Утверждение

Реквизит 16 - гриф утверждения документа. В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 [1] гриф утверждения - "реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию".

После подписания некоторых видов документов и, прежде всего, организационных (уставы, положения, инструкции, правила, штатные расписания) требуется их утверждение, после чего они приобретают юридическую силу. Необходимость утверждения этих документов обычно предусмотрена в нормативных актах.

Утверждение санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг лиц и организаций. Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: специально издаваемым документом (чаще всего распорядительным: постановлением, решением, приказом, иногда протоколом) или должностным лицом. На утверждаемом документе проставляется гриф утверждения, имеющий, соответственно, два варианта оформления:

УТВЕРЖДАЮ Президент акционерного общества "Помпея"	УТВЕРЖДЕН Приказом Министра культуры России 28.01.2013 N 3
Подпись В.А. Скрипченко 17.06.2013

Слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕН пишутся прописными буквами без кавычек. Далее, в зависимости от вида утверждения, указывается должность лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата. Документ может быть утвержден руководителем своей организации или вышестоящей.

Если документ утверждается другим документом (постановлением, решением, приказом, протоколом), то указывается наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дата и номер, а слово УТВЕРЖДЕН (о, а, ы) согласовывается с видом утверждения документа. Например: акт - утвержден; инструкция - утверждена; правила - утверждены; положение - утверждено.

Располагается гриф утверждения в верхней правой части документа (на месте адресата в бланке письма).

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в методических рекомендациях ВНИИДАД [30].

Отметка о заверении копии

Службе ДОУ или секретарю приходится заверять соответствие копии документа подлиннику. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита "Подпись документа". Она включает слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку (два инициала и фамилия) и дату заверения.

Например:

Верно Секретарь 14.07.2013

Личная подпись

О.П. Курганская

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, отметку о заверении копии удостоверяют печатью.

Традиционный документ, заверенный печатью и преобразованный в электронную форму (отсканированный), может заверяться электронно-цифровой подписью уполномоченного лица [26], чаще всего это руководитель службы ДОУ.

Отметка об исполнителе

Реквизит 27 - отметка об исполнителе.

На документах, отправляемых из организации, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ. Такая отметка позволяет в случае необходимости быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю необходимую информацию. Так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указывать не только фамилию, но и полностью имя, отчество сотрудника, а также способ оперативной связи (контактный телефон либо адрес в компьютерных системах оперативного общения: ICQ, Skype или e-mail).

На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров.

На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого.

Например:

Солдатова

Людмила Петровна

(495) 945 77 54

Экз. N 1 - в адрес.

Экз. N 2 - в бухгалтерию.

Экз. N 3 - в НИЦ.

Экз. N 4 - в дело 10.

Отметка об исполнителе может находиться как на лицевой, так и на оборотной стороне последнего листа документа с левой стороны на нижнем поле. Если документ подлежит тиражированию - отметка делается на лицевой стороне, чтобы упростить копирование документа (не использовать двустороннее копирование, так называемый дуплекс).