3. Техника учётной регистрации

Техника учётной регистрации регламентирована нормами Закона ДНР (Украины) «О бухгалтерском учете и финансовой отчётности» (статья 9 п.3) и заключается в следующем:

- информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, систематизируется на счетах бухгалтерского учёта в регистрах синтетического и аналитического учета способом двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета;

- хозяйственные операции в учётные регистры записываются только на основании надлежаще оформленных и обработанных документов чернилами тёмного цвета или пастой шариковых ручек, машинными средствами, которые бы обеспечивали сохранность этих записей в течение длительного времени и предотвратили бы внесение несанкционированных и незаметных исправлений;

- ответственность за несвоевременное составление регистров бухгалтерского учета и недостоверность отраженных в них данных несут лица, которые составили и подписали эти документы;

- регистры бухгалтерского учета могут быть изъяты у предприятия только по решению соответствующих органов, принятому в пределах их полномочий, предусмотренных законами. Обязательным является составление реестра изымаемых документов в порядке, установленном законодательством.

Записи в учетных регистрах могут быть:

- простые;

- копировальные;

- ручные;

- машинные;

- шахматные;

- линейно-позиционные.

Простые записи осуществляются только в одном учётном регистре в одном экземпляре. Простые записи применяются при ведении Главной книги, аналитического учёта.

Копировальные записи обеспечиваются с помощью копировальной бумаги с отпечатком на двух или более листах регистра: кассовая книга, первичные документы и прочие.

Ручные записи осуществляются в учётных регистрах вручную чернилами или пастой шариковой ручки.

Машинные записи осуществляются с помощью компьютеров. Они не только ускоряют учётную регистрацию, но и повышают качество учёта.

Шахматные записи обеспечивают отражение хозяйственных операций по дебету и кредиту корреспондирующих счетов однократной записью, что сокращает объём учётных работ, обеспечивает наглядность учёта и повышает контроль.

Линейно-позиционные записи обеспечивают отражение хозяйственной операции по дебету и кредиту счетов по одной линии, что обеспечивает удобство контроля (учёт расчетов с дебиторами и кредиторами).

4. Способы исправления ошибок в учётных регистрах

Причины ошибок в учётных регистрах: усталость, халатность работника, его низкий квалификационный уровень, неисправности учётного устройства или компьютера.

Ошибки могут быть:

- локальные – искажение информации только в одном учётном регистре (например, неправильно поставлена дата);

- транзитные – ошибка автоматически проходит через несколько учётных регистров (например, искажение записи любой суммы в журнале регистрации операций ведет к ошибкам на счетах, в оборотной ведомости и балансе)

Ошибки бывают:

- в тексте операций, что приводит к неправильной корреспонденции счетов;

- при записях сумм, что легко проконтролировать путем правильного использования метода двойной записи.

Все допущенные ошибки необходимо своевременно выявить и надлежащим образом исправить.

При обнаружении ошибки необходимо:

- найти величину ошибки;

- определить ее место (по дебету или кредиту соответствующего счета);

- установить объекты, по которым ошибки являются наиболее вероятными;

- сравнить данные по взаимосвязанным регистрам.

Способы обнаружения ошибок:

- визуальный просмотр записей;

- пунктирование (обозначения проверенных сумм определенным образом).

Исправление ошибок осуществляется способами:

- корректурным;

- «красным сторно»;

- дополнительных записей.

Корректурный способ заключается в том, что неправильная запись зачёркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачёркнутое, а сверху пишется правильная сумма или текст. Способ может применяться тогда, когда еще не составлены корреспонденции счетов и отчёты, то есть это в основном допущены арифметические ошибки и описки.

Способ «красное сторно» заключается в том, что неправильная бухгалтерская запись делается повторно в той же корреспонденции счетов, что и ошибочная запись, но красным цветом, что означает отрицательные числа. Одновременно обычными чернилами делают вторую запись с указанием правильной корреспонденции счетов и суммы. При компьютерной обработке данных сумму «красного сторно» берут в скобки или рамку. Способ используется тогда, когда допущена ошибка в корреспонденции счетов, записанная операция полностью не прошла, отраженная в регистрах сумма операции больше, чем её фактическая величина.

Способ дополнительных записей применяют в тех случаях, когда корреспонденция счетов составлена правильно, но в меньшей сумме, чем фактически учтённая хозяйственная операция. Для исправления такой записи данную операцию проводят дополнительно на установленную разницу. Дополнительные записи используются при корректировке плановых показателей до уровня их фактического значения, когда фактические показатели превышают плановые.