Г) Аналітичний облік надходження товарів.

Аналітичний облік надходження товарів ведеться в журналі з дебетовою відомістю по рахунку 631 «Розрахунки з постачальниками і підрядниками» лінійно-позиційним способом. При цьому способі кожна позиція табличної частини журналу заповнюється на підставі: супровідних документів (запис - Дт 281 - Кт 631); виписок з поточного рахунку (валютного рахунку) про оплату відповідних рахунків постачальників (запис - Дт 631- Кт 311). До кінця місяця в журналі з відомістю по рахунку 631 можуть бути виявлені наступні позиції:

1. Товари і тара отримані від постачальників і відповідні рахунки оплачені Дт 281 - Кт 631 і Дт 631 - Кт 311. Позиція в цьому випадку закрита;

2. Товари і тара отримані (Дт 281 - Кт 631), але не оплачені рахунки постачальників. Позиція по дебету рахунку 631 залишається відкритою. Необхідно контролювати строк оплати рахунків, тому що можуть бути нараховані штрафні санкції за несвоєчасну оплату;

3. Здійснено попередню оплату рахунків постачальника (Дт 371 - Кт 311) і (Дт 641 – Кт 644), але товар і тара не отримані. Необхідно контролювати своєчасність надходження товарів, тому що виникла дебіторська заборгованість, що погіршує фінансове положення підприємства. Таким чином аналітичний облік надходження товарів ведеться по кожному рахунку постачальника з одночасним контролем повноти оприбуткування товарів і своєчасності їхньої оплати.

Дебіторську заборгованість, що утворилася на 1 число місяця, в разі попередньої оплати слід записати на рахунку 371 «Розрахунки за виданими авансами» (рядок 180) другого розділу активу балансу.

В обліковому регістрі по рахунку 631 «Розрахунки з постачальниками і підрядниками» проілюстровано позиційний метод аналітичного обліку надходження товарів.

У цьому обліковому регістрі на початок місяця була відкрита позиція по рядку 1 (сальдо 2400), але вона була закрита за результатами оплати; у звітному місяці позиція друга також закрилася після оплати рахунків постачальників; позиція третя залишилася відкритою, тому що ще не оплачені рахунки постачальників; позиція четверта також відкрита, тому що зроблена попередня оплата рахунків постачальників, а товари ще не отримані.

Облік розрахунків з постачальниками позиційним методом дуже трудомісткий, тому що вимагає великого числа записів. Тому на цій ділянці облікової роботи рекомендується використовувати персональні комп'ютери, які в автоматичному режимі зможуть здійснювати контроль повноти оприбуткування товарів і своєчасності їхньої оплати, на моніторі показувати ті позиції, що цікавлять бухгалтера, а на друкування виводити не тільки відкриті позиції, але і загальну суму всіх закритих позицій по відповідним графах і рядках.

При складанні балансу кредитове сальдо по рахунку 631 відображається у четвертому розділі пасиву (рядок 530), дебетове сальдо - в активі другого розділу в складі іншої дебіторської заборгованості (рядок 210).

Журнал-ордер по рахунку 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядниками»

Доку- мент		Відомість по рахунку 63						Журнал ордер по рахунку 63
№	Да-та	Поста-чальник	Сальдо по рах. 631 на поч. міс.		У Дт 631 із К-ту 311		Всьо-го по Д-ту 631	З К-ту 631 у Дт рахунків				Всьо-го по К-ту 631	Сальдо по рах.631 на кінець міс.
			Дт	Кт	За товар и тару	За НДС		281	284	641	930		Дт	Кт
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15
		1. Конд. фабрика		2400	2000	400	2400
		2. М’ясо-комбі- нат			8000	1600	9600	8000		1600		9600
		3. Мака-ронна фабрика						10000	500	2180	900	13580		13580
		4. Конд. фабрика			3000	600	3600						3600
		РАЗОМ		2400	13000	2600	15600	18000	500	3780	900	23180	3600	13580