10.2. Порядок приема, выдачи наличных

денежных средств из кассы

В соответствии с п. 1.8 вступившего в силу Положения о порядке ведения кассовых операций кассовые операции, проводимые индивидуальным предпринимателем, оформляются приходными кассовыми ордерами 0310001, расходными кассовыми ордерами 0310002 (т.е. соответствующими кассовыми документами), соответственно по формам, предусмотренным для приходных (форма N КО-1) и расходных (форма N КО-2) кассовых ордеров, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 (далее - Постановление Госкомстата России N 88).

Однако в настоящее время в Постановление Госкомстата России N 88 еще не внесены соответствующие изменения, касающиеся распространения его действия на индивидуальных предпринимателей. В нем указано, что ведение первичного учета по унифицированным формам первичной учетной документации, включенным в настоящий Альбом, распространяется на юридические лица всех организационно правовых форм и форм собственности, осуществляющие деятельность в отраслях экономики (за исключением кредитных организаций) (Альбомы унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций и результатов инвентаризации, утв. Постановлением Госкомстата России N 88). Унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России N 88, также не приведены пока в соответствие с требованиями Положения о порядке ведения кассовых операций в части распространения их действия на индивидуальных предпринимателей.

В кассовых документах указывается основание для их оформления и перечисляются прилагаемые подтверждающие документы (расчетно-платежные ведомости 0301009, платежные ведомости 0301011, заявления, счета, другие документы).

Кассовые документы юридического лица, индивидуального предпринимателя оформляются:

- главным бухгалтером;

- бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при наличии) путем издания распорядительного документа юридического лица, индивидуального предпринимателя;

- руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Это следует из п. 2.1 Положения о порядке ведения кассовых операций. Данным пунктом урегулирован вопрос о том, кто должен подписывать кассовые документы организации в случае отсутствия у нее главного бухгалтера и бухгалтера. Прямо предусмотрено, что в таком случае это делает руководитель организации. Однако исходя из данного пункта не ясно, кто должен подписывать кассовые документы индивидуального предпринимателя, в случае если у него отсутствуют и бухгалтер, и главный бухгалтер, и кассир, и наемные работники вообще. Учитывая, что индивидуальные предприниматели не ведут бухгалтерский учет, а ведут учет доходов и расходов в целях налогообложения, получается, что иметь бухгалтеров они не обязаны. По аналогии можно предположить, что в таком случае кассовые документы могут быть подписаны самим индивидуальным предпринимателем. Ответ на этот вопрос возможно последует, когда будут внесены соответствующие изменения в формы кассовых документов (в частности, приходного и расходного кассовых ордеров), которые утверждены Постановлением Госкомстата России N 88. А пока рекомендуем индивидуальным предпринимателям, не имеющим наемных работников, в том числе и бухгалтеров (кассиров), обратиться за соответствующими разъяснениями в Банк России.

Приходный кассовый ордер 0310001 должен быть подписан главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - кассиром.

Расходный кассовый ордер 0310002 должен быть подписан руководителем, а также главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - кассиром.

Внесение исправлений в кассовые документы не допускается.

Кассир снабжается печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы.

Наличные денежные средства могут быть приняты в кассу путем оформления:

- только приходного кассового ордера. Это происходит в случае, если вносимые в кассу наличные денежные средства не являются выручкой от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг) за наличный расчет. Например, когда работник вносит неизрасходованные подотчетные средства в кассу. Кассовый чек в таком случае организация не выдает (п. п. 3.1, 3.4 Положения о порядке ведения кассовых операций);

- приходного кассового ордера и чека ККТ. Сделать это нужно в случае, если индивидуальный предприниматель осуществляет продажу товаров (выполнение работ, оказание услуг) за наличный расчет и обязан в соответствии с требованиями законодательства применять в таких случаях ККТ (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон N 54-ФЗ)). В таком случае приходный кассовый ордер оформляется в конце рабочего дня на общую сумму принятых наличных денег на основании контрольной ленты, изъятой из ККТ (за исключением сумм наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом)) (п. 3.3 Положения о порядке ведения кассовых операций);

- приходного кассового ордера и бланка строгой отчетности (БСО). БСО оформляется в случае оказания услуг населению, когда индивидуальный предприниматель вправе не применять ККТ (п. 2 ст. 2 Закона N 54-ФЗ);

- приходного кассового ордера и документа, подтверждающего прием наличных денег за товар (работу, услугу), который выдается по требованию покупателя (клиента). К таким документам могут относиться товарный чек, квитанция. Делать это могут индивидуальные предприниматели, которые применяют ЕНВД, осуществляют виды деятельности, указанные в п. 2 ст. 346.26 Налогового кодекса РФ и не применяют ККТ (п. 2.1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ). Документ, подтверждающий оплату, должен выдаваться в таком случае в момент принятия денежных средств в оплату за товар (работу, услугу). Требования к его содержанию установлены в п. 2.1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ. В нем должны содержаться такие сведения: наименование документа, порядковый номер документа, дата его выдачи, фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя, его ИНН, наименование и количество оплачиваемых приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), сумма оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты (в рублях), должность, фамилия и инициалы лица, выдавшего документ, и его личная подпись.

Наличные денежные средства выдаются из кассы на основании расходного кассового ордера. Он оформляется, в частности, в случаях:

а) выдачи наличных денежных средств работнику под отчет (п. 4.1 Положения о порядке ведения кассовых операций). Наличные денежные средства под отчет могут выдаваться, например, на осуществление расходов, связанных с предпринимательской деятельностью ПБОЮЛ или на осуществление расходов, связанных с командировками работников индивидуального предпринимателя. Расходный кассовый ордер оформляется на основании письменного заявления (например, служебной записки) подотчетного лица, составляемого в произвольной форме и содержащего собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций). Как оформляется данное заявление, если под отчет выдаются денежные средства работнику, работающему у индивидуального предпринимателя, Положение о порядке ведения кассовых операций не указывает. По аналогии можно сделать вывод, что данное заявление в таком случае подписывается самим индивидуальным предпринимателем. Наличные денежные средства под отчет выдаются на срок, который должен быть указан при утверждении заявления (служебной записки) на выдачу денег под отчет. В случае если работник направляется в командировку, наличные денежные средства выдаются под отчет на срок командировки. Отчитаться по потраченным наличным денежным средствам подотчетное лицо должно в срок, не превышающий трех рабочих дней с момента истечения срока, на который деньги были выданы, или в срок, не превышающий трех рабочих дней с момента, когда работник вышел на работу, вернувшись из командировки.

При выдаче наличных под отчет кассир должен (п. п. 4.2, 4.3, 4.6, 5.2 Положения о порядке ведения кассовых операций):

1) проверить расходный кассовый ордер на наличие подписей главного бухгалтера или бухгалтера и их соответствие имеющимся образцам, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью. Эти действия кассир должен совершить перед выдачей наличных денежных средств. При обнаружении каких-либо нарушений кассир должен возвратить документы для их надлежащего оформления;

2) потребовать от получателя средств предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющего личность в соответствии с требованиями законодательства РФ, либо предъявления получателем доверенности и документа, удостоверяющего личность. Эти действия кассир должен совершить при выдаче наличных денежных средств работнику. Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере. Если денежные средства выдаются получателю на основании доверенности, кассир должен потребовать и ее предъявления, и предъявление документа, удостоверяющего личность;

3) проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном кассовом ордере, а также проверить соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность. Эти действия кассир должен совершить при выдаче наличных денежных средств работнику. При выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере, фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, указанным в доверенности, а также соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица и данных документа, удостоверяющего его личность, данным предъявленного доверенным лицом документа. Доверенность должна быть приложена к расходному кассовому ордеру;

4) подготовить сумму наличных денежных средств к выдаче и передать расходный кассовый ордер получателю наличных средств. Эти действия кассир должен совершить при выдаче наличных денежных средств работнику. Получатель наличных средств должен указать получаемую сумму денег (рублей - прописью, копеек - цифрами) и подписать расходный кассовый ордер;

5) пересчитать выдаваемую сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель наличных денег мог наблюдать за его действиями. Деньги должны быть выданы полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расходном кассовом ордере. Получатель наличных денег должен пересчитать под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги. Кассир не принимает от получателя наличных денег претензии по сумме наличных денег, если получатель наличных денег не пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги;

6) подписать расходный кассовый ордер. Эти действия кассир должен совершить после выдачи наличных денежных средств работнику;

7) внести запись в кассовую книгу по каждому расходному кассовому ордеру, оформленному на выданные наличные денежные средства. На конец дня в кассовой книге выводится сумма остатка наличных денежных средств и проставляется подпись кассиром. Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились и записи в кассовую книгу не вносились, остатком наличных денег на конец рабочего дня считается сумма остатка наличных денег, выведенная в последний из предшествующих рабочий день, в течение которого проводились кассовые операции (п. п. 5.3, 5.5 Положения о порядке ведения кассовых операций);

б) выдачи заработной платы. В этом случае оформляются расходный кассовый ордер и расчетно-платежная ведомость (по форме N Т-49, утв. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1) или платежная ведомость (по форме N Т-53, утв. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1). При этом кассир должен (п. п. 4.2, 4.3, 4.6 Положения о порядке ведения кассовых операций):

1) проверить расчетно-платежные ведомости (платежные ведомости) на наличие подписей главного бухгалтера (бухгалтера), их соответствие имеющимся образцам, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью. Эти действия кассир должен совершить перед выдачей наличных денежных средств. При обнаружении каких-либо нарушений кассир должен возвратить документы для их надлежащего оформления;

2) потребовать от получателя средств предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющего личность в соответствии с требованиями законодательства РФ, либо предъявления получателем доверенности и документа, удостоверяющего личность. Эти действия кассир должен совершить при выдаче наличных денежных средств работнику. Если денежные средства выдаются получателю, действующему на основании доверенности, в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир должен сделать надпись "по доверенности". Доверенность прилагается к расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости;

3) подготовить сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передать расчетно-платежную ведомость (платежную ведомость) получателю наличных денег для подписания;

4) пересчитать выдаваемую сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель наличных денег мог наблюдать за его действиями. Деньги должны быть выданы полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости). Получатель наличных денег должен пересчитать под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги. Кассир не принимает от получателя наличных денег претензии по сумме наличных денег, если получатель наличных денег не пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги;

5) проставить оттиск штампа (или сделать надпись "депонировано") напротив фамилий работников, которым не были выданы наличные деньги, подсчитать и записать в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк, сверить указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной (платежной) ведомости и оформить реестр депонированных сумм (в произвольной форме). Эти действия кассир должен совершить в последний день выдачи наличных денежных средств, предназначенных для выплаты заработной платы;

6) подписать расчетно-платежную ведомость (платежную ведомость), реестр депонированных сумм и передать их для сверки соответствия записей в реестре депонированных сумм с данными расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) и подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру. Эти действия кассир должен совершить после оформления реестра депонированных сумм;

7) оформить расходный кассовый ордер на сумму наличных денежных средств, фактически выданных по расчетно-платежной (платежной) ведомости. Номер и дату расходного кассового ордера кассир должен проставить на последней странице расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).

Реестр депонированных сумм должен содержать:

- фамилию, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя;

- дату оформления реестра депонированных сумм;

- период возникновения депонированных сумм наличных денег;

- номер расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости);

- фамилию, имя, отчество (при наличии) работника, не получившего наличные деньги;

- табельный номер работника (при наличии);

- сумму невыплаченных наличных денег;

- итоговую сумму по реестру депонированных сумм;

- подпись и расшифровку подписи кассира.

Реестр депонированных сумм может содержать дополнительные реквизиты.

Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты).