6.3. Стандартное оборудование кассового отделения гостиницы

Дая^^е^ет^Г⁸ ^ ^{ХРШеНИЯ ЦеННОстей}' ^Каж" в распооя^! ^{ДВумя ключ}ами: один ключ находится

_{п!по"!^2о77ш3оСТ}^ой _~^{у кассира}_-^{Во многих с}_«

ся неби!аяя^|^^1^{ОГ КШеР ХрЗНеНИЯ п}Р^елУ™атривает-при оформиии г2еш?_н ^НаТа' ^{Ще ШШ Может} находиться ной уедигГи"™ помещения ценностей на хранение в спокой-

Г^Т^^™^^ -мер хранения опреде-ручка за д7_н7 _п ° °^{ДН0И На каадого} кассира. В конце дня вы-

х^нится^о^пр^З„^ео^Тч^СноГ^СИР°^{М В КаМСРУ х}Р^анения,^Д_где она Кассовое^{Р Д ночног}о контролера отчетности.

120

сти. оГс _с'Гт ш^Ндв°™^{ЛеМЬ1Й ЭЛШеНТ КаЖД}°^{Й расЧетной ча}' остоит из двух выдвижных ящиков и четырех закрытых

секций с автономными вкладышами. Каждый кассир отвечает за свой вкладыш и помещает его в один из ящиков. В конце рабочего дня кассир вынимает вкладыш, оформляет выручку за день и за­двигает пустой вкладыш обратно. Каждый кассир ответственен за свой выдвижной ящик.

Вкладыши для хранения денежных купюр и металлические ван­ночки с закрывающейся крышкой для мелочи являются составной частью кассового бюро. Каждый вкладыш имеет отдельный номер.

Кассовый аппарат положен каждому кассиру. Он используется для регистрации операций с наличностью и подведения баланса наличности. На современном рынке преобладают компьютерные кассовые аппараты. В них предусмотрено множество функций, об­легчающих контроль за начислениями и ведением гостевых фай­лов. Чаще всего они являются частью общей компьютерной систе­мы службы приема и размещения. Большинство аппаратов снаб­жено устройством для распечатывания списка операций, чеков, ваучеров, отчетов ревизий и тарифов.

С помощью клавиш заносится следующая информация: сумма операции, персональные данные кассира, цель операции, объем покупки, отдел (служба), тип операции, способ оплаты.

Специальный сканер считывает информацию с кредитной кар­ты владельца, авторизирует ее путем передачи данных в пункт авторизации кредитных карт и распечатывает на ваучере номер кредитной карты, дату и имя владельца. Современные технологии позволяют соединить считывающие устройства с компьютерной системой службы приема и размещения, что дает возможность передавать более полную информацию на пункт авторизации и хранить больше данных в файле клиента.

Полка над кассовым аппаратом служит для размещения счетов и других денежных документов в процессе их оформления кассиром.

Ваучер-каталог применяется для хранения счетов клиентов в цифровом порядке (в порядке нумерации номеров). Каталог нахо­дится непосредственно рядом с кассиром, так чтобы тот мог лег­ко извлечь нужные бумаги при расчете с клиентом. Если в службе приема и обслуживания имеется только один каталог, то его рас­полагают стационарно. Если каталогов несколько, то они уста­навливаются на колесную основу — для удобства работы с ними кассиров.

Телетайп -райтер применяется для фиксации дальних телефон­ных разговоров (в целях предъявления клиенту дополнительного счета за услугу). Обычно прибор рассчитан только на прием и не имеет клавиатуры набора номера. В случае необходимости прибор Дополняется передаточным устройством. Обычно прибор распола­гается в зоне службы приема и обслуживания.

Штампы применяются для отметки времени на корреспонден­ции, посланиях, документах регистрации проживающих, квитан-

121

Рис. 6.2. Ваучер туриста

• количество клиентов;

• подробный перечень оплаченных услуг, которые необходимо предоставить данному клиенту в конкретные сроки;

• телефон и адрес партнеров турфирмы.

Ваучер должен иметь подпись ответственного лица и печать предприятия. Ваучер выписывается в нескольких экземплярах (обычно в трех). Один остается в организации, выдавшей ваучер, второй выдается клиенту, а третий предназначен для принима­ющей организации.

Иностранные и отечественные турфирмы заключают с гости­ницей договоры на обслуживание туристов, деловых людей. Пла­тежным документом для клиента является ваучер. Клиенты поку­пают в турфирме ваучер, т.е. уже заранее оплачивают проживание и некоторые дополнительные платные услуги (обычно завтрак и трансфер). Гостиница или другое средство размещения получают оплату за оказанные услуги от турфирм путем банковских перево­дов. Кассир службы приема и размещения сдает ваучеры вместе с другими документами и счетами в расчетную часть гостиницы для дальнейшей обработки. В компьютерной программе кассир делает соответствующие пометки. За оказанные гостиницей услуги, не входящие в перечень оплаченных услуг по ваучеру, кассир берет оплату наличными или по кредитной карте.

Экспресс-оплата гостиничного счета (Ошск Спеск-ош 8егасе), или быстрая выписка (Ехрге§8 СЪеск-ош). Эта система очень удоб­на для часто останавливающихся в отелях бизнес-туристов. Дан­ный метод используется только при оплате кредитными картами и в российских условиях применяется только в высококлассных гостиницах, где высока степень доверия как со стороны клиентов к персоналу, так и наоборот, поскольку процедура выписки не требует непосредственного присутствия проживающего. Ехргекз

118

Спеск-ош возможен только при наличии оттиска кредитной кар­ты клиента (слипа кредитной карты). Гости получают свои гото­вые счета вечером (перед отъездом утром следующего дня). Неко­торые гостиницы применяют технологии, позволяющие клиен­там проверить правильность счета посредством интерактивного телевидения у себя в номере. Если счета точны и гости согласны со всеми начислениями за оказанные гостиницей услуги, они за­полняют бланк (соглашение об экспресс-оплате), подписывают его и сдают на стойку приема и размещения при отъезде. Эта про­цедура позволяет значительно сэкономить время и избежать воз­можных задержек во время выписки из гостиницы.

По желанию клиента кассир производит возврат денежных сумм в следующих случаях:

• отказ гостя от номера в течение одного часа с момента посе­ления, если клиент не пользовался комнатой;

• отъезд гостя ранее предварительно оплаченного срока;

е при подселении в оплаченный номер второго человека;

• в случае перевода гостя из ранее оплаченного номера в номер другой категории (меньшей стоимости);

• при изменении вида оплаты с наличного на безналичный расчет;

• в особых случаях по согласованию с руководством организа­ции.

При оформлении возврата денег кассир обязан проверить пра­вильность заполнения гостем расписки о получении денег, под­готовить необходимую документацию для бухгалтерии. Кассир сда­ет в бухгалтерию гостиницы кассовые отчеты и все документы по расчетам с клиентами за смену. Кассир своевременно произ­водит инкассацию и сдает деньги в главную кассу, ведет журнал кассира.

Если клиент отказывается платить за ту или иную услугу, то кассир службы приема и размещения не может самостоятельно уладить данную проблему, ему следует обратиться к руководите­лю подразделения. Руководитель, в свою очередь, на основании своих полномочий, опыта, соответствующих инструкций должен найти правильное решение данной проблемы. В каждом конкрет­ном случае необходимо подходить индивидуально, исходя из сло­жившейся ситуации. При возникновении недоразумений с опла­той необходимо отвести гостя в сторону от общей очереди.

Кассир службы приема и размещения является материально ответственным лицом. Он обязан внимательно и четко произво­дить расчет с клиентами. Работа с деньгами, кредитными картами требует от кассира высокой ответственности. Ошибки кассира мо­гут привести к большим материальным потерям гостиницы. А это, скорее всего, повлечет за собой увольнение служащего, допус­тившего ошибку, возможно даже с выплатой им недостачи.

119

В конце своей рабочей смены кассир составляет отчеты. На ком­пьютере он открывает файл «Передача смены» и выполняет все необходимые операции. Кассир получает кассовый отчет по на­личному расчету, по безналичному расчету, по всем операциям с кредитными картами, общий кассовый отчет. Отчет по кредит­ным картам дополняется распечаткой отчета о произведенных операциях с кредитными картами с помощью РО 8 -терминала с момента предыдущей смены.

При смене кассиров составляется отчет наличности. Разница между полученными и выплаченными суммами означает общий баланс смены. Обычно кассир вместе с начальником смены поме­щает деньги в сейф, пока их не доставят в банк. Когда балансовая сумма изымается из кассового аппарата, в нем остается начальная сумма, которая находилась там в начале смены.

Наличная выручка должна точно совпадать с суммой кассового отчета. Деньги, кассовые отчеты вместе со всеми платежными до­кументами и счетами передаются по смене либо сдаются непо­средственно в бухгалтерию гостиницы. Передача выручки по сме­не сопровождается заполнением соответствующего бланка.

Процедура выписки гостя не должна занимать более восьми минут. В завершение выписки следует напомнить гостю о необходимости забрать свой паспорт, поблагодарить его за то, что он выбрал ваш отель, пригласить гостя приехать еще, поблагодарить и поощрить гостя, заполнившего карточку-отзыв о качестве обслуживания в отеле (где это предусмотрено), пожелать счастливого пути. При отъез­де подносчик багажа забирает багаж из номера и быстро загружает его в автомобиль, благодарит за проживание в отеле, вежливо про­щается. При дождливой погоде швейцар провожает гостя до маши­ны с большим зонтом и также желает удачной поездки.