Тема 7. Регламентування посадових обов’язків

1. Сутність і значення регламентування посадових обов’язків у си- стемі організації діяльності державних службовців. Робочий час, методи його регулювання й обліку.

2. Регламентування діяльності органів державної влади та їх структурних підрозділів.

3. Регламентування посадових обов’язків державних службовців. Організаційно-розпорядчі документи, їх значення в організації діяльності державних службовців.

1. Сутність і значення регламентування посадових обов’язків у системі організації діяльності державних службовців. Робочий час, методи його регулювання й обліку

Регламентування – це встановлення правил, що регулюють певну діяльність; спосіб організаційного впливу, який полягає у розробці та введенні в дію організаційних положень, обов’язкових до виконання.

Діяльність органів виконавчої влади та місцевого самоврядування, їх структурних підрозділів, посадових осіб регламентується відповідними нормативно-правовими документами, розробленими на основі чинного законодавства і підзаконних нормативно-правових актів центральних органів виконавчої влади, які регулюють організаційно-процедурні питан- ня діяльності організації, її структурного підрозділу, посадової особи; визначають механізм організації взаємодії структурних підрозділів та по- садових осіб щодо реалізації своїх повноважень, здійснення апаратом право- вого, організаційного, матеріально-технічного та іншого забезпечення діяльно- сті організації; встановлюють внутрішній розпорядок роботи організації.

Робочий час – це частина календарного часу (визначені дні і годи- ни), протягом якого працівники згідно з графіком чи розпорядком, що роз- роблені відповідно до встановленої законодавством норми тривалості праці, повинні виконувати доручену роботу або інші службові обов’язки.

Методи регулювання робочого часу: 1) правові; 2) адміністративні;

3) організаційні; 4) соціально-психологічні; 5) медико-фізіологічні. Співвіднесення часових витрат з отриманими результатами дозво-

ляє оцінити ефективність праці державного службовця, а деталізація робочого часу за трудовими операціями дає можливість оцінити ефекти- вність використання самого робочого часу.

Облік робочого часу дозволяє встановити фактичну тривалість кож- ного з окремих видів виконуваних робіт, виявити втрати робочого часу, простої (очікування) в роботі, встановити ступінь раціональності витрат робочого часу за видами і змістом робіт.

Витрати праці на виконання посадових обов’язків і різних видів ро- біт вирішують комплексне завдання нормування праці:

визначення існуючих витрат праці на виконання операцій, видів ро- біт або їх складових елементів (трудових рухів, дій, прийомів);

виявлення структури витрат робочого часу протягом робочого дня або його частини й оцінка її складових частин з погляду їх раціональності й необхідності;

створення бази для перспективних розрахунків витрат робочого ча- су – нормування праці.

Для вимірювання та нормування праці використовуються різні методи й види спостережень. Залежно від поставленого завдання, спо- собу одержання необхідних даних і точності вимірів застосовуються такі способи вивчення витрат робочого часу [20; 45–47; 58]:

а) фотографія робочих процесів; б) фотографія робочого дня;

в) самофотографія робочого дня; г) хронометраж окремих операцій; д) моментні спостереження.

Фотографія робочих процесів – це вивчення робочих процесів шля- хом спостереження за елементами процесу діяльності й фіксація витрат робочого часу за допомогою годинника чи хронометра.

Фотографія робочого дня являє собою комплекс спостережень і ви- мірів часу протягом робочого дня або його частини з метою виявлення змісту, тривалості й послідовності виконання роботи за складовими, а та- кож перерв у роботі.

З метою виявлення «вузьких» місць у процесі діяльності проводять комплексні фотохронометражні спостереження. При цьому виявляється ступінь впливу роботи одних ділянок на інші.

Такі спостереження передбачають ретельну підготовку: визначення мети досліджень, об’єктів дослідження, розміщення спостерігачів, вибір методів спостережень і способів обробки даних, методів аналізу резуль- татів. Результати спостережень фіксуються у спеціально розробленому бланку.

Для вивчення робочого часу також застосовується хронометраж. Виміри часу проводяться секундоміром або кінокамерою. Хронометра- жист повинен добре знати технологічний процес, методи й організацію досліджуваних процесів, ураховувати об’єктивні фактори, що впливають на елементи трудового процесу, операції. Для обробки хронометражного ряду застосовуються методи статистичної обробки.

Характерною рисою методу моментних спостережень є те, що спо- стерігач не перебуває безупинно на робочих місцях, а відвідує їх періо- дично через випадкові інтервали часу.

За результатами моментних спостережень можна:

визначити ступінь використання робочого часу більшою кількістю виконавців і ступінь використання в часі більшої кількості устаткування;

вивчити структуру й установити питому вагу й абсолютне значення окремих елементів витрат робочого часу виконавця;

установити причини й визначити питому вагу та абсолютне значен- ня простоїв робітників і устаткування й розробити заходи щодо їхнього усунення;

проаналізувати стан організації праці й розробити заходи щодо їх- нього вдосконалювання;

одержати необхідні вихідні дані для розробки нормативів підготов- чо-заключного часу, часу обслуговування робочого місця, а також норм обслуговування.

Найбільш простим і ефективним методом обліку є самофотографія робочого часу. Вона полягає в послідовному записі протягом робочого дня всієї виконуваної роботи і фіксуванні часу, витраченого на кожний окремий вид роботи. Самофотографування буває суцільним (фіксуються всі види роботи) чи вибірковим. Техніка записів може бути різною – на спеціальних бланках, картках, у блокнотах, щотижневиках. Для економії часу при записах можна застосовувати різні умовні позначки.