Вид документа

Реквизит 10 - наименование вида документа указывает на принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

Этот реквизит проставляется на всех видах документов, кроме письма. Этот реквизит либо вписывается в общий бланк, в том случае если в организации используются заранее изготовленные в типографии бланки, например, бланки с изображением государственного герба, либо вставляется в шаблон для соответствующего вида документов. Иногда в организациях бланки с указанием конкретного вида документа, например, приказа, тиражируются заранее. В последние годы, если нет специальных требований к обязательному изготовлению бланка в типографии с повышенной степенью защищенности - то чаще всего для каждого вида документа предусматривается заранее заготовленный компьютерный шаблон.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 [2] "Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД)". Наименование вида документа (приказ, протокол, акт и т.п.) проставляется только на общем бланке организации ниже названия организации, но выше регистрационной даты и номера документа. На письмах вид документа (письмо) не указывается.

Реквизит 07 - код формы документа. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) [23]. Код представляет собой восьмизначное число.

В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями. Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков: блока идентификации и блока наименований объекта классификации. В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации: первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; восьмой знак - контрольное число.

Например: 02520519 - Должностная инструкция, 02521111 - Положение о структурном подразделении, 02840218 - График отпусков и т.п.

Дата и регистрационный номер документа

Реквизит 11 - дата документа; реквизит 12 - регистрационный номер документа;

Важнейшими реквизитами, придающими документу юридическую силу и проставляемыми на любом документе, являются дата документа и его регистрационный номер (индекс).

Дата - обязательный реквизит любого документа. Дат на документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.

Основной датой считается дата подписания или утверждения документа. Для внутренних документов - приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. - датой в бланке является дата подписания. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например, инструкций, планов, датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.

Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.

Дата проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документом. Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты, как гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения, резолюция, отметки о поступлении документа в организацию и исполнении документа.

В организационно-распорядительных документах дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено десять знаков - восемь цифр (по две на число, месяц и четыре на год) и две разграничительные точки. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0. Например, 06.11.2007. Оформленная таким образом дата является кодом для автоматизированной обработки документов. Словесно-цифровой способ оформления дат - 21 мая 2007 г., применяется обычно в документах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан. Дата оформляется без кавычек.

Международным стандартом предусмотрена и обратная последовательность оформления дат: год, месяц, число. Например: 2007.11.26. В документах, подготовленных в англоязычных странах, можно встретить и другую последовательность: месяц-число-год. Например: 11/26/2007. Такое расхождение доставляет много неудобств и требует внимательного анализа при регистрации иностранных документов, так как дата 10/11/2007 может означать как 10 ноября, так и 11 октября...

При подготовке документа к подписанию заранее печатают месяц и год, а число проставляется руководителем, подписывающим документ. При подписании документа электронно-цифровой подписью дата и время подписания документа проставляются автоматически в момент подписания.

Регистрационный номер документа - это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации (внесении документа в регистрационную форму). Для него отведено место в бланке документа рядом с датой.

В традиционных системах регистрации сотрудник вносит сведения о документе в регистрационную форму (журнал или карточку) под следующим порядковым номером и переносит его на документ.

В автоматизированной системе, настроенной на совместимость и преемственность с традиционными делопроизводственными технологиями, номер автоматически присваивается при регистрации документа в СЭД и затем переносится на документ.

При регистрации исходящего документа к валовому номеру могут добавляться дополнительные буквенно-цифровые индексы, облегчающие в дальнейшем нахождение нужного документа: индекс структурного подразделения, подготовившего документ, номер дела по номенклатуре, порядковый номер документа и т.п. Например: 02-15/367, где 02 - индекс структурного подразделения (например, бухгалтерии), 15 - номер дела по номенклатуре, 367 - порядковый номер отправляемого документа.

При регистрации внутренних документов нумерация обычно ведется внутри вида - например, отдельно для приказов, отдельно для распоряжений, приказов по личному составу, накладных, протоколов и т.п. При этом к порядковому номеру может добавляться индекс вида документа. Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. В приказах по личному составу к порядковому номеру добавляются буквы К (кадры) или Л/С (личный состав). Например: Приказ N 8к или приказ N 21л/с.

Нумерация ведется в течение года (с января по декабрь) и в каждом году начинается опять с номера 1. В учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам.

На документах, авторами которых выступают несколько организаций, индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо). Например: N 463/162/298.

Таким образом, один и тот же номер документа может повторяться несколько раз в течение года. Например, номер 131 может иметь входящий документ, исходящий документ, приказ, счет и т.п. Кроме того, эти номера повторяются каждый год, так что, зная номер документа, обязательно надо знать и его дату, а также и другие поисковые данные.