2. Склад, зміст і організація виконання робіт в процесі підго- товки нарад в органах державної влади та місцевого самоврядуван- ня

Організація проведення наради включає такі етапи: підготовка, про- ведення, прийняття рішення.

Ефективність нарад в органах державної влади та місцевого самов- рядування значною мірою визначається їх ретельною підготовкою.

Підготовка наради полягає у здійсненні таких робіт [31]:

1. розроблення графіка планових нарад за вказаною тематикою –

планування нарад;

2. визначення мети та доцільності наради;

3. формування порядку денного наради;

4. визначення чисельності і персонального складу учасників нарад;

5. визначення дати, часу й тривалості проведення наради;

6. визначення посадової особи, яка проводитиме нараду, та приз- начення осіб для ведення протоколу;

7. визначення доповідача (якщо необхідно – співдоповідача);

8. установлення місця проведення наради;

9. призначення працівника, відповідального за технічну підготовку наради;

10. повідомлення учасників наради про час, місце і порядок денний наради;

11. підготовка і розмноження необхідних матеріалів;

12. підготовка проекту рішення чи рекомендації наради;

13. здійснення матеріально-технічного забезпечення проведення наради (технічні засоби, канцелярське приладдя тощо);

14. підготовка приміщення, де буде проходити нарада;

15. здійснення житлово-побутового забезпечення учасників наради (харчування, місце проживання тощо) – в тому випадку, якщо наради тривалі.

При плануванні нарад в органах державної влади і місцевого само- врядування доречно застосовувати розгорнуту форму планування на- рад. Найбільш доцільну форму наведено в табл. 14.1.

Форма планування нарад

Таблиця 14.1

Час про- ведення (дата, година)	Хто проводить нараду	Присутні на нараді	Місце проведення	Порядок денний (пере- лік питань для розгляду)
1	2	3	4	5

План проведення нарад в органах державної влади та місцевого самоврядування затверджується відповідною посадовою особою. Пропо- зиції про строки, час, місце та інші питання, пов’язані з організацією під-

готовки і проведення нарад, семінарів, інших заходів, погоджуються з керівником апарату районної державної адміністрації. Дні проведення нарад, семінарів визначаються поточними планами роботи адміністрації. Наради, семінари, не включені до плану роботи, проводяться з дозволу голови адміністрації. Контингент учасників, плани проведення семінарів, нарад погоджуються з головою адміністрації, його заступниками. Сільсь- кі, селищні голови запрошуються на наради тільки з дозволу голови адмі- ністрації, секретарі виконкомів сільських, селищних рад – з дозволу кері- вника апарату райдержадміністрації.

Голова, заступники голови, керівники апарату, управлінь, відділів та інших структурних підрозділів адміністрації проводять відповідно до пла- ну роботи адміністрації наради з метою оперативного розгляду та вирі- шення питань, які належать до повноважень місцевої державної адмініс- трації.

Мета наради може бути різною: отримання чи роз’яснення інфор- мації; визначення завдань і шляхів їх виконання; вирішення конфліктних ситуацій; погодження спільних дій; розподіл ресурсів [31; 60; 83].

Нарада буде доцільною і необхідною, якщо є потреба в обміні ін- формацією; виявленні поглядів та альтернатив; альтернатив; аналізі складних ситуацій; прийнятті рішення з їх розв’язання. Таким чином, на- рада повинна скликатися для розгляду важливих і комплексних, а не дру- горядних і дрібних питань, які можна розв’язати іншими способами (по телефону, рішенням вищого керівництва, можливість об’єднання з інши- ми (плановими) нарадами тощо).

Порядок денний – це письмовий документ, зміст якого оголошуєть- ся учасникам до наради. Він, як правило, містить: основну проблему (чи кілька проблем), що виноситься на обговорення під час наради; мету об- говорення; час проведення (початок та закінчення) наради; прізвища доповідачів, співдоповідачів, відповідальних за підготовку питань; регла- мент (час, що відводиться на обговорення кожного питання, при необхід- ності – перерв, тощо). Порядок денний повинен містити оптимальну кількість питань. Формулювання питань має бути чітким. Порядок розгля- ду питань може бути різним. Доцільним можна вважати такий порядок, коли пріоритет у розгляді надається питанням, у обговоренні яких беруть участь усі або більшість учасників наради.

Склад учасників наради визначається згідно з порядком дня. Осно- вні критерії підбору учасників наради: компетентність у питанні, що обго- ворюється; безпосередній зв’язок з питаннями, що розглядаються; заці- кавленість; здатність внести суттєвий внесок у вирішення проблеми; вміння співробітничати і враховувати інтереси інших; відповідальність за виконання рішень.

З огляду на дію психологічних та інших чинників бажано, щоб склад учасників наради був однорідним. У випадках, коли має місце невідповід- ність посадових рангів вільна дискусія утруднюється. Такий же вплив може спричинити і присутність на нараді людини, яка має особливий престиж, репутацію або обіймає високу посаду. Вона з огляду на це буде мати домінуючий вплив на інших учасників наради.

Оптимальна чисельність учасників наради – 10 – 12 осіб [60]. Якщо вона буде меншою, менше буде різних поглядів на проблему. А звідси – не досить повним буде аналіз проблеми. Якщо чисельність учасників перевищує 16 – 18, то, як правило, не всі зможуть взяти участь в обгово- ренні. Якщо чисельність учасників понад 20, то доцільно поділити їх на групи, вислухати думки всіх, а потім порівняти висновки груп.

Позитивний ефект від наради буде досягнутий лише тоді, коли уча- сники наради за рівнем професійних знань і практичного досвіду відпові- датимуть рівню винесеної на обговорення проблеми. Крім того, сама проблема має бути важливою для всіх присутніх.

Дата і час проведення наради встановлюється згідно з планом або за вказівкою керівника. Як правило, для наради відводиться один відве- дений день у тиждень. Це надає можливість учасникам наради правиль- но спланувати свій робочий час і належним чином підготуватися до нара- ди. Найбільш доцільним днем для наради є середа чи четвер, оскільки тижнева крива працездатності має значний помітний спад у понеділок та п’ятницю.

Відомо, що у біоритмах людини протягом робочого дня спостеріга- ються два піки підвищення працездатності: перший – з 9 до 12 – 13 годи- ни, а другий – між 16 і 18 годиною [69; 75]. Нараду краще проводити під час другого піку. Це буде додатковим фактором, який спонукатиме учас- ників працювати швидко і ефективно. До того ж перша половина дня мо- же бути використана учасниками для самостійної роботи. Як правило,

тривалість наради складає 1,5 – 2 години, оперативних – 30 – 40 хвилин. Визначено, що об’ява про приблизний термін закінчення наради сприяє її скороченню на 5 – 10 %. Знаючи, скільки часу відведено на нараду, учас- ники її працюють активніше, швидше збираються з думками, не затягу- ють виступи.

Регламентом проведення наради слід завбачити час на обговорен- ня одного питання (приблизно 30 хв.), на виступи в дебатах (до 5 хв.), пе- рерви (5 – 10 хв. після кожної години роботи, якщо обставини потребу- ють більшої тривалості наради). При цьому слід враховувати, що після 1 години праці увага людини погіршується на 20 %, а після двох годин – уже на 40 %.

У більшості випадків веде нараду керівник організації чи структур- ного підрозділу (якщо це нарада локального характеру). На зборах, кон- ференціях головуючого обирають, але кандидатуру для висування доці- льно визначити заздалегідь.

На великих нарадах для протоколювання виступів, запитань та від- повідей формується секретаріат і редакційна комісія, яка опрацьовує ма- теріали наради та підсумкові документи. На малих нарадах ці функції ви- конує одна особа – секретар.

Основним доповідачем на нараді може бути перший керівник, як іні- ціатор проведення наради, чи його заступник. Визначення співдоповіда- чів потребує обґрунтування.

Наради краще проводити в спеціально обладнаних для цієї мети приміщеннях. Вони повинні мати добру звукоізоляцію, нормальну темпе- ратуру і відносну вологість повітря, зручні для роботи меблі, вентиляцію та ін. Якщо коло учасників невелике, то нарада відбувається в кабінеті керівника. При організації виїзної наради рішення про місце її проведен- ня треба приймати з урахуванням економічності та зручності.

Всі учасники наради повинні бути завчасно ознайомлені з порядком денним та необхідними матеріалами. Сповіщення про нараду можуть надсилатись по телефону чи іншими засобами зв’язку. Повідомлення про запрошення на районні заходи і реєстрація прибуття на них сільсь- ких, селищних, міського голів здійснюється відділом організаційної та ка- дрової роботи.

Учасників доцільно забезпечити текстом або тезами доповіді, прое- ктом рішення, необхідними обґрунтуваннями рішень (розрахунками, ре- цензіями, кошторисами). Аналітичні і довідкові матеріали до нарад, семі- нарів тощо подаються керівництву за день до їх проведення.

Організація проведення нарад у голови районної державної адміні- страції та його заступників покладається на апарат або відповідні струк- турні підрозділи районної державної адміністрації.

За підготовку матеріалів відповідають заступники голови райдержа- дміністрації. Повідомлення сільських, селищних голів, інших посадових осіб про наради, які проводить голова адміністрації з загальних питань, їх реєстрацію здійснює відділ організаційної і кадрової роботи.