Оформление дел, составление описей и сдача дел в архив

Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год. Еще год к делу обычно часто обращаются и затем оформляют для последующего хранения или передачи в архив организации.

Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами [2], проводят работники структурных подразделений, ответственные за формирование и хранение дел, или секретарь. В зависимости от ценности документов и, соответственно, сроков хранения дел, проводится полное или частичное (упрощенное) оформление дел.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения для экономии средств и времени подлежат упрощенному оформлению. Прежде всего, выявляется их наличие в соответствии с номенклатурой дел. В делах проверяется правильность формирования (не попали ли документы с постоянным или долговременным сроком хранения). Дела остаются на скоросшивателях, не нумеруются, систематизируются по номенклатуре дел и по номенклатуре перекладываются в другой шкаф или сдаются в архив. Основное внимание сосредотачивается на делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. В соответствии с требованиями Основных правил работы архивов организации [4] и Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [22] проводится их полное оформление, которое включает:

- нумерацию листов;

- составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела;

- составление внутренней описи документов дела;

- оформление всех реквизитов обложки дела.

- подшивку или переплет дела.

Внутренняя опись документов дела традиционно составляя лась только для особо ценных документов, ввиду высокой трудоемкости этой операции. Распространение автоматизированных систем (СЭД) позволило автоматизировать эту работу и создавать внутренние описи документов каждого дела в полуавтоматическом режиме. Наличие внутренней описи документов дела упрощает поиск необходимых документов и дополнительно обеспечивает сохранность документов.

На все документы постоянного и долговременного сроков хранения после их обработки составляются описи. Опись - это справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания [2]. Таким образом, опись служит основным учетным и справочным документом в делопроизводстве и архиве. Она закрепляет систематизацию дел путем присвоения каждому делу индивидуального номера, раскрывает в заголовке дела его состав и содержание. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

При использовании автоматизированной системы (СЭД) единицей учета может быть не обобщенный заголовок дела, а конкретный документ.

Составление описей - это завершающий, последний этап работы с документами в делопроизводстве.

Описи на документы постоянного и долговременного сроков хранения могут создаваться в СЭД автоматически.

Перед внесением полностью оформленных дел в опись их систематизируют, т.е. располагают в строго определенном порядке. Так как на дела постоянного хранения, дела со сроком хранения свыше 10 лет и дела по личному составу описи составляют раздельно, то и систематизация дел ведется по каждой указанной группе раздельно.

"Основные правила работы архивов организаций" предлагают также составлять отдельно описи на дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов (судебные и следственные дела, научные отчеты по темами т.п.) [4].

При подготовке к передаче в ведомственный архив дел за несколько лет, дела сначала раскладывают по годам, а в пределах года - по структурным подразделениям. Такая систематизация дел называется хронологически-структурная.

Пример:

2011 год Служба ДОУ Отдел кадров Бухгалтерия Юридический отдел Отдел продаж и т.д.

2012 год Служба ДОУ Отдел кадров Бухгалтерия Юридический отдел Отдел продаж и т.д.

Раскладывая дела по годам, необходимо учитывать, что дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством. Дело, начатое в одном структурном подразделении и переданное для окончания в другое, относится к той структурной части, где оно было закончено делопроизводством.

Внутри каждой структурной части дела располагаются в порядке значимости содержащихся в них документов по такой примерной схеме:

- приказы, распоряжения, указания вышестоящих учреждений, относящиеся к основной деятельности;

- приказы, протоколы и другие распорядительные документы учреждения;

- планы, сметы;

- отчеты, балансы;

- доклады, переписка и т.д.

Внутри каждой группы дела систематизируются по значимости вопросов, хронологии или по алфавиту.

При систематизации дел можно воспользоваться ведомственным или типовым перечнями документов с указанием сроков хранения, можно использовать номенклатуру дел.

Дела по личному составу систематизируются отдельно, так как на них составляется самостоятельная опись.

При большом объеме специальной документации - технической, технологической, рационализаторских предложений - на нее также составляются отдельные описи.

В описание каждого дела входит:

- порядковый номер;

- индекс дела;

- заголовок дела (в т.ч. и аннотация);

- крайние даты документов дела;

- количество листов;

- примечания.

В описи дел со сроком хранения свыше 10 лет перед примечанием имеется дополнительная графа - срок хранения дела.

Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же проставляется на обложку дела.

В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером. Если в опись вносятся подряд дела с однотипным содержанием и одинаковыми заголовками, разрешается внести полностью заголовок первого дела, а все остальные обозначить словами "то же". При этом все различия заголовка и другие данные вносятся в опись полностью.

Пример:

Переписка с фирмой "Антивирусный центр" о поставке программного обеспечения.

То же с фирмой "Икс-ком".

То же с фирмой "СофтЛайн".

Графа описи "Примечания" в делопроизводстве не используется. При приеме дел в архив в ней могут делаться отметки об особенностях физического состояния дела, о передаче дела или отдельных документов из него другим учреждениям и т.д.

В организациях, не имеющих структурных подразделений и образующих в процессе своей деятельности не более 20 дел постоянного хранения в год, составляется общая опись. В крупных и средних организациях описи составляются на дела каждого структурного подразделения в отдельности. Обработка дел и отбор их на государственное хранение должны производиться регулярно по окончании делопроизводственного года.

Годовой раздел описи на дела, подлежащие постоянному хранению, составляется в каждом структурном подразделении под методическим руководством архива организации работником делопроизводственной службы, секретарем или лицом, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении. Опись дел структурного подразделения должна быть представлена в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

Например, годовой раздел описи на дела, отложившиеся в 2013 г., должен быть представлен не позднее 2015 г. В конце описи структурного подразделения после последней статьи проставляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел по описи, первый и последний номера дел по описи. Если есть особенности нумерации дел (пропущены номера или есть литерные), они также оговариваются в итоговой записи.

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, согласовывается с руководителем делопроизводственной службы организации и утверждается руководителем структурного подразделения. Если структурное подразделение крупное и в нем есть экспертная комиссия (ЭК), то опись до ее утверждения руководством рассматривается и одобряется ЭК. Опись дел структурного подразделения составляется в 2-х (при наличии ЭК - в 3-х) экземплярах. Один экземпляр остается в делах структурного подразделения. Второй будет передан в архив организации вместе с делами (3-й будет подшит к протоколу ЭК).

На основе описей дел структурных подразделений архив организации составляет годовые разделы сводной описи дел учреждения, и по ней ведомственный архив будет передавать дела на постоянное хранение в Государственный архив в соответствии с установленными правилами.

Сдача дел из структурных подразделений в архив организации проводится по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения. Эта работа должна проводиться ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения, сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу принимаются архивом по описям.

Обработанные дела принимаются работником архива от работника структурного подразделения, ответственного за этот участок работы. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее.

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны. Дела в архив доставляются сотрудниками структурных подразделений. Если в организации используется журнальная или карточная система регистрации документов, журналы и картотеки за передаваемый период передаются службой ДОУ в архив вместе с делами, включив их в опись.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в архив по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, "Основные правила работы архивов организаций" [4] разрешают хранение этих дел централизованной службой делопроизводства или в структурных подразделениях до истечения срока их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке.

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве [4].

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения все имеющиеся документы формируются в дела, дела оформляются и передаются в архив, независимо от сроков их хранения. Передача дел ведется по описям дел и номенклатуре дел.

Организации, в установленном порядке признанные источниками комплектования государственных архивов, по истечении срока ведомственного хранения сдают дела постоянного срока хранения в Государственные архивы. В соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле" (ст. 6) "Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления муниципального района, городского округа), музеем, библиотекой либо организацией Российской академии наук. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации" [19].

Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" [19] к частной собственности относит архивные документы:

- "организаций, действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными, в том числе общественных объединений со дня их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях и религиозных объединений после отделения церкви от государства (далее - негосударственные организации);

- созданные гражданами или законно приобретенные ими" (ст. 9).

В соответствии со ст. 11 этого федерального закона "если собственник особо ценных документов и охраняемых государством документов не выполняет свои обязанности по хранению, учету и использованию этих документов, что может привести к утрате ими своего значения, такие документы по решению суда могут быть изъяты у собственника в соответствии со статьей 240 Гражданского кодекса Российской Федерации" [20].

Вопросы передачи на архивное хранение документов в электронной форме решаются отдельно.

Обычно документы, вводимые в автоматизированную систему (СЭД), как создаваемые в организации, поступившие по электронным каналам связи или отсканированные, находятся в БД СЭД в течение всего срока своей жизни как на стадии текущего делопроизводства, так и в течение всего периода архивного хранения документов. В архив организации передаются электронные носители с записью файлов с электронными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Так же, как и традиционные документы, электронные носители передаются в архив не позже, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

В отличие от традиционного архива, когда в архив сдаются только подлинники документов в одном экземпляре, электронные документы сдаются в архив сразу в двух экземплярах единиц хранения: рабочем и резервном.

Подготовка к передаче электронных документов из структурного подразделения в архив электронных документов организации состоит из следующих этапов:

- отбора, систематизации и формирования комплексов электронных документов, подлежащих передаче в архив;

- перевода электронных документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в страховые компьютерные форматы, то есть форматы, обеспечивающие долговременное хранение документов;

- проверки физического и технического состояния электронных носителей, предназначенных для записи электронных документов;

- проверки файлов с электронными документами на наличие вредоносных компьютерных программ;

- составлении в структурном подразделении сдаточной описи электронных документов и единиц хранения;

- записи комплексов электронных документов в двух экземплярах на электронные носители (один экземпляр - на резервную единицу хранения, второй экземпляр - на рабочую единицу хранения);

- проверки качества записи и воспроизводимости электронных документов.

При наличии автоматизированной информационно-справочной системы (СЭД) в службе ДОУ сдаточная опись может формироваться автоматически на все электронные документы, передаваемые в архив.