Список источников и литературы к главе 2

1. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 26.03.2002 N 23).

2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.

3. Единая государственная система делопроизводства. - М.: Главное архивное управление при Совете Министров СССР, 1974. - 122 с.

4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991.

5. Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации / Отв. редактор д-р ист. наук, проф. М.В. Ларин. - М.: ВНИИДАД, 2007.

6. Типовая инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 N 536, зарегистрированным в Министерстве юстиции РФ 27.01.2006 N 7418, отменена Приказом Минкультуры РФ от 11.05.2010 N 260).

7. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37 (с изменениями на 15.05.2013).

8. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 N 195-ФЗ (с изменениями на 28.12.2013).

9. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (с изменениями на 28.12.2013).

10. Основные правила работы архивов организаций. - М.: Росархив, ВНИИДАД, 2002.

11. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М., 2003.

12. Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (с изменениями на 07.09.2011).

13. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76).

Глава 3. Основные требования к составлению и оформлению документов

Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция и т.д. - все это реквизиты документов. В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" [1] реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах. Например, для паспорта, трудовой книжки, диплома, свидетельства о рождении и т.п.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документов, например, приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенными реквизитами, расположенными в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа (заявление), текст, подпись, дата.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" [2] документы могут содержать следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Требования к оформлению каждого реквизита изложены в ГОСТ (раздел 3) [2], а также в Правилах делопроизводства [31], но все реквизиты на одном документе быть не могут, так как некоторые из них взаимоисключающие, например, "наименование вида документа" и "справочные данные об организации"; "гриф утверждения документа" и "адресат". Используемый в каждом конкретном случае набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.