Инструкция по делопроизводству

Основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации, является инструкция по делопроизводству. Она должна быть в каждой организации. Разрабатывается инструкция на основе общегосударственных нормативных документов: государственных стандартов на унифицированные системы документации, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документами. Общие требования" [2], Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [13], [6], Основных правил работы архивов организаций [10], методических материалов архивной службы, ведомственных правил и т.д.

Но в то же время, опираясь на общегосударственные нормативы, инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности постановки делопроизводства определенной организации: состав документов, создаваемых в организации, степень компьютеризации делопроизводственных операций (ведение отдельных операций с помощью компьютера или использование комплексной системы автоматизации делопроизводства и организации движения документов), наличие архивов в традиционной и электронной форме и т.д.

Таким образом, инструкция по делопроизводству конкретной организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

При составлении инструкции по делопроизводству конкретной организации обычно ориентируются на Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [13]. Хотя Методические рекомендации предназначены только для государственных органов и органов местного самоуправления, тем не менее, структура и отдельные общие положения могут быть использованы при подготовке инструкции по делопроизводству в организациях любой формы собственности. Также может быть использована Примерная инструкция по документационному обеспечению управления, приведенная в Методических рекомендациях ВНИИДАД: "Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации" [5] и разделы ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документами. Общие требования" [2].

Начинается инструкция по делопроизводству, как и рассмотренные уже другие виды организационных документов - положение и должностная инструкция, - с раздела "Общие положения". В нем должно быть указано, что инструкция устанавливает единую систему делопроизводства и обязательна для всех работников организации. Перечисляются нормативные документы, на основе которых составлена инструкция, указывается, на кого возложено руководство делопроизводством в организации в целом и в структурных подразделениях.

В Инструкции могут быть записаны следующие положения:

1.1 Инструкция по делопроизводству устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в организации.

1.2 Инструкция определяет основные правила подготовки, оформления, контроля исполнения и организации работы с документами во всех структурных подразделениях учреждения [дается название организации].

1.3 Инструкция разработана в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, организационными документами организации.

1.4 Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников организации. Все работники организации ответственны за выполнение требований инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

1.5 Организация и совершенствование постановки делопроизводства на основе единой технической политики и применения современных программно-технических средств, организационно-методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях организации осуществляется службой ДОУ.

1.6 Внедрение и сопровождение информационных технологий производится службой ДОУ совместно со службой ИТ (информационных технологий).

1.7 Административную ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях и соблюдение установленных инструкцией правил и порядка работы с документами несут руководители структурных подразделений.

1.8 Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства в подразделении и согласовывает его кандидатуру с руководителем службы ДОУ.

1.9 Ответственный за делопроизводство обеспечивает его организацию в соответствии с инструкцией и знакомит всех работников подразделения с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.10 При уходе сотрудника в отпуск, отъезде в командировку, перемещении по должности или увольнении все имеющиеся у него документы и дела передаются по указанию руководителя структурного подразделения другому работнику (под расписку) с уведомлением руководителя службы ДОУ о передаче дел.

1.11 Задачи и функции службы ДОУ, обязанности, права и ответственность руководителя службы регламентируются Положением о службе ДОУ.

1.12 Обязанности, права и ответственность делопроизводственных работников определяются их должностными инструкциями.

Следующие разделы инструкции обычно посвящаются порядку составления и оформления документов. В их построении можно сначала дать раздел - "Подготовка и оформление документов", а затем раздел - "Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов".

При написании раздела "Подготовка и оформление документов" за основу берется ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" [11]. Порядок оформления реквизитов, изложенный в ГОСТ Р 6.30-2003 переносится в Инструкцию, разъясняется и сопровождается примерами из документов организации. В раздел "Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов" выносят наиболее часто составляемые виды документов: приказы, договоры, распоряжения, протоколы, акты, письма, телеграммы и др. В этом разделе детально указывается порядок визирования и согласования каждого вида и разновидности документов в организации. Например, какие визы должен иметь приказ по личному составу (о приеме на работу, увольнении, переводе в другое подразделение, отпуске и т.п.), приказ о премировании, различные разновидности договоров, кто подписывает эти виды документов, указывается структура текста протокола, акта, порядок оформления телеграмм, разновидностей писем. Все это иллюстрируется конкретными документами организации. Отдельно можно выделить раздел "Порядок печатания и размножения документов". Наличие таких разделов в инструкции значительно упростит порядок подготовки документов, характерных для данной организации, и исключит их многократные пересоставления и переоформления.

После разделов, посвященных составлению и оформлению документов, помещают разделы, описывающие порядок работы с ними: прием и первичную обработку документов, регистрацию, направление документов к исполнителям, контроль исполнения документов, информационно-справочную работу, составление номенклатур, формирование дел, текущее хранение документов в делопроизводстве, экспертизу ценности документов, подготовку дел для сдачи в архив, передачу дел в архив и уничтожение документов.

При составлении этих разделов необходимо учитывать и разделы ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документами. Общие требования" [2]: раздел 7 "Требования к управлению документами" и раздел 8 "Проектирование и внедрение системы управления документами", рассмотренные в главе 1.

Разделы по обработке документов пишутся с учетом технологии, принятой в конкретной организации: традиционная или автоматизированная. Все этапы работы с документами присутствуют как при традиционной технологии, так и при автоматизированной, но они различаются по характеру выполняемых операций.

Например: раздел "Информационно-справочная работа" в автоматизированной системе может выглядеть так:

1.1 В процессе регистрации создается база данных для информационно-справочной работы по документам организации.

1.2 Поиск документа может осуществляться по любому признаку (полю), заполненному в регистрационной карточке.

1.3 Информация может выдаваться:

1. По конкретному документу:

- где (у кого) находится;

- стадия исполнения (подготовки);

- результат исполнения;

- место хранения (для исполненных документов).

2. По теме (содержанию):

- конкретный документ;

- группа документов.

3. По корреспонденту/автору:

- конкретный документ;

- все документы автора/корреспондента;

- все документы автора по конкретному вопросу;

- все документы автора за определенный период.

4. По региону:

- стране;

- области;

- городу.

1.4 При поиске документов могут указываться:

- входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов);

- вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);

- приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления, а для внутренних - подписания документа);

- регион, по которому ведется поиск (страна, область);

- организация (корреспондент/адресат);

- содержание (тема).

1.5 При поиске сведений по конкретному документу может непосредственно задаваться его номер.

1.6 При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме (про информационно-справочную работу см. также Главу 4 "Организация работы с документами").

К инструкции даются приложения и чем их больше, тем инструкция нагляднее. Это обычно:

- образцы оформления наиболее распространенных видов документов (приказа, распоряжения, протокола, акта, письма, телеграммы, телефонограммы и т.д.);

- формы (регистрационной карточки, номенклатуры дел, листа-заверителя дела, обложки дела, описей, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и др.);

- списки (перечни) документов (не подлежащих регистрации, подлежащих утверждению, документов, на которые ставится печать, и т.д.).

Достаточно часто в организациях правила подготовки и оформления документов выделяются в самостоятельный документ и в них более детально, с большим количеством типовых форм и примеров, расписывается порядок составления документов. Тогда в организации будет два нормативно-методических документа - правила составления и оформления документов и инструкция по делопроизводству, в которой будет регламентирован только порядок работы с документами.

Инструкция по делопроизводству так же, как и Правила подготовки и оформления документов, если они выделены в самостоятельный документ, утверждаются. Чаще всего утверждение проводится приказом руководителя организации, в котором указывается, с какого числа она вводится в действие, и перечисляются те мероприятия, которые служба делопроизводства должна произвести для внедрения.

Например:

1. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству ООО "АйБиСи" с 09.01.2013.

2. Организовать ведение делопроизводства в соответствии с требованиями Инструкции.

3. Обеспечить оказание методической помощи подразделениям по внедрению Инструкции по ведению делопроизводства.

4. Организовать обучение сотрудников правилам оформления документов в соответствии с установленными требованиями.

5. Отделу информационных технологий обеспечить обучение сотрудников работе с новым программным обеспечением и т.д.

Инструкция должна быть в каждом структурном подразделении, и каждый работник организации должен быть ознакомлен с ней под расписку.

Положение о службе делопроизводства, должностные инструкции, в которых распределены все функции службы делопроизводства между конкретными исполнителями, и инструкция по делопроизводству - основные документы, определяющие организацию делопроизводственного обслуживания в учреждении.