• Подыскивайте конкретные, а не абстрактные имена сущест- вительные;

• умеренно насыщайте текст наречиями;

• подбирайте короткие слова, т. к. обилие многосложных слов затрудняет и замедляет чтение.

Нужно сказать, что подбор слов – весьма тонкая и трудоемкая про- цедура. Это, по-видимому, связано с тем, что, как писал польский писа- тель Ян Парандовский, «слово – великая тайна». «Магическая сила сло- ва, – подчеркивал он, – заключается в его способности вызывать пред- ставления, образы… По его заклинанию появляются люди, предметы, далекие или не существующие вовсе. А близкие и присутствующие де- лаются по-настоящему реальными, лишь будучи названными... Народ не терпит предметов, оторванных от действительности, поэтому непро- извольно он живет не среди деревьев, а среди дубов, буков, берез, а зла- ки должны быть или рожью, или пшеницей».

Стиль. Когда мы пишем, у нас возникает желание рассказать чита- телю о каких-то событиях или предметах на понятном ему языке. Мы стараемся не только подбирать нужные слова, но и объединять их в предложения. Кроме того, мы соединяем эти предложения в группы, получая логически связанные синтаксические единства.

Грамматически предложение – это последовательность слов, выра- жающая законченную мысль. Оно бывает коротким, длинным и очень длинным. Человек, не умудренный опытом делового письма, имеет тягу к длиннотам, чем вызывает неудовольствие читателя. Сегодня в попу- лярной прессе, которую читают все, независимо от возраста и уровня развития, предложения создаются из 12–14 слов. В текстах по экономи- ческим вопросам, а также по проблемам управления оптимальный объем предложения – 18–20 слов. Установлено, что когда человек сталкивается с фразой, превышающей 20 слов, у него возникает жела- ние вернуться назад и перечитать фразу еще раз. Здесь следует под- черкнуть, что цифры 18-20 слов являются средними. В тексте могут быть фразы и в 30 слов. Стремление к одинаковым по длине фразам вы- зывает у читателя раздражение монотонностью конструкций. Кроме то- го, люди даже при чтении документов склонны лучше воспринимать простые предложения. Однако текст нельзя лишить и сложных пред- ложений. При этом пишущий должен помнить, что в предложении должна быть заключена только одна мысль - тогда будет легче воспри- нять написанное.

Требования к связному тексту:

• в одну фразу нельзя включать слишком много информации;

• вся информация в тексте должна быть объединена одной темой;

• фразы должны быть компактными («не растекайся по древу»);

• при составлении фраз придерживайся цифры 18: таким должно быть количество слов в предложении;

• необходимо «одушевлять», т. е. иллюстрировать и пояснять, даже самую сухую информацию.

Последнее правило следует подчеркнуть особо. Ведь многие хозяй- ственные руководители искренне считают, что деловой документ не должен «дышать эмоциями». Они утверждают, что деловое письмо – это не сочинение и даже не публицистическая статья. Эти люди во мно- гом заблуждаются. Деловое письмо (доклад, инструкция, информаци- онное сообщение и т. д.), если оно подготовлено с учетом хотя бы эле- ментарных правил стилистики, будет восприниматься читателем без от- торжения.

Пишущий должен стремиться отразить в деловом письме человече- ские натуры, показать отношение людей к реалиям дня. Здесь много способов и приемов. Например, «Я» или «Мы» воспринимаются теплее, чем «фирма», «компания», «завод» и т. д. В Японии, правда, все наобо- рот. Если кто-нибудь спрашивает японского работника, кем тот работа- ет, последний отвечает: «На Тойота», «На Хонда», «На Сони» и т. д. В остальном мире имя собственное представляет самую значительную со- циальную ценность человека.

Редактирование и оформление. Имеются различные методы ко- личественной и качественной оценки текста делового письма. Однако почти все они рассчитаны на специалистов, с ними трудно работать. Полезные советы:

1. После завершения письма прочитайте внимательно весь текст. Сформулируйте (словами) общее впечатление о документе (докладе, сообщении).

2. Определите среднее количество слов в предложении (если эта цифра близка к 18 – все нормально).

3. Определите общее количество имен существительных. Опреде- лите число абстрактных и конкретных. Вторых должно быть не менее 60%.

Короткие слова должны преобладать над длинными.

После просмотра проведите тщательное редактирование текста, обратив внимание на точность выражения и ясность при восприятии, проверьте грамматику, правописание, пунктуацию, подбор слов, стиль.

Сверьте цифровой материал, проверьте таблицы, сноски, цитаты.

Оформление. Внешний вид делового письма (доклада) создает у читающего первое впечатление – составленный вами документ влияет на ваш вербальный имидж. Поэтому нужно обратить внимание на такие детали:

• наличие полей справа, слева, сверху, снизу;

• выделение абзацев в тексте;

• четкий и понятный заголовок;

• хорошее качество печати;

• список литературы (если это информационное сообщение).