8 . Організація обліку на підприємстві

8.1. Організаційні системи обліку

Для виконання своєї ролі і задач бухгалтерський облік на підприємстві повинний бути відповідним чином організований. Організація бухгалтерського обліку на підприємстві здійснюється відповідно Наказу про облікову політику, що затверджує керівник цього підприємства.

Організація обліку - це струнка, планомірна система його побудови, що забезпечує збір, опрацювання, узагальнення інформації з метою складання фінансової звітності про діяльність підприємства для прийняття управлінських рішень.

Організація обліку має такі задачі:

1) забезпечити методологічно правильне відображення майна підприємства, господарських операцій і результатів діяльності підприємства:

2) упорядкувати обліковий процес, тому що сутність всякої організації - це наведення порядку;

3) додати йому планомірності і цілеспрямованості;

4) забезпечити ефективність обліку на основі його комп'ютеризації, упровадження прогресивних форм і методів обліку.

Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку несе власник або керівник підприємства ( Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність», ст. 8.2.).

Керівник зобов'язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечити неухильне виконання усіма підрозділами (службами), робітниками підприємства, що мають відношення до обліку, правомірних вимог головного бухгалтера в частині порядку оформлення й надання документів. Документи є основою обліку.

Безпосереднє відображення на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій здійснює обліковий апарат.

Чисельність облікового апарата, його розміщення, структура, юридичні права, визначають організаційну систему (форму) обліку.

У залежності від розміщення облікового апарата розрізняють дві системи організації обліку:

1) децентралізовану;

2) централізовану.

Децентралізована система припускає створення бухгалтерської служби на самому підприємстві. Бухгалтерія підприємства - це самостійний структурний підрозділ, відділ в апараті управління. Бухгалтерію очолює головний бухгалтер, що підпорядковується безпосередньо керівнику підприємства. Функції головного бухгалтера визначені в ст. 8.7 Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність». У випадку відсутності в штаті головного бухгалтера керівник (власник) може сам вести бухгалтерський облік або призначати бухгалтера, якому дається право другого підпису на документах.

Децентралізована система обліку переважала до 1964 року. Зараз вона є основною, у зв'язку зі створенням численних підприємств малого бізнесу.

При централізованій системі організації обліку обліковий апарат зосереджений в органах управління. У цьому випадку створюється централізована бухгалтерія (ЦБ), що здійснює поточний облік діяльності підвідомчих підприємств. Централізація обліку здійснювалася з 1965 року по дев'яності роки. Централізовані бухгалтерії були при торгах, орсах, трестах, а в магазинах, столових, на складах облікового апарата або взагалі не було, або були контролери, які знаходилися в штаті ЦБ.

При централізації обліку відбувається концентрація і централізація облікового апарата в одному місці, з'являється можливість поділу праці, створюються передумови для ефективного використання сучасної комп'ютерної техніки. Централізовані бухгалтерії були найбільш раціональною системою організації облікового апарата в умовах державної форми власності, галузевої системи управління і наявності торгівельних та інших об'єднань, управлінь. У ЦБ за функціональною ознакою створюються відділи (групи, сектори), у результаті чого з'являється можливість поділу праці робітників обліку, їх спеціалізації.

На організаційну побудову бухгалтерії і, відповідно, її чисельність, структуру діє ряд факторів:

1) обсяг і специфіка діяльності підприємства, а отже, і обсяг його обліково-економічної інформації й інформаційних зв'язків;

2) організаційна структура самого підприємства, наявність філій, і структурних підрозділів, їх розміщення, віддаленість і ін.;

3) чисельність працюючих і, зокрема, кількість матеріально відповідальних осіб;

4) рівень комп'ютеризації і використання сучасних інформаційних технологій.

З огляду на ці й інші фактори, підприємство у відповідності зі ст. 8.4. Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність» самостійно встановлює організаційну форму бухгалтерської праці.

Для забезпечення ведення бухгалтерського обліку Законом України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність» передбачені такі форми організації обліку:

введення в штат підприємства посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером;

користування послугами фахівця з бухгалтерського обліку, зареєстрованого як підприємець;

ведення на договірних засадах бухгалтерського обліку централізованою бухгалтерією або аудиторською фірмою;

самостійне ведення бухгалтерського обліку й складання звітності безпосередньо власником або керівником підприємства (крім підприємств, звітність яких повинна обнародуватися).