2. Поняття реквізитів та формуляра документа

Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів. Роз- різняють постійний і змінний реквізити документа. Постійні реквізити дру- куються при виготовленні бланка; змінні – фіксуються на бланку в проце- сі заповнення. Бланком називається аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію. Кожна установа, ор- ганізація, підприємство повинні мати два види бланків: а) для листів; б) для інших документів. Бланки виготовляються двох форматів – А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм) [12; 100; 131].

Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку доку- мента як єдиний блок, називається штампом. Державні стандарти перед- бачають кутове і поздовжнє розміщення штампа.

Державні стандарти передбачають такі реквізити службових докуме- нтів [12]:

1. – зображення Державного герба України, герба Автономної Рес- публіки Крим;

2. – зображення емблеми організації або товарного знака (знака об- слуговування);

3. – зображення нагород; 04 – код організації;

5. – код форми документа;

6. – назва організації вищого рівня; 07 – назва організації;

08 – назва структурного підрозділу організації; 09 – довідкові дані про організацію;

10 – назва виду документа; 11 – дата документа;

12. – реєстраційний індекс документа;

13. – посилання на реєстраційний Індекс і дату документа, на який дають відповідь;

14. – місце складення або видання документа; 15 – гриф обмеження доступу до документа; 16 – адресат;

17 – гриф затвердження документа; 18 – резолюція;

19 – заголовок до тексту документа; 20 – відмітка про контроль;

21. – текст документа;

22. – відмітка про наявність додатків; 23 – підпис;

24 – гриф погодження документа; 25 – візи документа;

26. – відбиток печатки;

27. – відмітка про засвідчення копії;

28. – прізвище виконавця і номер його телефону;

29. – відмітка про виконання документа і направлення його до спра-

ви;

26. – відмітка про наявність документа в електронній формі; 31 – відмітка про надійдення документа до організації;

32 – запис про державну реєстрацію.

Державні стандарти зазначають зміст та розміщення реквізитів на

документі, складові частини та порядок оформлення реквізитів. Сукуп- ність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Кожний вид документа повинен мати свій формуляр.

3. Вимоги до складання і оформлення службових докумен- тів в органах державної влади та місцевого самоврядування

Для того щоб службові документи виконували своє призначення і були ефективним засобом здійснення управлінської діяльності, при їх складанні необхідно дотримуватись певних вимог.

Службові документи в органах державної влади і місцевого самов- рядування складаються відповідно до положень «Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої вла- ди, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах вико- навчої влади», затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153 (зі змінами та доповненнями) [10; 16].

Службові документи в органах державної влади та місцевого само- врядування складаються на папері форматів А3 (297 х 420), А4 (210 х 297), А5 (148 х 210).

З метою прискорення виконання документів і правильного форму- вання справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питан- ня.

Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагаль- нюючих документів.

Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Зміст документа має бути пов’язаний зі змістом раніше виданих з даного питання документів. Текст документа оформляється у вигляді су- цільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, в другій – висновки, пропозиції, рішення, розпоря- дження або прохання. В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ – розпорядчу частину без констатуючої, лист – прохання без пояснення.

Форма анкети використовується у разі викладення цифрових або словесної інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак.

Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих доку- ментах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінан- сових документах тощо.

Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Табличні тексті використовуються в планових, звітно-статистичних та інших документах.

Текст документа має бути вірогідним, точним, повним, переконли- вим і стислим. Вірогідність забезпечується тим, що викладені в документі факти віддзеркалюють дійсний стан речей. Точним вважається документ, коли в ньому відсутнє подвійне значення слів та виразів. Повним є такий текст документа, зміст якого подає вичерпні характеристики всіх обста- вин справи. Переконливим вважають той текст, який веде до прийняття адресатом пропозицій або до виконання побажання чи прохання, що міс- тяться в документі. Стислим є такий текст документа, у якому відсутні зайві слова, смислові повторення, довгі міркування не по суті справи.

При складанні та оформленні службових документів слід також до- тримуватися стилістичних та граматичних вимог. При цьому необхід- но [36; 131]:

замінювати складні речення простими, що сприяє прискореному сприйняттю тексту документа;

вживати стійкі (трафаретні) словосполучення, що виражають стан- дартні аспекти змісту;

вживати прямий порядок слів у реченні (підмет передує присудкові) у тому випадку, коли логічний наголос падає на об’єкт дії. Вживати зво- ротний порядок слів (присудок іде поперед підмета) тоді, коли логічний наголос падає на саму дію;

для точності та ясності висловлювання в простих реченнях вжива- ється певний порядок розташування їх членів (означення мають переду- вати означуваним словам, вставні слова краще ставити на початку ре- чення);

з метою скорочення тексту документа можна вживати дієприслівни- кові звороти, за допомогою яких можна сформулювати причини, що ви- кликали прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівни- ковим зворотом треба починати, а не завершувати фразу;

замінювати займенниками іменники;

не вживати емоційних виразів та суб’єктивного ставлення до викла- деного явища;

дотримуватись нормативних мовних засобів ділового стилю.