Cartas de anuncio de envío

En toda empresa comercial se expiden órdenes y se reciben. Al recibir un pedido, el género debe ser enviado de inmediato, si hay existencias disponibles. En el caso de que por cualquier razón se vaya a producir una demora, es preciso que la orden sea aceptada y, al mismo tiempo habrá que explicar al cliente los motivos del retraso.

Cuando la orden sea servida sin más, hay que enviar un anuncio de envío. En todos los casos, no se puede olvidar citar el número de referencia de la orden de mercancías o, en el caso de que ese número no exista, mencionar en lugar destacado la fecha de la carta de pedido.

Si la orden va a servirse con alguna demora, es imprescindible enviar una carta de aceptación, incluso en los casos en los que esa demora sea aceptada por el cliente. También en estos escritos es fundamental la claridad y resulta obligatoria la cortesía.

En este tipo de escritos comerciales se informa acerca de la fecha de envío y el contenido de diversos paquetes, bultos o remesas que se hayan remitido a un cliente. Tanto el vendedor como el comprador necesitan de esta información, que se debe proporcionar de la manera más simple que sea posible, sin omitir ningún dato de importancia.

En todos los anuncios de envío es necesario incluir los siguientes datos:

• Número de orden.

• Descripción de lo que fue ordenado (a menudo mediante los números o código de números y letras de un catálogo, otras veces con una cifra que remite a otro tipo de listines o guías) y de su calidad, si es necesario (puede estar incluido en el número de referencia del género).

• Relación de cantidades enviadas, de acuerdo con la orden.

• Relación del montante total de la orden; representará la suma de los distintos precios de las diversas mercancías.

• Indicación del medio de transporte que se utilizará (ferrocarril, transporte por carretera, barco, correo).

• Relación de las condiciones de pago. 

El anuncio de envío permite que el comprador puede determinar si ha recibido todo lo remitido, ya que algunas veces por falta de existencias una casa se ve obligada a no servir una orden de pedido completa sino recortada o fraccionada. Para evitar cualquier reclamación, el anuncio de envío es primordial en estas ocasiones.

Una empresa comercial remite también fondos y valores. En tales casos talones, cheques o letras se acompañan con una breve carta, al igual que cuando se hacen ingresos en las cuentas de los clientes.

En estas cartas hace falta indicar los números de los documentos, o sea, cheques, letras, talones, etc., importe en cifras y letras y petición del acuse de recibo.

 Carta de anuncio de envío Cardia, s. A. Socorro, 37