6. Служба діловодства та її організація в установі

Служба діловодства створюється з урахуванням обсягів документо- обігу. У міністерствах, відомствах, великих корпораціях функції служби діловодства покладаються на управління справами; в обласних, міських державних адміністраціях, громадських організаціях – на загальний від-

діл; в окремих організаціях – на канцелярію; у малих підприємствах – на секретаря [60].

Чисельний склад і номенклатура посад працівників служби діловод- ства визначаються виходячи з функцій і обсягів робіт служби. Крім того, у кожному структурному підрозділі може бути секретар, що веде діловодс- тво у відділі. При відсутності такого керівник підрозділу повинний призна- чити одного зі співробітників відділу відповідальним за ведення діловод- ства.

Завдання і функції служби діловодства визначаються керівником організації й закріплюються у Положенні про службу діловодства.

Як правило, у функції служби діловодства, крім загального керівни- цтва діловодством в організації, входить [60]:

розробка бланків документів, їх тиражування, облік, забезпечення ними співробітників, що займаються складанням документів;

складання окремих документів із доручення керівництва; оформлення документів, їх узгодження, друкування, тиражування; контроль за оформленням документів, що представляються на під-

пис керівництву і до відправки;

прийом, відправлення і первинна (експедиційна) обробка докумен-

тів;

реєстрація документів;

попередній розгляд документів, підбір і підготовка документів до до-

повіді керівництву;

забезпечення доставки документів виконавцям; контроль за проходженням документів в організації; контроль за термінами виконання документів;

розробка і ведення інформаційно-пошукових систем (картотек, ком- п’ютерних баз даних);

інформаційно-довідкове обслуговування;

підготовка номенклатури справ і забезпечення єдиного порядку зберігання документів в організації;

формування справ;

організація експертно-перевірочної комісії установи; підготовка справ для здачі в архів;

організація роботи архіву;

документаційне обслуговування нарад;

організація роботи з листами й зверненнями громадян;

методичне керівництво постановкою діловодства у структурних під- розділах;

удосконалювання діловодства, упровадження новітніх комп’ютер- них технологій;

організація підвищення кваліфікації працівників організації у сфері роботи з документами й ін.

Ситуаційні завдання

Завдання 1

Назвіть основні реквізити цього документа. Охарактеризуйте вимоги до їх відтворення та розміщення на папері. Визначте змістовне наповнення загальних функцій даного документу. Класифікуйте документ за: спеціалізацією, призначенням, походженням, напрямом, джерелами виникнення, формою, технікою відтворення, терміном виконання, складністю, стадіями створення, строками зберігання.

Голові профспілкового комітету Васильківської РДА

Спеціаліста І категорії організаційного відділу

Сніжок Л. В., яка проживає за адресою: вул. Б, Грінченка, 30, кв. 5.

Заява

Прошу Вас надати мені путівку до санаторію для лікування в період моєї відпустки (серпень, 1999 р.)

До заяви додаю довідку з лікувального закладу про необхідність лі- кування серцево-судинного захворювання.

17.04.99 Підпис

Завдання 2

Визначте, який це документ: 1) за походженням; 2) за місцем виник- нення; 3) за спрямуванням; 4) за найменуванням.

Жек № 601 м. Києва

Довідка 16.07-10 № 7

Соколовій Олені Семенівні в тому, що вона мешкає в м. Києві з 5 травня 1995 року за адресою: вул. Обсерваторна, буд. 10, кв. 22. За- ймає загальну житлову площу – 38 м2.

Видано для подання до Шевченківської райдержадміністрації.

Головний інженер

житлово-експлуатаційної контори П. С. Петров