Fórmulas y expresiones usuales para iniciar una carta:

Cuando se escribe una carta, se tiene la intención de decir algo a alguien para algo. Es necesario cuidarse de expresar las ideas, el tono y el sentido general, en función de los interlocutores a los que se dirige la carta. Por esta razón, la finalidad está ligada a la intención comunicativa, a la situación concreta, al alcance de lo que se piensa expresar o comunicar al destinatario, pues cualquier acto de comunicación va encaminando a comunicar o convencer de algo.

Cada carta comercial generalmente empieza y termina con las fórmulas habituales de cortesía. Por regla general estas fórmulas hacen referencia al mismo asunto o a la última carta o conversación telefónica con el destinatario, de todos modos, la elección de la frase inicial siempre depende de la finalidad del escrito.

1) Por ejemplo, iniciando la carta es conveniente agradecer al remitente:

 Agradecemos la carta del …

 Agradecemos el envío de …

 Agradecemos sumamente el pedido de usted …

 Agradeceremos tenga la bondad de …

 Le damos las gracias por …

 De nuevo manifestamos nuestro agrado …

 Les agradeceríamos nos concedieran …

2) Otro modo de iniciar el escrito es confirmar el recibo del informe. En este caso se usan las frases siguientes:

 Confirmamos nuestro acuerdo verbal del día …

 Confirmando nuestra conversación del día …

 Acusamos el recibo de su orden del …

 Tenemos el gusto de acusar …

 Nos es grato confirmar …

3) Muy difundidas son las frases iniciales que hacen referencia a la carta anterior o a la conversación telefónica, al encuentro o a un hecho:

 En respuesta/contestación a su carta del …

 Haciendo referencia a nuestra carta del … comunicamos que…

 En relación con nuestra conversación telefónica, le informo …

 Con referencia a su solicitud/petición …

 Me dirijo a Usted en relación a su carta …

4) La frase inicial puede dar a conocer una información al destinatario de la carta:

 La presente sirve para comunicarle que …

 La presente tiene por finalidad advertirle que …

 Por intermedio de la presente comunicamos que …

 Por la presente queremos informarles que …

 Nos complacemos en anunciarle a usted que …

 Nos complacemos en manifestarle a usted que …

 Nos vemos en la necesidad de manifestarle que …

 Nos es grato comunicarles …

 El objetivo del presente escrito es poner en su conocimiento …

 Tenemos el gusto de informarle …

5) Entre las cartas comerciales son frecuentes aquellas en las que la frase inicial se formula como solicitud o petición, a saber:

 Rogamos tomen en consideración que …

 Les rogamos que se sirvan …

 Les rogamos nos informen …

 Pedimos tomen en cuenta que …

 Les solicitamos nos comuniquen …

 Les rogamos tengan la bondad de …

Formular correctamente la frase inicial de una carta es muy importante. La elección de las fórmulas iniciales, como ya hemos notado, depende de la finalidad del escrito. La elección correcta de estas fórmulas es la base del éxito comunicativo de cada carta comercial. El objetivo de la carta se expresa según las fórmulas iniciales, la palabra clave de éstas siempre es un verbo: rogar, comunicar, confirmar, acusar, ofretar, etc.

La finalidad comunicativa está vinculada con la necesidad de atraer la atención hacia un problema determinado, informar al destinatario, motivar la colaboración o resolución de un problema, mantener las relaciones comerciales o hacerlas más estables y duraderas.

La finalidad de cualquier escrito determina el tipo temático y funcional de la carta comercial, su composición y su tonalidad. Así, el escrito que tiene por finalidad ejercer influencia en el destinatario, se realiza con ayuda de una fórmula que se compone de la parte argumentativa y de la acción comunicativa:

 Con relación a su carta le rogamos

 Con referencia a su anuncio en … desearía presentar

 Contestando a su apreciable del 12 corriente, tenemos el gusto de informarles

Es necesario señalar también que el motivo de un escrito debe corresponder al principio de la suficiencia, y la acción comunicativa debe realizarse de forma persuasiva y cortés:

 Nos complace comunicarle que …

 Tenemos el gusto de acusar

 Al no haber obtenido respuesta alguna a nuestras cartas anteriores, solicitamos nos exponga los motivos …

 Nos apresuramos a informarle que …

La finalidad que presupone haber informado al destinatario puede realizarse con las fórmulas siguientes:

 La presente sirve para comunicarle que …

 Queremos notificarle que …

 Nos dirigimos a ustedes para comunicarles que …