18. Сущность и классификация информационных коммуникаций

Информационная коммуникация – это специфический обмен информацией между отправителем и получателем. Информацию составляют сведения и сигналы о процессах и явлениях, протекающих во внешнем окружении и самом организме человека. Управленческая информация - это совокупность сведений о состоянии и процессах, внутри и во вне организации.

Управленческую информацию обычно классифицируют по определенным признакам:

• по содержанию (кадровая, финансово-экономическая, правовая, техническая и др.);

• по назначению (для руководителей и исполнителей, для внутреннего пользования и др.);

• по методам обработки (на языке человека, на машинных носителях и т.д.)

Для управления информацией на предприятии создаются информационные системы.

Информационная система – это совокупность средств и методов, обеспечивающая современное поступление необходимой и достоверной информации во все звенья управления, а также эффективное ее использование. Информация формируется по 3-м направлениям: входная, создаваемая, выходная. Она должна отвечать следующим требованиям: отражать реальные события, процессы, явления; обеспечивать многократность использования; быть достоверной и точной; отличатся актуальностью и новизной; быть достаточно полной, ценной и полезной; иметь возможность для механизированной обработки.

Информационная система предприятия включает: информационные ресурсы (всю информацию, которая циркулирует в системе: массивы накопленной информации, всевозможные архивы на различных носителях, методики, инструкции, программы, регламентирующие процессы прохождения информации, ее обработки, предоставления, хранения); материальные ресурсы (носители информации, в т. ч. технические средства сбора, передачи, обработки информации); каналы циркулирования информации (т.е. средства передачи информации. К ним относятся: передача речи, письменных материалов, электронные средства связи, компьютерные сети, электронная почта, видеоленты, видеоконференции); специальный контингент работников. Информационные системы могут быть централизованными, децентрализованными, комплексными, локальными, простыми, сложными, с ручной обработкой информации, механизированные, автоматизированные. Важным направлением совершенствования информационной системы предприятия является подключение к автоматизированным информационным системам.

19. Формы деловых коммуникаций на предприятии.

Деловая коммуникация – это процесс взаимодействия деловых партнеров, направленный на организацию и оптимизацию того или иного вида предметной деятельности.

Деловая коммуникация реализуется через процесс общения. При этом используются вербальные (на языке человека) и невербальные(мимика, жесты) средства общения.

К формам деловых коммуникаций относятся: деловой разговор, деловая беседа по телефону; деловые совещания; пресс-конференции; деловые переговоры; торги; дискуссии; симпозиумы, полемика, дебаты; публичная речь; презентация; самопрезентация.

Деловой разговор необходимо строить так, чтобы все компоненты разговора были обоснованы и мотивированы, а пространственна среда организована таким образом, чтобы не было внешних помех и при необходимости была сохранена конфиденциальность.

Беседа по телефону должна быть строго распределена по времени: взаимное представление, введение собеседника в курс дела, обсуждение ситуации, заключительное резюме.

Деловые совещания необходимо планировать и нормировать процедурные вопросы при их проведении.

Деловые переговоры следует вести на основе специальных правил. Необходимо обозначить цели переговоров, провести подготовительную работу (задачи, участники, вопросы), выразить предмет переговоров, согласовать место проведения переговоров, подготовить структуру беседы в процессе переговоров, применять конструктивные приемы ведения переговоров.

Торги – это способ продажи и закупки товаров, размещение заказов на подрядные работы путем привлечения предложений и выбора наилучшего из них. Технология проведения торгов подчинена определенным правилам. В ходе торгов партнеры должны найти взаимовыгодное решение