2. Принципи контролю в державному управлінні. Вимоги до контролю. Стадії контрольної діяльності

Контроль у системі державного управління здійснюється відповідно до таких принципів [42]:

Комплексність – контроль повинен охоплювати всі ділянки держав- ної, господарської, соціально-культурної діяльності.

Систематичність – постійність проведення контролю згідно з визна- ченими термінами.

Об’єктивність – покладання контролю на осіб, позбавлених прихи- льності до суб’єктивних оцінок.

Компетентність – реальна наявність необхідних кваліфікованих ка- дрів контролерів.

Дієвість – оперативне проведення контрольних дій за відповідними повідомленнями про наявність відхилення, попередження правопору- шень і усунення причин, які їх зумовлюють, запровадження відповідних заходів.

Гласність – доведення результатів контролю до відома громадсь- ких або правоохоронних органів, зацікавлених у результаті контролю.

До контролю пред’являються такі вимоги: цілеспрямованість (зосе- редженість на головному напрямку діяльності); плановість, систематич- ність; комплексність; гласність; гнучкість; превентивність (повинен попе- реджати, а не «ловити» і карати); економічність (не повинен віднімати час у співробітників від реального виконання покладених на них за- вдань).

Складовими ефективного контролю є: стратегічна спрямованість, орієнтація на результати, відповідність справі, своєчасність, гнучкість, простота та економічність [82].

Здійснення контрольної діяльності відбувається у три стадії [82]:

1. підготовча стадія, яка включає: вибір об’єкта; визначення пред- мета; установлення способу здійснення; підбір (або призначення) осіб, які будуть здійснювати контроль; складання плану проведення контролю.

2. змістовна стадія містить: збір інформації; зіставлення інформа- ції, отриманої з різних джерел; обробку інформації.

3. підсумкова стадія складається з: прийняття рішення за підсумка- ми контролю; доведення рішення до адресата, а в необхідних випадках – до громадськості, правоохоронних органів тощо; надання допомоги під- контрольній структурі в наведенні порядку на об’єкті; перевірка виконан- ня рішень, прийнятих за підсумками контролю.

3. Організація контролю за виконанням документів в орга- нах державної влади і місцевого самоврядування

Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

Обов’язково контролюється виконання: законів України. Постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, запитів та звернень народних депутатів України [42].

Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на канцелярію або спеціально створену контрольну службу. У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює секретар або працівник, відповідальний за діловодство.

Здійснення контролю за виконанням документів передбачає такі ви- ди робіт:

постановку документів (доручень) на контроль, формування карто- теки контрольованих документів;

перевірку своєчасного доведення документів до виконавців; попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

облік і узагальнення результатів контролю за виконанням докумен- тів (доручень);

інформування керівника про хід та підсумки виконання документів

(доручень);

повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оператив- них зборах, засіданні колегіальних органів;

зняття документів з контролю; формування картотеки виконаних документів.

Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно- контрольних картках (РКК). Під час взяття документа на контроль на лі- вому полі його першого аркуша проставляється штамп «Контроль» або літера «К», після чого документ передається виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки.

РКК документів, що перебувають на контролі, групуються в спеціа- льній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової карто- теки за термінами виконання документів, за виконавцями, групами доку- ментів (постанови, розпорядження, накази, рішення тощо).

Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або під час проведення перевірки структурного підрозділу – вико- навця, вносяться до РКК у графу «Контрольні відмітки». При цьому попе- редні записи не закреслюються.

В установі з обсягом документообігу понад 25 тис. документів на рік періодично складаються і надсилаються до структурних підрозділів-вико- навців переліки невиконаних у встановлений термін документів. Після за-

повнення відповідних граф переліки повертаються до контрольної служ- би.

В установі з великим обсягом документообігу контроль за виконан- ням документів може провадитись за допомогою персональних комп’ю- терів.

При автоматизованій формі контролю пошуки необхідної інформа- ції здійснюються за видом документа, датою, виконавцем, кореспонден- том, терміном виконання і змістом.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньо- му питання вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті.

Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і РКК робиться помітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа й зняття його з контролю вносяться до РКК.

При автоматизованій формі контролю після виконання РКК, яка ви- користовується у довідковому дублюючому масиві, що передається на зберігання у відомчий архів одночасно з документами.

Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періо- дично узагальнюються і доповідаються керівництву установи.