4. Писемне професійне спілкування. Службове листування

Одним із способів, які використовуються для обміну інформацією між органами державної влади та місцевого самоврядування, є службове листування. Воно є універсальним засобом писемного спілкування і широко застосовується в організаціях і підрозділах незалежно від їх специфіки діяльності.

Існує багато видів службових листів: інформаційні, рекламні, листи- запрошення, супровідні, листи-підтвердження, листи-нагадування, гаран- тійні, ініціативні, листи-відповіді, листи-прохання та інші [59; 131].

Службовий лист друкується на виготовленому друкарським спосо- бом бланку з позначенням усіх необхідних реквізитів або на чистому ар- куші паперу. Такі листи в діловодстві називають стандартними. Для них

розроблені усталені конструкції, стійкі синтаксичні моделі, трафаретні тексти.

Крім стандартних, ще існують листи індивідуальні, що підкреслює особливе ставлення автора листа до даної проблеми.

Якщо лист спільно готується декількома установами, то фірмовий бланк не використовується, а просто зазначаються повні назви кожної установи.

За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді, належать: листи-прохання, лис- ти-звернення, листи пропозиції, листи-запити, листи-вимоги. До листів, що не потребують відповіді, належать: листи-попередження, листи-нага- дування, листи-відмови, супровідні листи, гарантійні листи, листи-розпо- рядження, листи-повідомлення [131].

До видів службових листів належать: інформаційні; рекламні; лис- ти-запрошення; супровідні листи; листи-повідомлення; листи-підтвер- дження; листи-нагадування; гарантійні листи; ініціативні листи; листи-від- повіді; листи-прохання та ін.

Інформаційні листи – це службові листи, у яких адресант інфор- мує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресант пропонує свої вироби чи послуги. Інформація, наведена в листах такого типу, має бути широкою. Адресата можна зазначити узагальнено.

Рекламні листи – різновид інформаційних листів, які містять дета- льний опис товарів та послуг і надсилаються конкретним адресатам, аби спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те, що листи оформляють на бланках, у тексті повторюють поштову адресу, номери телефонів організації.

Супровідні листи – листи, у яких інформують адресата про напра- влення йому документів, що додаються до листа.

Листи-запрошення – листи, в яких адресатові пропонують брати участь у певних заходах, детально знайомлячи його із заходами, програ- мою їх проведення, часом проведення, умовами участі у заходах тощо.

Листи-повідомлення – листи, у яких повідомляється про щось або підтверджується певний факт.

Листи-підтвердження – листи, у яких підтверджується якийсь факт або підтверджується інформація про чинність раніше укладених догово- рів, домовленостей тощо.

Листи-нагадування – листи, у яких нагадується про наближення чи закінчення терміну виконання якихось завдань, проведення заходів та необхідність прийняття відповідних рішень.

Гарантійні листи – листи, у яких гарантується виконання чогось, наприклад оплати за послуги чи товари, забезпечення проведення дослі- дів, надання робочого місця тощо. В гарантійних листах, які містять фінансові чи матеріальні гарантії, вказуються банківські реквізити адре- санта. Гарантійні листи підписує керівник підприємства та головний бух- галтер.

Ініціативні листи – листи, які спонукають адресата дати відповідь адресантові. Тематика таких листів найрізноманітніша.

Листи-відповіді – листи, у яких дається відповідь на ініціативні ли-

сти.

За кількістю адресатів розрізняють листи: звичайні; циркулярні; ко-

лективні. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, цирку- лярний лист – цілій низці установ, колективний лист – на одну адресу, але оформляють його від імені керівників кількох установ.

За ознакою адресата ділові листи поділяють на звичайні та цирку- лярні. Звичайний лист надсилають на одну адресу, циркулярний – напра- вляють з одного джерела на кілька адрес і містить розпорядження. На- приклад, лист Головдержслужби України кадровим службам обласних адміністрацій.

Службовий лист складається з таких реквізитів: назва і адреса ор- ганізації – відправник листа; номер і дата листа; назва і адреса одержу- вача листа; заголовок листа; номер і дата листа, що правили за основу для складання відповіді; текст; перелік додатків із зазначенням кількості сторінок; підпис керівника; віза виконання (підпис на копії).

При підготовці листа, виходячи з його мети складається план, який у залежно від складності проблеми може бути розгорнутим або стислим. Починати лист необхідно із звертання. У сучасному діловому листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати на його професію. Від-

сутність звертання може бути витлумачено як зневага до адресата і по- рушення етикету ділового листування.

Головним реквізитом службового листа є текст. Він має бути витри- маний у діловому стилі, який передбачає точність інформації, що повідо- мляється, її ясність, лаконічність, нейтральність тону послання. Інформа- ція ділового листа повинна бути офіційною за своїм характером. Особис- тий момент зводиться до мінімуму. Інформація повинна призначатися конкретному адресату, бути повною й об’єктивною, достовірною і точ- ною, переконливою та аргументованою.

Текст складається з таких логічних елементів: вступу, доказу, закін- чення.

У вступі адресат готується до сприйняття теми (зазначається при- від, що призвів до укладення листа, викладається історія питання і т. ін.). У доказі зазначається суть питання (докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодав- чі акти й інші матеріали). У закінченні формулюється мета, заради якої складено лист. Воно може бути активним чи пасивним.

Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконати адресат. Мета пасивного закінчення – проінформувати адресата про якийсь факт, обставину тощо.

Текст листа, що складається з одного закінчення, називається про- стим, а той, що містить також інші логічні елементи – складним.

Залежно від змісту листа застосовується прямий або зворотний по- рядок розташування логічний елементів. У першому випадку після вступу іде доказ і закінчення. При зворотному порядку – спочатку викладається закінчення, а потім доказ. Вступ у таких випадках відсутній.

Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої мірку- вання слід чітко, по суті, лаконічно.

Важливою умовою успіху листа є логічність та послідовність викла- ду. Логічна послідовність викладу досягається за рахунок чіткого члену- вання тексту на абзаци. Висловлюючи думки, слід добирати мовні засо- би, що відповідають нормам літературної мови й зрозумілі для адресата. Треба стежити за тим, щоб у листі все було доречним.

Завершувати листа потрібно підписом. При цьому зазначається і посада особи, що підписує листа.

У кінці листа, після підпису, вказується прізвище, ініціали та номер телефону виконавця даного документа.

Деякі другорядні за значенням листи можуть розсилатися без під- пису, а лише з назвою установи, структурної частини або посади того, хто займається розсилкою.

Службовий лист треба писати на одному боці стандартного аркуша паперу. Основним є правило ведення ділової кореспонденції: ввічли- вість, коректність, тактовність, аргументованість.

При здійсненні листовного спілкування важливим є вибір найбільш раціонального засобу доставки листа адресату (факсимільний зв’язок, традиційна або електронна пошта, кур’єр). При цьому враховуються такі чинники: необхідний термін доставки листа адресату, ступінь надійності інформаційних каналів зв’язку, вплив засобу доставки на юридичну чин- ність документа, який відправляється, ціна доставки й ін.

У тому випадку, якщо наше повідомлення носить чисто інформацій- ний характер, краще скористатися засобами факсимільного зв’язку.

Більш надійним засобом доставки, ніж факс, є електронна пошта. Вона поєднує в собі переваги традиційної пошти та факсимільного зв’яз- ку.

Не рекомендується передавати по факсу і по електронній пошті ли- сти, що містять фінансові зобов’язання, претензійні й інші листи, що міс- тять зобов’язання сторін.

Достатньо надійним засобом доставки листів є передача їх кур’є-

ром.

При використанні для відправлення листів послуг традиційної по-

шти встановлені такі види листів: прості, замовлені, з оголошеною цінніс- тю.

Різновидом писемного спілкування є телеграма, яка буває залежно від терміновості повідомлень звичайною та терміновою. Текст службової телеграми завіряють печаткою. Телеграму складають у двох примірни- ках: один – передають на пошту, другий – залишають в установі чи орга- нізації.

Пам’ятна записка – як правило, оформляється в ділових перегово- рах для формулювання якоїсь важливої думки, умови. Вона складається

в безособовій формі, друкується на звичайному аркуші паперу, не підпи- сується, на ній не зазначаються адреси, не ставиться печатка.

Телефонограма фіксує в писемному вигляді зміст усного сповіщен- ня по телефону.