6.4.2. Два типа сопроводительных писем

Сопроводительное письмо – это компактный документ, необходимый для начальной коммуникации с работодателем. Оно ни в коем случае не должно дубли­ровать резюме, а должно содержать дополни­тельные сведения о канди­дате, которые привлекли бы работодателя. 

На практике встречаются два типа сопроводительных писем. Условно их можно разделить на собственно сопроводительные письма и «сопроводительные записки». Вторые, как следует из назва­ния, представляют собой коротенькие приписочки к резюме. Как пра­вило, их посылают без особой цели привлечь к себе внимание, а прос­то вме­сто приветствия. Сопроводительные записки могут состо­ять всего из пары слов, например: «Здравствуйте. Высылаю свое резюме» или «Здравствуйте, мое резюме в приложенном файле».

Собственно сопроводительное письмо  - документ, назначение которого - заинтересовать работодателя, убедить его просмотреть ре­зюме и, в конечном итоге, пригласить соискателя на собеседование.

Правил написания сопроводительных записок не существует – по той простой причине, что они, хотя и очень часто встречаются на практике, не являются классическими вариантами сопроводительных писем и практически никому и никогда не помогают в трудоустройст­ве. Поэтому рассмотрим правила написания собственно сопроводи­тельных писем, которые могут помочь вам в трудоустройстве [14, 368].

6.4.3. Правила написания сопроводительных писем

Для написания собственно сопроводительных писем рекрутеры и карьер­ные консультанты выделяют некоторые основные правила.

• Во-первых, объём.

Предпочтительны 5-7 предложений в два, максимум три абзаца. Многие эксперты сходятся на мнении, что сопроводительное письмо длиннее 3 абзацев в худшем случае просто не будут читать. В лучшем случае - пробегут глазами. В любом случае цель - привлечь внимание работодателя - не будет достигнута.

• Во-вторых, содержание.

Сопроводительное письмо ни в коем случае не должно дубли­ровать резюме, а содержать некие дополнительные сведения о канди­дате, которые привлекли бы работодателя. В идеале - объяснили бы ему, какую именно пользу для компании представляет данный конк­ретный кандидат, вплетя это в контекст деятельности самой компании и тем самым показав свою осведомленность в вопросах её бизнеса.

• В-третьих, язык и стиль.

В сопроводительном письме допустим только официально-де­ловой стиль. В письме не должно быть никакой фамильярности, слен­говых и просторечных выражений, смайликов и других подобных ве­щей. Не надо перегружать сопроводительное письмо сложными конструкциями и терминами, ведь его, скорее всего, бу­дет читать не специалист, работающий по одному направлению с вами, а менеджер по работе с персоналом, который может не разби­раться в тонкостях вашей профессии. Широту кругозора и уровень ин­теллекта лучше приберечь для собеседования.

• В-четвертых, композиция.

В стандартном сопроводительном письме из 5-7 фраз первый или первый и второй абзац должны быть посвящены минипрезента­ции, в которой кандидат подчёркивает свои умения и выгоду, которую может получить компания, пригласив его на работу. В последнем аб­заце нужно обязательно поблагодарить адресата за внимание и под­черкнуть свою готовность к личной встрече. Можно проявить инициа­тиву и сообщить о своём намерении связаться в определенный срок с работодателем, чтобы уточнить решение по своему резюме.

В сопроводительном письме обязательно должны быть

сле­дующие разделы.

• Краткое вступление

Объясните, почему вы откликаетесь именно на эту позицию, чтобы убедить потенциального работодателя в своей заинтересованно­сти, мотивации и побудить открыть ваше резюме.

• Опыт и личные компетенции

Очень кратко опишите свою нынешнюю работу и квалифика­цию, но не сообщайте слишком много информации, иначе ваше резю­ме могут и не прочитать. Ваша цель – привлечь внимание к тем аспек­там своего опыта, которые можно успешно использовать в новой ра­боте. Старайтесь «подогнать» умения и личные качества под требова­ния позиции. Если получится, попробуйте объяснить несты­ковки и «дырки» в вашем резюме. Можете даже привести несколько примеров, как преодолённые трудности помогли вам стать профессионалом.

• Идеальная команда

Объясните, почему вы хотите работать именно в этой компании и что вы о ней знаете. Покажите ваш энтузиазм и интерес к бизнесу данной компании, знание клю­чевых клиентов, ценностей и миссии, вовлеченности персонала в об­щественную жизнь. Источником инфор­мации может быть как офици­альный сайт компании, так и посещение её офиса, филиалов, торговых точек, различных профессиональных мероприятий, в общем – любая инсайдерская информация, всё, что поможет показать работодателю, что вы знакомы не только со специ­фикой его бизнеса, но и с корпора­тивной культурой.

•  Положительное заключение

Резюмируя, напишите о своей готовности встретиться с работо­дателем на собеседовании, а также о том, что вы ждёте ответ на ваш отклик либо перезвоните через несколько дней.

При подготовке сопроводительного письма нужно сделать:

• Проверить, что ваше письмо адресовано правильно (ФИО, должность). Если вы не обладаете такой информацией, позвоните в компанию и уточните имя сотрудника, который отвечает за получение откликов на вакансии. Это также даст вам возможность позвонить или написать этому человеку для уточнения деталей, о которых вы можете забыть поинтересоваться во время собеседования, а также для получе­ния обратной связи по вашей кандидатуре.

• Показать, что вы хорошо ориентируетесь в структуре компа­нии и её бизнес-деятельности.

• Если работа, на которую вы претендуете, отличается от вашей нынешней области деятельности, надо выявить связи между ними.

• Готовить письмо в обычном формате, делать его кратким и фак­тическим, без лишней «воды». Оно должно не превышать одной страницы и быть разбито на легко читаемые смысловые пара­графы.

• Составляя письмо, смотреть на него с точки зрения работода­теля, а не вашей. То есть лучше писать о том, какой вклад вы можете внести в организацию, а не о том, что организация даст вашей карьере.

• Если письмо является частью электронного письма (а не его приложением), удостовериться, что все формальности соблюдены (ад­ресат, должность и т.п.).

• Необходимо подписаться и указать свои контакты. Конечно, эти данные есть в резюме, однако таковы правила делового этикета.

• Проверять правописание, редактировать и снова проверять.

При подготовке сопроводительного письма нельзя делать:

• Переписывать, дублировать свое резюме.

• Высылать стандартные письма разным работодателям на раз­ные позиции.

• Пренебрегать инструкциями, когда откликаетесь на вакансию. Убедитесь, что письмо адресовано в соответствии с бизнес-этикетом. Обращаться к адресату по имени, если это специально не отмечено.

• Писать любую негативную информацию в письме и резюме.