6.4.2.3. Управление выполнением складских операций

Общая совокупность выполняемых на складах предпри­ятий операций делится на две составляющие:

1. технологическую — операции приемки, хранения и отпуска материальных ресурсов;

2. управленческую — операции учета, контроля и ана­лиза работы складов.

Приемка материальных ресурсов на склад предполагает их количественную и качественную проверку. В большин­стве случаев в приемке совместно участвуют работники складов и специалисты тех подразделений, которым пред­стоит работать с принимаемыми ценностями (например, в приемке оборудования принимают участие работники ОГМ, в приемке основных материалов для производства продукции — работники ОТК и т.д.). Поступающие на скла­ды материальные ценности сопровождаются соответствую­щими документами (накладными, счетами-фактурами, спецификациями).

Хранение материальных ресурсов на складах предпри­ятий осуществляется двумя основными способами: в шта­белях или в специальных стеллажах. Выбор того или иного способа хранения определяется следующими основными факторами:

• тип хранимых материальных ценностей, их габариты и относительная стоимость;

• способ обеспечения производственных подразделений данным видом ресурсов;

• необходимость создания условий, обеспечивающих ка­чественную и количественную сохранность хранимых ре­сурсов;

• обеспечение условий для удобного выполнения прие­мочных и отпускных операций;

• обеспечение условий для контроля и учета движения ресурсов соответствующего вида.

Отпуск материалов со складов цехам предприятия осу­ществляется в пределах установленного месячного лимита по соответствующим лимитным документам. Когда лимит полностью используется, дальнейший отпуск материалов по лимитным картам прекращается и цеха-потребители могут получать необходимые материалы лишь по индиви­дуальным письменным требованиям, утвержденным ру­ководством предприятия.

Учет материальных ресурсов на складах призван отра­жать наличие этих ресурсов, а также динамику их движе­ния (прихода и расхода). Выполнение такого учета может выполняться двумя основными способами:

1. документированным;

2. автоматизированным.

Документированный учет материалов обычно ведется в специализированных карточках складского учета, откры­ваемых для каждого вида материалов. В таких карточках от­ражаются установленные величины минимального, мак­симального и страхового запасов, текущие уровни запасов а также факты поступления и расхода материалов.

Автоматизированный учет материальных ресурсов осу­ществляется аналогичным образом, однако при его исполь­зовании оформление бумажных документов заменяется ве­дением электронных записей в специализированных реги­страх и базах данных.

Функция контроля складских запасов на промышлен­ных предприятиях традиционно выполняется бухгалтерией. Выполнение контрольных операций сводится к наблю­дению за динамикой остатков материалов на складе и вза­имному сопоставлению трех базовых параметров:

1. данных учетных карточек о наличных объемах запа­сов материальных ресурсов на складе;

2. данных приходных документов и лимитно-заборных карт цехов;

3. отчетных данных о результатах проводимых инвен­таризаций складских запасов.

В ходе такого сопоставления проверяется правильность учета операций по движению материалов на складе, а так­же устанавливаются размеры и причины возникающих складских потерь.

Анализ работы складов обычно выполняется по двум на­правлениям:

1) оценка показателей эффективности работы склада;

2) анализ результатов контрольных операций. Базовыми показателями, характеризующими эффектив­ность работы складов, традиционно выступают:

• складской грузооборот — общий объем грузов, проходя­щих через склад за определенный промежуток времени;

• оборачиваемость складских запасов — показатель, характеризующий скорость движения складских запасов ма­териальных ресурсов;

• коэффициенты использования складских площадей и кубатуры складских помещений;

• общие и удельные затраты, связанные с хранением материальных ресурсов на складе;

• величина складских потерь материальных ресурсов за установленный промежуток времени.