановлюють:

• інформаційне забезпечення підрозділів у процесі реалізації функцій управління

• перелік вихідних документів і споживачів інформації

• показники кількісної характеристики інформаційних потоків

• якість лінійного управління та напрями його удосконалення

Питання для обговорення

1. Охарактеризуйте зміст категорій, на яких ґрунтується реалізація функції організування.

2. Порівняйте процеси передавання лінійних та функціональних повноважень.

3. Охарактеризуйте на конкретних прикладах бюрократичні організаційні структури управління й адаптивні організаційні структури управління.

4. Дайте характеристики процесу побудови організацій.

5. Зіставте способи оцінювання та аналізу організаційних структур управління.

6. Обґрунтуйте критерії вибору організаційних форм управління ЗЕД для великих підприємств.

7. Які особливості здійснення експортно-імпортної діяльності дрібних і середніх підприємств. Охарактеризуйте їх.

8. Обґрунтуйте критерії вибору організаційних форм управління експортно-імпортною діяльністю для дрібних і середніх підприємств.

9. У чому полягає сутність делегування повноважень і значення відповідальності на прикладі управлінських взаємовідносин головного інженера і головного технолога?

10. Розкрийте сутність делегування повноважень і значення відповідальності на прикладі управлінських взаємовідносин директора банку і начальника кредитного відділу.

11. Розкрийте сутність делегування повноважень і значення відповідальності на прикладі управлінських взаємовідносин начальника планово-економічного відділу підприємства і начальника планово-економічного бюро цеху.

Тема 8. МОТИВУВАННЯ ЯК ЗАГАЛЬНА ФУНКЦІЯ МЕНЕДЖМЕНТУ

ПЛАН

1. Сутність і теоретико-прикладні засади мотивування

2. Класифікація теорій мотивацій

3. Характеристика змістовних теорій мотивацій

4. Характеристика процесуальних теорій мотивацій

5. Матеріальне стимулювання праці

1. СУТНІСТЬ І ТЕОРЕТИКО-ПРИКЛАДНІ ЗАСАДИ МОТИВУВАННЯ

У процесі зародження та формування менеджменту як науки завжди виникали проблеми дієвого і результативного мотивування. Спочатку йшлося більше про матеріальні та організаційні аспекти спонукання. На сучасному етапі все більше акцентується на соціально-психологічних аспектах мотивації, що створюють умови для досягнення високих результатів виробничо-господарської діяльності з мінімальними затратами.

Після визначення перспектив організації та завершення її побудови особливого значення набувають питання створення максимальної зацікавленості працівників у результатах діяльності організації, тобто мотивування.

Мотивування - вид правлінської діяльності, який забезпечує процес спонукання себе та інших працівників до діяльності, що спрямована на досягнення особистих цілей і цілей організації.

У процесі історичного розвитку мотивація як економічна категорія пройшла два етапи:

• застосування політики «батога та пряника»

• використання методів психології і фізіології (згідно з доктринами Зігмунда Фрейда (1856-1936), Е. Мейо, М. Туган-Барановського та ін.)

Мотивація ґрунтується на двох категоріях: потреби - відчуття фізіологічної або психологічної нестачі чого-небудь і винагороди - те, що людина вважає цінним для себе.

Потреби поділяють на первинні (фізіологічні) і вторинні (психологічні); винагороди - на внутрішні (отримують у процесі роботи, від змісту трудового процесу, відчуття самоповаги тощо) і зовнішні (зумовлені заробітною платою, просуванням за службовою ієрархією, кабінетом, службовим авто, додатковою відпусткою тощо).

Потреби породжують у свідомості людини інтерес, а він - мотиви (усвідомлене спонукання до дій). Відповідно мотиви зумовлюють певну поведінку людини, спонукають її до вчинків і дій з метою отримання винагороди та досягнення особистих цілей. Результатом цього може бути повне задоволення, часткове задоволення чи незадоволення потреб індивіда.

Мотиваційні теорії цікавили вчених протягом усієї історії економічної науки.

Суттєвий внесок у розвиток теорій мотивації зробили українські вчені. Так, Михайло Вольський (1834-1876) вважав необхідним поліпшувати фізичні, моральні та інтелектуальні умови існування людини, наголошуючи, що політекономія є наукою про діяльність людини, спрямовану на задоволення матеріальних і духовних потреб.

Г. Цехановецький виступав проти узагальнень Адама Сміта (1723-1790) про людську поведінку, стверджуючи, що багато людей намагається поліпшити своє становище не тільки завдяки власній праці, а й за рахунок інших.

М. Туган-Барановський одним із перших у світі розробив чітку класифікацію потреб.

Протягом історії менеджменту сформувалися достатньо обґрунтовані теорії мотивації, покладені в основу прикладних механізмів мотивування працівників.

Їх поділяють на дві групи:

• теорії, які відображають зміст потреб (змістові).

• теорії, які відображають процес винагородження (процесійні).