Глава 5. Систематизация и обеспечение сохранности документов Номенклатура дел

Для любой организации, учреждения, предприятия очень важно обеспечить упорядоченное хранение, использование и обеспечение сохранности документов, создаваемых и поступающих в организацию. Документы не только имеют юридическое значение, они также являются и носителем ценнейшей ретроспективной информации, т. е. информации обо всей предшествующей деятельности организации и ее взаимосвязях с другими организациями. Их использование существенно повышает качество и оперативность подготовки новых документов, исключает трудозатраты на повторную подготовку однотипных документов.

Упорядоченное хранение, обеспечивающее оперативный поиск документов, требует их четкой классификации.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документами. Общие требования" [1] дает определение классификации (classifi cation) как: "Систематическая идентификация и упорядочение деловой деятельности и (или) документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами, представленными в классификационной системе".

Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Согласно ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" [2], дело - это "документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку".

Специальным классификационным справочником, устанавливающим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел, определяемая в ГОСТ Р 51141-98 как - "Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке". Другими словами, номенклатура дел - это классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для их оперативного поиска и использования.

Организация работы по созданию номенклатуры дел и основные требования к ней изложены в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 (в ред. от 07.09.2011) и в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 N 76.

Номенклатура дел имеет несколько направлений использования:

Во-первых, как следует из определения номенклатуры, ее главным назначением является систематизация документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом, определяет систему хранения документов в учреждении. При этом номенклатура дел может служить основанием как для распределения документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы или БД.

Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет отдельную графу (поле) с указанием срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов. В дальнейшем наличие этого поля (показателя) в автоматизированных системах работы с документами (СЭД) позволяет упростить создание описей на документы постоянного и долговременного сроков хранения, по личному составу, а также актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

Сроки хранения документов, указанные в номенклатуре дел, учитываются при создании резервных копий документов на внешних носителях с однократной записью. Точно так же, как при формировании дел, в одно дело не подшиваются документы с разными сроками хранения, на внешний носитель записываются документы одного срока хранения.

Это позволяет, при истечении срока хранения документов, после рассмотрения Экспертной комиссией соответствующего годового раздела описей и акта на выделение документов к уничтожению и подписания их руководством организации параллельно с выделением к уничтожению бумажных документов произвести уничтожение и резервных копий электронных документов на внешнем носителе (обычно DVD±R диске).

Закрепляя индексацию дел, номенклатура используется при регистрации документов - в бумажных (ручных) системах регистрации индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный индекс отправляемого письма.

Номенклатура дел используется как вспомогательный справочник, а именно:

- как схема построения справочной картотеки на исполненные документы;

- при изучении структуры учреждения;

- вместо описи, как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками хранения до 10 лет включительно;

- основой при составлении описей на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет.

Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 (в ред. от 07.09.2011) [21], Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 [22], других нормативно-методических документах, в первую очередь, в Основных правилах работы архивов организаций [4]. Архивными учреждениями были разработаны методические пособия по составлению номенклатур дел [5].

Номенклатура дел должна быть в каждой организации, она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе ее деятельности.

Номенклатуры дел бывают трех видов: конкретные или индивидуальные (номенклатура дел определенной организации), примерные и типовые [4].

Индивидуальная номенклатура дел может быть для организации в целом (сводная) или отдельно для каждого ее структурного подразделения. В небольших организациях, не имеющих структурного деления, и в структурных подразделениях крупных учреждений конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в них в течение календарного года. В крупной организации номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел всего учреждения. Сводная номенклатура, как классификационный справочник, имеет структурную схему построения, в которой названиями частей (классами) будут наименования структурных подразделений.

Широкое распространение получили типовые и примерные номенклатуры дел, которые составляются для однородных по характеру деятельности организаций. Они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. "Основные правила работы архивов организаций" [4] указывают, что "Типовая номенклатура дел" устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.

Каждая организация обязана иметь свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел. Разработка номенклатур дел в учреждениях начинается в IV квартале так, чтобы она была завершена не позднее конца декабря, и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.

Руководители структурных подразделений обязаны не только организовать составление номенклатуры, но и принять активное участие в ее разработке. К этой работе привлекаются ведущие специалисты подразделений и сотрудники, ответственные за документационное обеспечение управления (ДОУ). Составляют сводную номенклатуру организации сотрудники архива и службы ДОУ. Только руководитель и ведущие специалисты могут полно перечислить круг вопросов, которыми будет заниматься структурное подразделение в течение предстоящего года, и категории документов, отражающих эту деятельность. На их базе работники службы ДОУ и архива формулируют заголовки дел и намечают сроки их хранения. К уточнению сроков хранения отдельных категорий документов привлекаются специалисты. Совместная работа специалистов с делопроизводственными и архивными работниками обеспечивает составление номенклатуры, охватывающей всю документацию структурного подразделения и отвечающую всем предъявленным к ней требованиям.

Приступая к составлению номенклатуры дел, необходимо знать требования к ней, предъявляемые нормативно-методическими документами, и изучить методические материалы по их разработке. Используются также положение об организации и его структурных подразделениях, штатное расписание, перспективные и текущие планы, описи дел постоянного и временного хранения. Главным источником при составлении номенклатуры являются сами документы, вся совокупность которых была получена как извне, так и создана в процессе деятельности подразделения.

При наличии типовой номенклатуры дел "Основные правила работы архивов организаций" рекомендуют: "В номенклатуру дел организаций из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики" [4].

Из примерной номенклатуры дел, при составлении индивидуальной, выбираются названия тех дел, которые фактически образуются. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут быть разъединены или объединены в конкретной, что обуславливается или объемом документации, или спецификой работы. Заголовки дел примерной номенклатуры также уточняются, конкретизируются указанием автора, корреспондента, вопроса. При объединении нескольких дел в одно обязательным условием является совпадение сроков хранения объединяемых в одно дело документов.

"Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений" [4]. Главным требованием к номенклатуре дел является охват всей совокупности документов, поэтому в нее должны быть включены документы из временно действующих комиссий, творческих групп, других временных образований, созданных для решения или обсуждения каких-либо задач. Обязательным является включение в номенклатуру дел общественных организаций, если они есть. Выявив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру, приступают к составлению заголовков дел. Требованиями к заголовку дела являются: краткость, четкость, предельная точность, так как именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа. Начинается заголовок с указания рода заводимого дела (переписка, документы, дело) или видов документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и т.п.) Затем содержание заголовка уточняется данными об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который откладываются документы, и т.п. Понятие "дело" употребляется в заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу.

Пример:

"Личное дело Кузнецова Алексея Васильевича"

или

"Дело о признании недействительным собрания акционеров ООО "Тритон".

Если в деле объединяются различные виды документов по одному вопросу, но не связанные последовательностью делопроизводства, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу, в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций употребляется термин "документы" [4]. В конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.

Пример:

"Документы по закупке компьютерной техники (утвержденные сметы расходов, докладные записки, счета, накладные, счета-фактуры, акты приема работ, переписка)";

"Документы к протоколам заседания Правления Фонда за 2007 год (справки, докладные записки, проекты решений, списки приглашенных)".

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одного вида, вид документов указывается во множественном числе.

Пример:

"Протоколы заседаний правления за 2007 г.";

"Заявки на замену картриджей".

В заголовке переписки уточняется, с кем она ведется и по каким вопросам. Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название.

Пример:

"Переписка с компанией "Термика" о поставке системы дистанционного обучения "Олимп".

Если в деле переписка с несколькими однородными корреспондентами, то их название в заголовке дела дается обобщенно, как видовое название корреспондента.

Пример:

"Переписка с дилерами компании "HP" о поставке коммутационного оборудования".

В том случае, когда переписка ведется с разнородными корреспондентами, в заголовок дела они не выносятся, а указывается лишь вопрос.

Пример:

"Переписка об организации доступа арендаторов в сеть Интернет".

В практике работы организаций часто бывает удобным сгруппировать в одном деле документы нескольких авторов или корреспондентов, находящихся на определенной территории (край, область, район), так как переписка с каждым из них сравнительно небольшая, нецелесообразно группировать переписку с каждым в отдельное дело. В таких случаях группировка документов ведется по географическому признаку.

Пример:

"Переписка со школами Ивановской области о поставке компьютерной техники в порядке благотворительной помощи"

или

"Годовые отчеты отделений банка в Ярославской области".

Заголовок дела, состоящего из планов или отчетов, должен содержать указание на периодичность и характер документов.

Пример:

"Годовые отчеты филиалов по основной деятельности за I квартал",

"Месячные отчеты об отгрузке товаров" и т.д.

В заголовке дела, содержащего статистические формы, должны быть указаны названия форм, их номер или условное обозначение (шифр).

Пример:

"Ведомости N... по счетам...",

В заголовках с распорядительной документацией, а также с протоколами после указания вида документа дается автор и год.

Пример:

"Приказы Президента и Вице-президента Фонда за 2007 г.",

"Протоколы Правления за 2008 г.".

В номенклатуре не должно быть общих заголовков, не раскрывающих содержание и виды документов. Например, таких:

"Входящие документы", "Исходящие документы", "Переписка по общим вопросам", "Руководящие материалы", "Разная переписка", "Дела с отчетностью" и т. д.

Подобные заголовки недопустимы.

При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Документы с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело. Сроки хранения документов устанавливаются по перечням документальных материалов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственным) и уточняются экспертной комиссией (ЭК) организации.

После составления заголовков дел и установления сроков хранения каждого дела проводится систематизация заголовков, так как в номенклатуре они должны быть расположены в определенной последовательности, одинаковой для всех структурных подразделений, с учетом степени важности документов и их взаимосвязи. Стабильный порядок расположения дел облегчает быстрый поиск конкретного дела.

Рекомендуется первыми помещать в номенклатуру дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем дела с организационной документацией, относящейся к деятельности учреждения в целом (уставы, положения) или структурного подразделения (если составляется номенклатура дел структурного подразделения). Далее располагаются названия дел с организационно-распорядительными документами самого учреждения (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел последовательно идут дела с плановыми и отчетными документами (годовые, за ними квартальные и месячные) и переписка.

Пример:

02-01 Приказы и инструктивные письма Минфина РФ по вопросам бухгалтерского учета и отчетности.

02-02 Положение о бухгалтерии и должностные инструкции сотрудников. Копии.

02-03 Приказы директора предприятия по производственным вопросам. Копии.

02-04 Приказы директора предприятия по личному составу. Копии.

02-05 Штатное расписание.

02-06 Бухгалтерские отчеты предприятия. Годовые.

02-07 Бухгалтерские отчеты предприятия. Квартальные.

При наличии однородных корреспондентов заголовки дел, заведенные по географическому и по корреспондентскому признаку, вносятся в номенклатуру по алфавиту корреспондентов или географических названий.

Например:

Переписка с фирмой "Депо";

Переписка с фирмой "Икс-Ком";

Переписка с фирмой "СофтЛайн" и т.д.

или

Переписка с дилерами APC;

Переписка с дилерами Cisco;

Переписка с дилерами HP;

Переписка с дилерами Sony

Номенклатура дел структурного подразделения после ее рассмотрения, редактирования и корректировки согласовывается с архивом учреждения, одобряется экспертной комиссией и подписывается руководителем структурного подразделения. При согласовании номенклатуры с ведомственным архивом его работники проверяют полноту охвата номенклатурой документов подразделения, правильность формулировки заголовков дел и установления сроков хранения.

На основе номенклатур дел структурных подразделений (в том числе и общественных организаций и органов, действующих на общественных началах) делопроизводственная служба организации составляет единую (сводную) номенклатуру дел. Ее разделами являются названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации. Первым разделом номенклатуры, независимо от места в штатном расписании, ставится служба ДОУ (канцелярия). Последними разделами помещаются общественные организации и органы, действующие на общественных началах.

Расположение всех разделов и дел в номенклатуре закрепляется индексацией дел, т.е. условным обозначением каждого дела. Если организация маленькая, ее номенклатура строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме и не делится на структурные части, индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре (01, 02, 03, 04...).

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит обозначение структурного подразделения и порядковый номер заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексация структурных подразделений, как правило, постоянна и, следовательно, повторяется из года в год. Для оперативного поиска документов желательно устанавливать одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, сохранять из года в год нумерацию дел структурного подразделения. Под одним и тем же индексом из года в год вносятся в номенклатуру переходящие дела (т.е. по вопросам, рассматриваемым в течение нескольких лет).

Индекс должен обозначаться арабскими цифрами. Например, если дело включено в номенклатуру третьим, а индекс структурного подразделения 04, то индекс данного дела будет 04-03.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, в которой каждая графа имеет свое назначение и требует правильного заполнения (табл. 5.1).

Таблица 5.1

Название раздела
Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статьи по Перечню	Примечания
01-01	Устав организации		Пост. ст. 37
01-02	Положения о структурных подразделениях		Пост. ст. 38
01-05	Штатное расписание		Пост. ст. 52

В первой графе проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он состоит из двух частей - обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. При добавлении нового дела ему присваивается очередной порядковый номер, например, последнее дело в разделе подразделения 02-16, значит, новое дело получит номер 02-17 и т.п.

Во вторую графу вносятся названия заголовков дел. В течение года под одним названием, в зависимости от количества документов, может быть сформировано дело в нескольких томах. Для их учета в конце года заполняется третья графа. В четвертой графе указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материалов (типового или ведомственного), в соответствии с которым установлен срок. Если дело формируется из документов, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, сроки их хранения согласовываются с архивом и ЭК (ЦЭК) организации и утверждаются ЭПК архивного органа (если это необходимо).

Пятая графа "Примечания" заполняется в течение года в том случае, если надо сделать отметки: об уничтожении дел; передаче дел в архив; о незавершенных делах; делах, переходящих на следующий год, и т.п. Если в учреждении заводятся дела, существующие только в электронной форме, то соответствующая отметка ("электронное") также может делаться в графе "Примечания".

Дела, объединяющие электронные документы (папки, базы данных) учитываются в номенклатуре дел отдельно.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждой компьютерной папки-"дела" и базы данных, включаемых в номенклатуру. Индекс компьютерной папки-"дела" и базы данных составляется по тем же правилам, что и индексы дел с документами на бумажной основе. Для одних и тех же наименований документов на бумажной основе и в электронном виде следует предусматривать делопроизводственные индексы, имеющие одинаковую цифровую часть и отметку "Э" для электронных документов (например "02-10" - индекс дела для бумажных документов и "02-10/Э" - для электронных документов).

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки компьютерных папок-дел и заголовки (названия) баз данных.

Базы данных включаются в номенклатуру дел в качестве самостоятельной папки - "дела". Заголовок базы данных должен включать ее полное и краткое название, отражать ее структурную и технологическую организацию (документно-ориентированная база данных, реляционная база данных, объектно-ориентированная база данных, геоинформационная система и т.д.), основное содержание и состав электронных документов (записей базы данных).

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество папок дел и компьютерных папок, в которые включаются файлы базы данных. Графа заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения электронных документов, номера статей по перечню (типовому, ведомственному). При включении в номенклатуру электронных документов, срок хранения которых не предусмотрен типовыми или ведомственными перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения и ЦЭК (ЭК) организации.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки "Электронное" или "ЭД", о выделении электронных документов к уничтожению, об их передаче в другую организацию и др.

Проект номенклатуры дел учреждения рассматривается и одобряется ЦЭК (ЭК) учреждения, визируется заведующим ведомственным архивом, после чего направляется на согласование в государственный архив, если документы поступают на государственное хранение. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем организации.

Если организация не сдает документы на государственное хранение, его номенклатура дел может согласовываться с ЭК вышестоящей организации.

Номенклатура дел печатается в 4-х экземплярах: первый хранится в службе ДОУ учреждения, второй - в государственном архиве, с которым она согласовывалась, третий - в ведомственном архиве, четвертый является рабочим и в виде выписок (разделов номенклатур) направляется в структурные подразделения для заведения по ним дел.

Экземпляр, согласованный с государственным архивом и утвержденный руководителем организации, имеет постоянный срок хранения и включается в сводную номенклатуру в раздел делопроизводственной службы.

Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если функции и задачи учреждения не меняются, то согласованная ранее номенклатура перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками и утверждается руководителем организации. В таком случае Государственный архив уведомляется, что номенклатура дел на следующий год остается без изменений.

Не реже одного раза в 5 лет номенклатура подлежит пересоставлению и согласованию заново. В течение года утвержденная номенклатура дел может дополняться новыми, непредусмотренными делами, могут уточняться сроки хранения отдельных дел.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел. При ее составлении учитываются сведения графы 3 - количество дел (томов, частей). Отдельно, с учетом переходящих дел, подсчитывается количество дел постоянного хранения, долговременного хранения (свыше 10 лет), временного хранения (до 10 лет включительно).

В Итоговую запись о категориях и количестве заведенных дел отдельно от дел с документами на бумажной основе вносится запись о количестве заведенных компьютерных папок-"дел", постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) сроков хранения (см. Методические рекомендации по работе с электронными документами в архивах организаций [6]) (табл. 5.2).

Рабочий экземпляр номенклатуры в электронной форме обычно помещается в общую папку, доступную для всех сотрудников, которые обращаются к ней при поиске документов и подшивке документов в дела.

Только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документа.

Номенклатура дел может выполняться в виде таблицы в программах MS Word или MS Excel, справочника, базы данных.

При использовании автоматизированной системы делопроизводства (СЭД) номенклатура дел является одним из основных справочников, используемых в системе.

Таблица 5.2