4.3. Формирование информационной базы для анализа внутренней среды компании

Анализ внутренней среды компании должен носить комплексный характер, проводиться на системной основе и позволять принимать верные стратегические решения в области её развития. Все это станет возможным только при наличии полной, точной и всесторонней информации о состоянии компании. Существует несколько способов получения информации о внутренней организационной среде:

- сканирование внутренней среды, т.е. поиск, группирование, предварительный анализ уже существующей информации, содержащейся в отчетной документации прошлых периодов в ретроспективе;

- мониторинг состояния внутренней среды, т.е. отслеживание, фиксация изменений параметров текущего состояния производственной системы, сбор текущей информации о ней, предварительный анализ тенденций её развития;

- прогнозирование направлений развития производственной системы и её элементов, формирование информации о возможном будущем её состоянии.

Сбор данных при формировании информационной базы может носить систематический, относительно регулярный и нерегулярный характер.

Систематический сбор информации предполагает постоянное отслеживание и фиксацию параметров производственной системы. Например, в сбытовой системе предприятия ведется на постоянной основе контроль отгрузки продукции потребителям, информация об этом параметре системы заносится в соответствующие документы, являющимися элементарными информационными носителями системы.

Относительно регулярно, т.е. с определенной периодичностью ведется сбор информации, носящий, как правило, ретроспективный характер, но позволяющей на основе выявленных тенденций точнее прогнозировать будущее состояние производственной системы. В качестве примера можно привести годовые финансовые отчеты предприятия в предшествующем периоде, содержащие существенный объем связной информации о его деятельности.

Нерегулярный сбор информации выполняется, как правило, для решения конкретной, возникшей в текущем периоде, проблемы. Целью сбора и анализа информации является поиск аналогичных проблем, возникших в прошлом, и способы их решения. Этот подход приемлем для разработки и принятия быстрого решения для ликвидации возникшей проблемы, но вряд ли способен дать существенную информацию о будущем состоянии производственной системы.

При анализе внутренней среды исследователь непременно столкнётся с такой проблемой сбора информации о ней, как сложность выделения затрат по отдельным видам деятельности компании. Бухгалтерская отчетность носит интегрированный характер и ведется, как правило, по производственной деятельности предприятия в целом, разнесение затрат (особенно условно-постоянных) по конкретным областям деятельности, отсутствует или носит весьма приблизительный характер.

К основным элементам внутренней среды организации следует, видимо отнести следующие (см. табл.4.5).

Таблица 4.5

Элементный состав внутренней среды организации и его основные характеристики

№ п/п	Основные элементы внутренней среды	Некоторые характеристики элемента внутренней среды
1	Производство	Масштаб деятельности, активы предприятия Состояние и основные характеристики технологической и машинной подсистем предприятия Состояние пространственных элементов производственной системы (здания, сооружения, транспортные средства…) Источники получения исходных ресурсов и их характеристики Производительность труда, динамика изменений Звено НИОКР, тенденции развития Нормативная база, её полнота, перспективы развития Наличие и эффективность организационной системы управления качеством
2	Маркетинг	Широта номенклатуры выпускаемой продукции Уровень, стабильность и гарантия качества продукции Рыночная доля по всем СЗХ предприятия, этап ЖЦ отрасли Потенциал и качество деятельности маркетинговой службы, её способность к исследованиям рынка, организации продвижения продукции на рынке Уровень послепродажного обслуживания потребителей, динамика развития сервисной службы предприятия
3	Финансы	Стоимость активов и их ликвидность Наличие резервного фонда и его объем Уровень доходов и прибыли Доступность внешних источников финансирования Эффективность производственного процесса
4	Управление персоналом	Уровень квалификации персонала, его структура и соответствие потребностям развития Наличие и действенность системы переподготовки персонала Уровень развития системы управления персоналом Эффективность механизмов мотивации, действующих на предприятии Уровень текучести кадров на предприятии Поддерживаемая на предприятии организационная культура
5	Система управления	Вид и тип организационной структуры управления Количество иерархических уровней управления в структуре системы управления Эффективность системы управления предприятием Основной стиль управления, принятый на предприятии Широта и глубина делегирования подчиненным полномочий

Источников формирования информации на предприятии весьма много, поэтому в структуре предприятия должно быть звено, занимающееся её поиском, группированием, предварительной обработкой и сортировкой, подготовкой для использования тем или иным лицом, принимающим решения (ЛПР). Таким подразделением часто является информационно-аналитический отдел предприятия. Этот отдел работает с поступающими данными, преобразуя их в информационные сообщения для ЛПР. Данными называют разнообразные сообщения как в качественной, так и количественной форме, представленных на различных носителях или переданных устно. Они отражают состояние параметров объекта исследования и характеризуются информативностью, т.е. количеством информации в них содержащейся. В процессе обработки данных создается информация, т.е. сведения, раскрывающие содержание и состояние объекта исследования. Объем и содержание информации, предоставляемой ЛПР, ограничен и соответствует характеру решаемых задач и принимаемых управленческих решений. От этого зависит эффективность процесса принятия управленческих решений. В работе [25] представлен закон необходимого и достаточного информационного обеспечения, который сводится к выявлению устойчивой связи между объемом информации и эффективностью выработки и принятия управленческого решения. Эта зависимость может быть продемонстрирована графической моделью (рис.4.4), на которой использованы следующие обозначения: Э – эффективность выработки и принятия управленческого решения; Т – время, затраченное на выработку и принятие управленческого решения; И – объем информации, обрабатываемой в процессе принятия управленческого решения.

Э

Т Э

Т

И

С ростом объема поступающей информации И сначала время принятия управленческого решения Т уменьшается, а эффективность процесса Э растет. Однако, после накопления её определенного объема ( ), дальнейший её рост уже не приводит к существенному росту эффективности, а время на её переработку начинает расти. Таким образом, когда информации мало ( ), время на принятие управленческого решения затрачивается много, т.к. лицо принимающее решение вынуждено анализировать большое число вариантов действий. По мере роста объема информации, растет определенность ситуации, число вариантов решения сокращается, уменьшается время приема решения, эффективность растет.

Избыточный объем информации ( ) влечет за собой рост времени на её переработку, при этом рост эффективности принятия решения убывает, т.к. рассматриваемые варианты находятся вблизи оптимума.

Если время, отводимое на принятие решения ограничено ( ), например в условиях форс-мажорных обстоятельств, то любой объем информации в интервале считается достаточным, поскольку обеспечивает принятие решения в допустимые сроки. Однако, необходимым будет только объем информации лежащий в интервале , т.к. обеспечивает принятие эффективного решения в минимальное время.

Таким образом, организация рационального информационного обеспечения системы управления является одной из важных задач, решаемой для повышения эффективности управления предприятием.

Особое место в ряду информационных систем занимаю автоматизированные информационные системы. Именно они, видимо являются наиболее эффективными способами накопления, систематизации, обработки и хранения разнообразной информации о производственных социально-экономических системах. Выделяют информационно-справочные, информационно-поисковые, а так же информационные системы, выполняющие логические операции начальной обработки информации. Последние могут группировать информацию по заданному характерному признаку или комплексу признаков.

Полученная информация о внутренней среде компании является основанием для оценки стратегического соответствия характеру внешнего окружения, принятия стратегически важных управленческих решений для её развития, ограничения влияния негативных факторов внешней среды, усиления или компенсации её слабых сторон, использования преимуществ и сильных сторон для формирования конкурентного преимущества на рынке.