Документальне оформлення надходження і вибуття матеріальних цінностей

Всі операції по надходженню і списанню матеріальних цінностей на підприємствах повинні оформлюватися типовими формами документів, затвердженими наказом Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм первинного обліку» № 352 від 29.12.95р.

В основному матеріальні цінності надходять від постачальників згідно з укладеними договорами. Їхнє надходження насамперед контролює відділ постачання, що стежить за виконанням постачальниками договірних зобов'язань, розшукує оплачені вантажі, які ще не надійшли, оформляє претензії у випадках порушення умов договорів. Усі документи, якими оформляється надходження цінностей, можна підрозділити на 3 групи:

Перша – документи, що засвідчують кількість і якість цінностей. До них відносяться рахунки-фактури, товарно-транспортні накладні, специфікації, сертифікати, якісні посвідчення і т.ін.

Друга – розрахункові документи, а саме платіжні доручення, платіжні вимоги-доручення, векселі, акредитиви, чеки і т.ін.

До третьої групи відносяться транспортні документи: вантажні квитанції, залізничні накладні та інші. Вони дають можливість одержати вантажі, що надійшли від іногородніх постачальників.

Крім того постачальник повинен виписати податкову накладну.

Документальне оформлення приймання і оприбуткування матеріальних цінностей залежить від місця приймання та відповідності їхньої фактичної наявності документам постачальника.

Для одержання цінностей, що надійшли, на залізничній станції (водній пристані) представник одержувача повинен пред'явити доручення (М-2). Приймаючи вантаж, одержувач насамперед перевіряє стан вагона, контейнера, пломб. У випадку їхнього ушкодження вимагає перевірки і здачі вантажу представниками транспортної організації. Потім вантаж доставляється на склад підприємства і здається матеріально відповідальній особі (комірнику, завідувачу складу), що перевіряє відповідність кількості і якості цінностей супровідним документам. При повній ідентичності даних на супровідних документах постачальників проставляється прийомний штамп і підпис матеріально відповідальної особи. Це найбільш раціональний варіант оформлення приймання цінностей, що виключає дублювання інформації. Якщо цінності прибуткуються в підзвіт декільком матеріально відповідальним особам, то на кожне з них виписується прибутковий ордер (М-4). Якщо при прийманні матеріальних цінностей виявляються розбіжності по кількості і якості, а також у випадку відсутності супровідних документів постачальника спеціальна комісія складає Акт про прийом матеріалів (М-7).

Надходження матеріальних цінностей від місцевих постачальників, як правило, оформляється товарно-транспортними накладними (М-5 і М-6). В окремих випадках матеріальні цінності можуть купувати підзвітні особи за готівку (бланки документів і форм звітності, канцелярські приладдя і т.ін.). Вони оформлюються товарними чеками чи актами закупівлі. Всі прибуткові документи повинні бути складені в день одержання цінностей.

Витрачаються матеріальні цінності насамперед на виготовлення продукції, виконання робіт, надання послуг. Відпуск зі складів оформлюється вимогами (М-11), актами-вимогами (М-10), лімітно-забірними картками (М-8, М-9). Перш за все, на основі виробничої програми і норм витрат визначається ліміт. Лімітно-забірні картки виписуються планово-виробничим відділом на один чи кілька однорідних видів матеріальних цінностей, що відносяться до певного коду виробничих витрат (замовлень) – у двох екземплярах: один – складу, а другий – одержувачу. Оформлені картки візуються відділом постачання, або заступником директора. В них на основі норм витрат і обсягу виробництва вказується ліміт відпуску, а потім, у міру необхідності, фактичний відпуск в обох примірниках. Після кожного відпуску обов'язково вказується залишок ліміту. Таким чином, лімітно-забірні картки дозволяють здійснювати поточний контроль використання матеріальних цінностей. Як правило, лімітно-забірні картки виписуються на місяць, але для скорочення кількості документів і зниження трудомісткості можуть виписуватися на квартал з відривними талонами на кожен місяць.