Аналітичний облік запасів на складах і в бухгалтерії

Порядок аналітичного обліку запасів і, в тому числі виробничих, із введенням у дію П(С)БО 9 «Запаси» не змінився. Він ведеться як у місцях збереження, так і в бухгалтерії. Складський облік (оперативний) ведеться за найменуваннями, сортами, номенклатурними номерами цінностей у натуральних вимірниках. При цьому на кожне найменування, сорт, номенклатурний номер на рік бухгалтером відкривається окрема картка кількісного обліку (М-12). Картки реєструються і під розписку віддаються комірнику. Початкові залишки в картки вносяться комірником (обліковцем) і перевіряються бухгалтером. Записи в картки надходження і видачі матеріальних цінностей комірником здійснюються щодня на підставі прибуткових і видаткових документів. При цьому після кожного запису обов'язково визначається залишок. На окремих підприємствах аналітичний облік ведеться в спеціальних книгах. У цьому випадку кожному найменуванню, сорту, номенклатурному номеру виділяється одна чи кілька сторінок.

В умовах ручного ведення аналітичного обліку для усунення дублювання інформації в бухгалтерії доцільно застосовувати оперативно-бухгалтерський (сальдовий) метод обліку цінностей. На складі облік залишається традиційним. У бухгалтерії ж на кожне перше число і на дату інвентаризації складаються тільки сальдові відомості (книги) на підставі даних складських карток. Для забезпечення достовірності інформації карток бухгалтер періодично, але не рідше 1 разу в декаду, проводить суцільну перевірку записів в них. У результаті неї оперативні дані комірника здобувають бухгалтерську достовірність. Загальна сума залишків цінностей за сальдовою відомістю повинна дорівнювати даним відповідного синтетичного рахунку.

При використанні ПК закодовані дані з первинних документів вносяться в пам'ять машини. В міру потреби на екран виводяться оборотні відомості у розрізі матеріально відповідальних осіб і за видами матеріальних цінностей. По мірі виникнення потреб оборотні відомості друкуються.

10.2. Облік малоцінних та швидкозношуваних предметів

Малоцінні та швидкозношувані предмети МШП в складі запасів - це предмети, що використовуються не більше одного року чи нормального операційного циклу, якщо він більш одного року. Методологічні принципи їхньої оцінки, обліку і відображення у фінансовій звітності визначені П(С)БО 9 “Запаси”, затвердженим наказом МФУ від 20.10.1999р. № 246 зі змінами внесеними наказом МФУ від 14.06.2000р. № 131.

Як і будь-який інший актив МШП відображається в балансі якщо:

• їхня вартість може бути достовірно визначена;

• існує імовірність того, що підприємство в майбутньому одержить економічні вигоди від їхнього використання.

До малоцінних та швидкозношуваних предметів відносяться:

• інструменти і спеціальні прилади;

• спеціальний одяг, спеціальне взуття та інше спорядження;

• постільна білизна і постільні приналежності;

• столовий посуд, столові прилади і столова білизна;

• спорядження лову (трали, неводи і т.ін);

• бензомоторні пилки, сучкові, сплаві троси, сезонні дороги, тимчасові відгалуження лісовозних доріг і т.ін.;

• формений одяг, призначений для видачі працівникам підприємства;

• предмети, призначені для видачі на прокат;

• господарський інвентар.

У більшості випадків малоцінні та швидкозношувані предмети надходять від постачальників на основі укладених договорів. Їхнє надходження оформляються товарно-транспортними накладними, рахунками-фактурами, специфікаціями та іншими супровідними документами.

Основною обліковою одиницею малоцінних та швидкозношуваних предметів є кожен окремий предмет, визначений прейскурантом або паспортом.

Облік руху МШП на підприємстві оформляються типовими первинними документами, затвердженими наказом Міністерства статистики України від 22.05.1996г. № 145. Усі вони мають позначення “МШ” і відповідний порядковий номер. Передбачено такі типові форми документів:

МШ –1 Відомість на поповнення (вилучення) постійного запасу інструментів;

МШ – 2 Картка обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів;

МШ – 4 Акт вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів;

МШ – 5 Акт на списання інструментів, їхній обмін на придатні для використання;

МШ – 6 Особиста картка обліку спецодягу, спецвзуття та іншого спорядження;

МШ – 7 Відомість обліку видачі (вибуття) спецодягу, спецвзуття та іншого спорядження;

МШ – 8 Акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів.

Кожен з перелічених документів складається в момент здійснення відповідних операцій з МШП. Їх можуть виписувати комірники, інструментальники, облікові та інші працівники, що несуть матеріальну відповідальність за малоцінні та швидкозношувані предмети. Наприклад, “Відомість на поповнення (вилучення) постійного запасу інструментів” МШ-1 складається комірником-інструментальником. Видача інструментів оформляється по-різному. Так, їхня видача конкретним працівником у постійне користування відображається в особистій картці. А при видачі інструментів на короткий термін (зміну, кілька годин) використовуються спеціальні металеві марки-жетони. Причому в обліку така видача не відображається.

Столовий посуд, столові прилади і столова білизна в підприємствах громадського харчування, призначені для обслуговування споживачів видаються в підзвіт матеріально відповідальним особам, призначеним наказом керівника підприємства (адміністратору залу, бригадиру офіціантів і т.ін.). Вони ведуть щоденний оперативний облік руху в спеціальному журналі.

Акти на списання, вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів складає комісія.

Відповідно до П(С)БО 9 МШП придбані або виготовлені прибуткуються за первинною вартістю. Первинна вартість придбаних за плату МШП складається з:

• фактичної вартості придбання згідно договору з постачальниками;

• суми ввізного мита;

• суми непрямих податків, що виникають при придбанні і не відшкодовуються підприємству;

• суми витрат на транспортування, навантаження, вивантаження і т.ін.

Первинною вартістю МШП, що виготовлені безпосередньо на підприємстві, є собівартість їхнього виробництва, визначена відповідно з П(С)БО 16 “Витрати”.

МШП одержані як внесок у статутний капітал чи безоплатно, оцінюються за узгодженням сторін, а саме - за справедливою вартістю.

Якщо МШП отримані в результаті обміну, то визначення їхньої вартості залежить від того, якими об’єктами обмінялися підприємства подібними чи неподібними.

Первинною вартістю предметів, отриманих в обмін на подібні є балансова вартість переданих предметів. Якщо вона перевищує їхню справедливу вартість, то первинною є справедлива вартість. Різниця між балансовою і справедливою вартістю переданих об’єктів відноситься на витрати поточного періоду.

При обміні на неподібні предмети первинна вартість отриманих визначається за справедливою вартістю переданих, що збільшена чи зменшена на суму коштів або їхніх еквівалентів сплачених (отриманих) у процесі обміну.

При списанні МШП, як і будь-який інший вид запасів, можуть оцінюватися по одному з таких методів:

• ідентифікованої собівартості відповідної одиниці запасів. Він використовується тільки при використанні МШП на здійснення спеціальних замовлень і проектів;

• середньозваженої собівартості;

• собівартості перших за часом надходження предметів (ФІФО);

• собівартість останніх за часом надходження предметів (ЛІФО);

• нормативних витрат.

Кожне підприємство самостійно обирає один із зазначених методів і вказує його в наказі про облікову політику. Змінити метод оцінки предметів, що списуються, можна тільки в наступному звітному році, обґрунтувавши необхідність цього.

Якщо предмети застаріли, чи зіпсувалися ціни на них на момент складання фінансової звітності знизилися, вони оцінюються за чистою вартістю реалізації.

Чиста вартість реалізації – це ціна реалізації активу в умовах звичайної господарської діяльності. Вона визначається по кожному виду МШП, як різниця між очікуваною ціною продажу та сумою очікуваних витрат на завершення виробництва і збут. Порядок визначення чистої вартості реалізації встановлений наказом Міністерства економіки України і Міністерства фінансів України від 15.05.1999р. № 149/300.

Прибуткуватися МШП можуть у результаті:

• надходження від постачальників;

• виготовлення власними силами;

• внесення засновниками;

• безоплатного одержання;

• обміну.

Причинами списання є:

• передача в експлуатацію;

• реалізація на сторону;

• безоплатна передача;

• обмін і деякі інші.

Облік МШП, що входять до складу запасів, здійснюється на рахунку 22 “Малоцінні та швидкозношувані предмети” Цей рахунок відноситься до рахунків господарських засобів, основний, матеріальний, активний.

По дебету рахунка відображається надходження об’єктів, а по кредиту їхнє списання. Вартість МШП переданих в експлуатацію повністю списується на поточні витрати в момент передачі. Надалі ці предмети відображаються тільки в оперативному обліку.

Сальдо рахунка 22 дебетове, показує вартість МШП, які знаходяться на складі і відображається в складі статті “Виробничі запаси” у другому розділі активу балансу.

Порядок ведення аналітичного обліку МШП на складі з введенням П(С)БО 9 “Запаси” не змінився. Він здійснюється за видами, найменуваннями, матеріально відповідальними особами і місцями збереження.

Відображення операцій із МШП у податковому обліку також не змінилося.

Бухгалтерські записи з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів у складі запасів

Документ	Зміст запису	Кореспонденція рахунків
		Дебет	Кредит
1	2	3	4
ТТН, рахунки-фактури	1. Оприбутковані МШП:
	1.1. від постачальників:
	- купівельна вартість	22	63
	- ПДВ 20%	641	63
Накладні	1.2. Виготовлені власними силами	22	23
Акт приймання	1.3. Внесені засновниками в статутний капітал;	22	46
	1.4. Безоплатно отримані	22	745
Акт результатів інвентаризації	1.5. Раніше не враховані	22	719
	2. Списані МШП:
Акт вибуття, накладна	2.1. Передані в експлуатацію (з використанням рахунків класу 8)	806	22
	Одночасно списана вартість МШП, переданих:		806
	- у виробництво;	23
	- на загальновиробничі потреби;	91
Акт списання, накладна	- на адміністративні потреби;	92
	- на забезпечення збуту;	93
	- на капітальні інвестиції	15
	2.2. Передані в експлуатацію (без використання рахунків класу 8)		22
	- виробництво;	23
	- на загальновиробничі потреби;	91
	- на адміністративні потреби;	92
	- на забезпечення збуту;	93
	- на капітальні інвестиції	15
Рахунки-фактури, ТТН	2.3. Реалізовані:
	- продажна вартість із ПДВ	377	712
	- сума зобов’язань з ПДВ	712	641
Акт списання	- списана собівартість реалізованих МШП	943	22
Розрахунок бухгалтерії	- списані на результати діяльності:
	а) доход від реалізації МШП;	712	793
	б) собівартість реалізованих МШП;	793	943
Акт вибуття, накладна	2.4. Безоплатно передані:
	- списана собівартість МШП;	949	22
Розрахунок бухгалтерії	- відображені зобов’язання з ПДВ від вартості безоплатно переданих МШП.	949	641
Розрахунок бухгалтерії	Списані витрати по безоплатній передачі МШП	793	949