Подготовительный этап работы над текстом

Любой вид общения требует целенаправленной подготовительной работы. При составлении делового письма обдумывается цель сообще- ния, уточняется личность адресата, подбирается нужный материал, оп- ределяется форма подачи сообщения.

Цель сообщения. Пишущий должен четко представлять себе, для чего он готовит деловое письмо, чего он хочет добиться. Пишущий должен определить, что он делает: научное ли это сообщение, выдви- жение ли какой-либо точки зрения или побуждение читающего к кон- кретным действиям. Следует дать совет: воздержитесь от написаний де- лового письма, если нечего сказать.

Иногда пишущие встречаются с трудностями в самом начале рабо- ты над письмом. Часто такие трудности преодолеваются после того, как пишущий спросит себя:

• О чем я пишу?

• Что мне хочется сказать адресату?

• Что я хочу, чтобы адресат сделал?

Читатель. Как известно, слово, а тем более фраза, имеют свой смысл и значение. В связи с этим каждый человек понимает написанное по-своему. Поэтому прежде, чем писать, надо прояснить сведения о чи- тателе.

По заголовку читатель должен прогнозировать содержание текста.

Аннотация представляет собою краткое изложение текста. Она должна уместиться в одном предложении. Предназначение аннотации – ознакомить с содержанием текста занятого читателя, дать ему сведения о тексте без тщательной работы над ним.

Введение – это «лицо» письма (доклада). Здесь обосновываются ак- туальность и новизна изложения, дается краткий обзор материалов. Ес- ли судить по опыту подготовки деловых писем нашими хозяйственны- ми руководителями, введение часто пишут после того, как написана ос- новная часть и выводы. Однако такая последовательность работы над текстом нежелательна: страдает логика изложения. Написание введения при завершении работы оправдано при подготовке публицистических статей, когда пишущий меняет характер изложения, исходя из вдохно- вения.

Основная часть – это главный компонент письма (доклада). Он на- чинен фактами, идеями, рекомендациями. Как все они будут расставле- ны, зависит от их природы. Однако в деловой переписке (или при со- ставлении доклада) часто применяются наработанные и апробирован- ные правила:

• проанализируй все собранные факты. Отбрось все приходящее, если есть необходимость;

• сгруппируй факты по выбранному основанию. Выбери подзаго- ловки для каждого раздела;

• напиши каждый заголовок на отдельном листе бумаги и составь к нему список кратких памяток;

• обдумай порядок изложения каждого раздела;

• наметь логику изложения. Исходи из принципа: от известного к неизвестному;

• не вдавайся в детали. Не пытайся останавливаться на банально- стях;

• используй графики, схемы, таблицы, фотографии и т. д.;

• старайся сделать текст удобочитаемым, для этого не бойся пора- ботать над черновиками.

Выводы и рекомендации должны вытекать из содержания основной части. Нередко эта часть делового письма (доклада) бывает плохо свя- зана с предыдущим содержанием.

Написание текста начинается, когда все приготовления заверше- ны. Теперь нужны хороший стиль и умение превратить имеющийся ма- териал в удобочитаемый текст. У каждого есть свой опыт работы над письмом, и различные методы могут быть одинаково успешными. Стро- гое регламентирование манеры написания текста обычно мало что дает, тем не менее существуют несколько правил, которые следует выпол- нять, и несколько ловушек, которые надо обходить.

Подбор слов. Люди обычно применяют один набор слов для веде- ния беседы, а другой - когда излагают свои мысли письменно. Это вполне объяснимо. Ведь в беседе слова дополняются тоном голоса, ми- микой и жестами.

При чтении читатель лишается всей этой невербальной информа- ции. Таким образом, пишущий должен быть более требовательным к себе при выборе слов.

Вместе с тем деловое письмо не терпит витиеватого литературного оформления текста: оно должно быть ясным, понятным, экспрессив- ным. Не вдаваясь в детали сложнейшей техники сочинительства, можно все же посоветовать пишущему следовать четырем правилам подбора слов:

• используйте больше глаголов в форме активного залога (ста- райтесь меньше использовать причастий и деепричастий). Как известно, глагол обозначает действие, а причастие – признак предмета: Кто-то делает что-то ↔ Что-то сделано кем-то. В первом случае глагол употребляется в активном залоге, во втором - в форме причастия. Гла- гол активного залога создает яркие, запоминающиеся ощущения. «Я подготовил доклад!» – в этой фразе нарисована целая картина упорной работы человека над созданием сложного произведения. Однако если мы прочитаем «Доклад был подготовлен мною», то увидим, что подчер- кивается лишь субъект деятельности - доклад. Впечатляющей картины не создается.

Кроме того, во втором случае увеличилось количество слов, намно- го стало больше букв и звуков. А ведь нам известно: «Краткость – сест- ра таланта!»