Личные документы

Заявление – документ, содержащий просьбу какого-либо лица, ад- ресованный организации или должностному лицу учреждения.

1. Расположение частей заявления:

1. наименование пишется вверху с отступом в треть строки;

2. фамилия, имя и отчество заявителя – под адресатом, с предлогом

от или без него;

3. после слова заявление ставится точка, если нет предлога от;

4. текст заявления пишется с красной строки;

5. дата ставится слева; подпись - справа.

Оформление наименования адресата: если оно представляет собой название организации, то ставится в винительном падеже; если это на- звание должностного лица - в дательном падеже.

2. Клишированные формы:

1. просьба выражается: Прошу + инфинитив (разрешить, допус- тить и т. п.). Прошу Вашего разрешения (согласия) + на что? (на за- числение, на выезд и т. д.).

2. конструкции для ввода аргументации: ввиду того что...; в связи с тем, что...; на основании того, что; потому что...; так как...; учи- тывая (что?)...

Доверенность – документ, с помощью которого одно лицо предос- тавляет другому лицу полномочия предпринять за него какое-либо дей- ствие (чаще всего – получить что-либо).

1. .Расположение частей доверенности:

1. наименование документа пишется в центре строки;

2. текст начинается с красной строки;

3. дата – слева, подпись – справа;

4. под датой и подписью необходимо предусмотреть место, чтобы заверить документ.

2. .Клишированные формы:

Кто? + доверяю + кому? инфинитив (получить, управлять, пред- ставлять мои интересы)

Распорядительные документы

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некото- рыми центральными органами коллегиального управления в целях раз-

решения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.

Распоряжение – акт управления государственного органа, имею- щий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две груп- пы: распоряжения общего и конкретного характера длительного дейст- вия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.

Приказ является самым распространенным видом распорядитель- ного документа, применяемого в практике управления. Он издается для регулирования отношений по основным вопросам, а именно: по вопро- сам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, по во- просам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их струк- турных частей; утверждения положений, инструкций, правил и т. п. до- кументов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и др.

Структура и содержание распорядительного документа

1. Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. За- головок начинается с предлога о (об) и формулируется при помощи су- ществительных, называющих основную тему документа.

Например: О назначении...; Об утверждении...; Об итогах...; О ме- рах... и т. п.

2. Текст состоит из двух взаимозависимых частей – констатирую- щей и распорядительной.

Констатирующая часть – это введение в существо рассматривае- мого вопроса. В ней могут быть перечислены факты, события, дана им оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта выше- стоящего органа, во исполнение которого издается данный распоряди- тельный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, пол- ное название, номер и дата, т. е. приводятся все выходные данные. Кон- статирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Распорядительная часть несет основную нагрузку в распоряди- тельных документах, а потому излагается в повелительной форме. В за- висимости от вида документа она начинается словами: постановляет – в постановлении; решает (решил) – в решении; предлагаю – в распоря- жении; приказываю – в приказе. Вид распорядительного документа пре- допределяет и характер изложения его текста. Слова постановляет, ре- шает (решил), предлагаю, приказываю печатаются прописными буква-

ми или строчными в разрядку, т. е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядитель- ной. Располагаются эти слова с отдельной строки от нулевого положе- ния табулятора. В постановлениях и решениях перед словами поста- новляет и решает указывается название органа учреждения, имеющего соответствующие полномочия.

Постановляющая часть. Если предполагаются различные по ха- рактеру действия коллективного органа и нескольких исполнителей, эта часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо), предписываемое дейст- вие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно. Например: Директорам заводов...; Ру- ководителям архивов... Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме. Например: Кому? что сделать? – подгото- вить; зачислить; организовать; обеспечить и т. д.

К административно-организационным документам относятся: планы, уставы, правила, отчеты, контракты, договоры и др. На примере контракта можно проследить различные языковые особенности, харак- терные для служебных документов: употребление специальных терми- нов, отыменных предлогов, слов, принадлежащих канцелярской речи; преимущественное использование страдательных конструкций, трафа- ретность в изложении текста и многое другое.

Контракт, или договор, – соглашение двух или более сторон, на- правленное на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Он заключается как между отдельными граждана- ми, между гражданами и организациями, так и между организациями.

По согласованию сторон контракт может быть расторгнут в любое время. Если одна из сторон письменно не заявит о прекращении догово- ра за истечением обусловленного срока, контракт каждый раз автомати- чески продлевается на такой же срок. По инициативе Фирмы контракт- трудовое соглашение может быть досрочно расторгнут без каких бы то ни было дополнительных выплат и компенсаций, в случае: а) прогула сотрудника, б) двукратного грубого нарушения трудовой дисциплины в течение 30 дней, в) появления на работе в нетрезвом состоянии.

В административно-организационных документах широко приме- няется рубрицирование, необходимое при перечислении положений ус- тава, пунктов плана и отчета, обязательств и прав договора и контракта.

К информационно-справочным документам относятся прежде все- го справки – документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки обычно делят на две группы: ин-

формация о фактах и событиях служебного характера и справки, выда- ваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте про- живания и т. п.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю дан- ного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложив- шейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выво- ды и предложения составителя. Текст докладной записки делится на две части: констатирующая, где излагаются факты или описывается ситуа- ция, и вторая – где излагаются предложения, просьбы.

1. .Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок.

2. .Внутренние докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформля- ются на простом листке бумаги. Машинописным способом воспроизво- дятся реквизиты бланка; наименование структурного подразделения, вид документа, дата. Подписывает документ его составитель.

3. .Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстан- ции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руко- водством.

Как и во всяком документе, в докладной записке заголовок начина- ется с предлога о и формулируется с помощью отглагольного существи- тельного: О назначении..., О проверке и т. п.