4. Бухгалтерські рахунки і подвійний запис

4.1. Поняття про рахунки. Активні і пасивні рахунки, їх будова

У балансі засоби узагальнюються на перше число кожного місяця. Але діяльність підприємства не припиняється й у процесі її відбуваються операції, що викликають рух засобів.

Для контролю господарських операцій і тих змін, що вони викликають, необхідно забезпечити їх поточний облік.

Спочатку всі господарські операції відображаються в первинних документах і інших носіях інформації. Але документи дають розрізнену характеристику об'єктів, що обліковуються. Наприклад, рух матеріалів, інвентарю, тари, основних засобів і інших ТМЦ оформляється накладними. Але ж це різні види ресурсів, різні об'єкти обліку і контролю. До того ж із ними можуть відбуватися операції як по приходу, так і по витратам. А це цілком протилежні операції і суми приходу і суми витрат треба обліковувати роздільно. Тому необхідний засіб угруповання і систематизації господарських операцій по їх економічній однорідності. Таким засобом у бухгалтерському обліку є рахунки. Це найважливіший елемент методу бухгалтерського обліку, за допомогою якого ведеться облік наявності і руху засобів підприємства його активів, капіталу, зобов’язань. Бухгалтерські рахунки мають велике значення. Значення їх виявляється в тому, що:

по-перше, бухгалтерські рахунки - це засіб повторного відображення господарських операцій і тих змін, що вони викликають (первинне відображення операції одержують у документах);

по-друге, бухгалтерські рахунки - це засіб систематизації й угрупування активів, капіталу, зобов’язань і операцій за їх економічною однорідністю. Наприклад, по рахунку «Каса» ведеться тільки облік готівки; по рахунку «Основні засоби» - тільки матеріальні активи, строк корисного використання яких більш одного року, тобто на рахунках групуються економічно однорідні об'єкти обліку. Рахунок - це класифікаційна ознака в бухгалтерському обліку;

по-третє, бухгалтерські рахунки - це засіб накопичення й узагальнення інформації про наявність та рух засобів. За допомогою рахунків одержують нову узагальнену інформацію, котрої раніш не було. Рахунки є основою для складання балансу і фінансової звітності. Система рахунків дає можливість визначати найважливіші показники господарсько-фінансової діяльності: фінансові результати, собівартість, обсяг реалізації, стан розрахунків, наявність кожного виду засобів і т.ін.

Особливістю бухгалтерських рахунків є те, що в них відображається і стан засобів, і рух. У цьому відмінність рахунків від балансу, де відображається тільки стан засобів на конкретну дату. Зв'язок рахунків із документами і балансом самий тісний. Бухгалтерські рахунки відкриваються на підставі даних балансу. Господарські операції на рахунках записуються на основі документів. Записи на рахунках щомісяця узагальнюються і складається новий баланс. У цілому рахунок відповідає певній статті балансу.

Записи на рахунках ведуться в різноманітних натуральних вимірювачах і обов'язково в грошовому вимірі. Тому рахунки мають зв'язок і з такими засобами (прийомами) бухгалтерського обліку як оцінка і калькуляція.

Збільшення і зменшення засобів і їх джерел відображається на рахунках завжди роздільно.

Кожний рахунок має назву і номер (код). Перелік рахунків, необхідних для обліку господарської діяльності, затверджується МФУ і дається в Плані рахунків (додаток 1). Ось деякі рахунки з цього Плану:

10 «Основні засоби»;

20 «Виробничі запаси»;

22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети»»;

23 «Виробництво»;

30 «Каса»;

31 «Рахунки в банках»;

40 «Статутний капітал»;

42 «Додатковий капітал»;

43 «Резервний капітал»;

44 «Нерозподілені прибутки (непокриті збитки);

60 «Короткострокові позики»;

63 «Розрахунки з постачальниками і підрядниками»;

64 «Розрахунки за податками і платежами»;

66 «Розрахунки з оплати праці».

Природньо, простіше користуватися номерами рахунків. Але найменування рахунків свідчить про конкретний об'єкт обліку.

Рахунок будується у вигляді двосторонньої таблиці. Ліва сторона називається дебет, права - кредит. Це умовне позначення двох сторін рахунку, що дає можливість записувати збільшення і зменшення засобів на протилежних сторонах. Дебет і кредит - це два комплекти протилежних даних, це дві сукупності, що мають самостійне значення. У скороченому вигляді пишуть:

Дебет - Д, Д , Д-т, Дт;

Кредит - К, К , К-т, Кт.

Зручніше користуватися початковими буквами, не вживаючи кінцеву букву «т».

Що записується на рахунках?

На бухгалтерських рахунках записується:

- сальдо початкове;

- обороти;

- сальдо кінцеве.

Сальдо початкове - це початковий стан засобів і джерел, це залишок, наявність на початок місяця. Позначається скорочено по-різному: Сп, Со, С1, С-до поч. , С-до на 1.01.

Оборот - це результат операцій, результат змін за визначений період. Обороти бувають дебетові і кредитові. Скорочене їхнє позначення теж різне: ОД, ОК, Об, Од, Ок.

Сальдо кінцеве - це новий стан засобів, це залишок, наявність засобів на кінець місяця: Ск, С2, С-до кін., С-до на 1.02. Сальдо кінцеве визначається в такий спосіб: до сальдо початкового додається оборот, що збільшує залишок, і відраховується оборот, що зменшує залишок.

Схема рахунку: № рахунку _______ Найменування рахунку _____________
Дебет Кредит
Документ		Зміст операції	Сума		Зміст операції	Сума
Дата	№

З навчальною ціллю використовується спрощена форма рахунку, що має Т - образну форму:

№ рахунку _____ Найменування рахунку _________

Д К

Стосовно балансу бухгалтерські рахунки діляться на активні і пасивні.

Активні рахунки - це рахунки, на яких відображається наявність і рух господарських засобів за їх видами, складом, розміщенню. Користуючись Планом рахунків, до них відносяться рахунки класів 1-3 (10, 12, 20, 22, 28, 30, 31), а також рахунки класів 8-9.

Пасивні рахунки - це рахунки, на яких відображається стан і зміна засобів за джерелами утворення, тобто капіталу та зобов’язань. До них відносяться рахунки класів 4 - 7 (40-43, 47, 48, 50, 51, 60-69), а також рахунки класу 7.

Активні і пасивні рахунки складаються з 2-х сторін, але значення дебету і кредиту в них неоднакове, а прямо протилежне.

В активних рахунках сальдо початкове завжди по дебету. Всі операції, що викликають збільшення засобів, записуються по дебету. Операції, що викликають зменшення засобів, записуються по кредиту. Сальдо кінцеве завжди дебетове. Воно означає наявність засобів на кінець місяця. Сальдо кінцеве в активних рахунках визначається: Ск = Сп + ОД - ОК, де

Сп - сальдо початкове по дебету;

ОД - оборот по дебету;

ОК - оборот по кредиту;

Ск - сальдо кінцеве по дебету.

В активних рахунках сальдо може на конкретний момент бути відсутнім. Це означає відсутність ресурсів конкретного виду. Наприклад, по рахунку 30 «Каса» немає сальдо, отже немає готівки в касі на певне число.

Схематично структура активного рахунку, наприклад, рахунку 201 «Матеріали» виглядяє так:

	Дт 201 Матеріали Кт
	Сп	Зменшення матеріалів (-)
	Збільшення мматеріалів(+)
	Оборот (ОД) +	Оборот (ОК) -
	Ск

У пасивних рахунках сальдо початкове записується по кредиту. По кредиту також відображаються всі операції, що викликають збільшення джерел засобів. Операції, що викликають зменшення джерел засобів, записуються по дебету. Сальдо кінцеве завжди кредитове, означає наявність якогось джерела засобів. Відсутність сальдо свідчить про відсутність джерела засобів на даний момент. Припустимо, по рахунку 60 «Короткострокові позики» немає сальдо. Це говорить про те, що підприємство не користувалося позиками банку, або погасило їх протягом місяця. Таким чином, зазначеного джерела позикових засобів (зобов’язань) на конкретну дату не існує.

Структура пасивного рахунку:

	Дт 66 Розрахунки з оплати праці Кт
	Зменшення заборгованості (-)	Сп
		Збільшення заборгованості (+)
	Оборот (ОД) -	Оборот (ОК) +
		Ск

У пасивних рахунках сальдо кінцеве визначається:

Ск = Сп + ОК - ОД

Сальдо дебетове активних рахунків записується в актив балансу, сальдо кредитове пасивних рахунків - у пасив балансу. Сальдо кінцеве по рахунках складає основу балансу. Тому суми сальдо по дебету і кредиту всіх рахунків завжди рівні. Загальна сума сальдо означає розмір (величину) засобів підприємства на перше число. Рівність усіх сальдо по дебету і кредиту пов'язана з тим, що вони означають два угруповання засобів:

сальдо дебетове - загальну суму засобів по складу, видам, розміщенню (активи);

сальдо кредитове - загальну суму засобів по джерелах утворення + капітал + зобов’язання.

Рахунки класу 7, 8, 9 сальдо не мають і в балансі не відображаються.