Информационно-справочная работа

Одно из важнейших преимуществ использования СЭД - перевод информационно-справочной работы по документам на новый, более высокий уровень, оперативность, полнота, широкие возможности поиска документов. Если при использовании традиционных технологий для того, чтобы найти документ, получить информацию о его прохождении, исполнении, сотрудникам нужно было обращаться в службу ДОУ, то с внедрением СЭД получение информации о документах возможно с любого рабочего места. Зачастую использование web-интерфейса не требует даже установки какого-либо дополнительного программного обеспечения на рабочие места работников организации. Достаточно воспользоваться закладкой или ввести адрес сервера СЭД в адресной строке стандартного Интернет-браузера, например, Internet Explorer, указать имя пользователя и пароль - и доступ к СЭД получен.

Различают два типа поисковых запросов: поиск конкретного документа и поиск документов по определенной тематике.

Поиск конкретного документа - это простой запрос. Однако чаще всего сотрудники не помнят точные реквизиты разыскиваемого документа. Поэтому важно, чтобы СЭД обеспечивала поиск по большинству реквизитов регистрационной карточки. Чаще всего сотрудники помнят, от кого был получен или кому направлен документ, соответственно выбирается поиск по входящим, исходящим или внутренним документам, затем из адресной книги выбирается корреспондент и указываются временные рамки поиска. Иногда сотрудник знает какие-то иные реквизиты документа, например, его дату, дату поступления документа в организацию, номер документа. Для ускорения поиска рекомендуется записывать регистрационный номер или уникальный идентификатор документа (уникальный номер документа в СЭД) -это позволяет сразу вывести нужный документ на экран.

Другая категория запросов к СЭД - тематические запросы. В этом случае используются ключевые слова, а поиск осуществляется или по полю регистрационной карточки документа "Аннотация" или, чаще, по текстам самих документов. Для повышения качества поиска может использоваться рубрикатор, но его использование увеличивает трудозатраты на регистрацию документов. В больших организациях вместо стандартных поисковых возможностей СЭД могут подключаться специальные поисковые машины с настраиваемым тезаурусом и расширенными возможностями поиска типа Google Search Appliance.

Обеспечение сохранности документов в электронной форме

Если технологии обеспечения сохранности традиционных документов отработаны в течение многих десятилетий и хорошо регламентированы, то в обеспечении сохранности документов в электронной форме большей частью приходится ориентироваться на сложившуюся опытным путем практику.

В настоящее время практически все документы создаются с использованием компьютера, поступающие в организацию документы сканируются, и работа с ними также все чаще ведется в электронной форме. Поэтому на первый план выходит задача обеспечения сохранности электронных документов, образов электронных документов, просто рабочих файлов и баз данных, которые в большом количестве имеются сегодня даже в небольших организациях. При этом риски утраты электронных документов гораздо выше по двум причинам: отсутствие установленных регламентов, обеспечивающих их сохранность и отсутствие или низкая квалификация IT-персонала. Особенно это актуально в организациях малого и среднего уровня, т.н. SMB (small and medium business), где часто отсутствуют IT-специалист, или его роль выполняет продвинутый пользователь или "знакомый студент". Как результат - в случае поломки персонального компьютера или сбоя в его работе, вирусной атаки, вся информация за годы работы может быть утеряна, и ее восстановление потребует очень больших временных и финансовых затрат, а иногда и вообще не представляется возможным.

В то же время организация защиты информации в обычной компании не требует больших усилий. В небольшой организации, где делопроизводство ведет секретарь, он сам может и обеспечивать сохранность документов. В более крупной организации при наличии компьютерного специалиста служба ДОУ должна контролировать выполнение основных операций по обеспечению сохранности документов организации.

Основа обеспечения сохранности - создание резервной копии информации и документов на внешнем носителе. Очень важно, чтобы носитель был именно внешним, т.е. его можно было бы, образно говоря, "убрать на полку в шкаф" и тем самым обеспечить его физическую сохранность в случаях, которые могут привести к выходу из строя основного компьютера - например, скачки электропитания, попадание воды на системный блок или же вирусная атака, ошибка пользователя. Во всех этих случаях резервная копия, хранящаяся отдельно, позволит восстановить ваши данные.

Еще один важный момент - централизованное хранение документов. Очень часто документы хранятся на персональных компьютерах сотрудников, и выход из строя жесткого диска приводит к утрате всех документов. При наличии локальной сети, объединяющей компьютеры организации, для хранения документов выделяется отдельный компьютер, так называемый файл-сервер, на котором создается структура папок, соответствующая номенклатуре дел организации. Для каждого сотрудника организуется доступ к папкам его подразделения, общим папкам организации, а также создается персональная папка сотрудника. Все создаваемые и поступающие в организацию документы должны помещаться именно в эти папки в соответствии с номенклатурой дел организации. Именно такое централизованное хранение обеспечивает не только удобный и быстрый поиск любого документа, но и простое и эффективное создание резервных копий.

Несколько больше времени потребуется для организации резервного копирования почты (почтовой БД). Стандартно сообщения электронной почты в программах типа Outlook Express, Почта Windows Live (в Windows 7) или Microsoft Outlook хранятся в виде файла базы данных в системных папках, спрятанных глубоко в системе - в папках типа "C:\Users\Sergei\AppData\Local\Microsoft \Windows Live Mail. Многие программы для резервного копирования умеют находить БД почты и выполнять их копирование. Но для упрощения создания резервных копий лучше всего разместить почту поближе, например, в папке C:\Почта. Для этого необходимо зайти в настройки почтовой программы и изменить местонахождение банка сообщений. Например, в стандартной почте Windows (почта Windows Live или Outlook Express) необходимо последовательно выбрать: параметры - Почта - закладка "Дополнительно" - кнопка "Обслуживание" и, нажав кнопку "Банк сообщений", указать новое местоположение для БД почты.

В организациях, использующих почтовые серверы типа Microsoft SMB Server, Exchange Server, все почтовые сообщения хранятся на сервере, и там же осуществляется их резервное копирование (см. рис. 6.2).

Рис.6.2

Простейшее решение - это резервное копирование на внешний жесткий диск. Таких дисков сейчас продается множество, некоторые из них даже комплектуются несложными программами для организации резервного копирования. Различаются такие диски по емкости (от 500 Гбайт до 2-3 Тбайт) и по имеющимся интерфейсам подключения. Для офисных целей, как правило, достаточно 500 Гбайт и возможности подключения по самому распространенному интерфейсу USB 2.0. Однако если компьютер, к которому подключается жесткий диск, оборудован более быстрыми интерфейсами - FireWire (IEEE 1394), eSATA, более поздний стандарт - USB 3.0 - лучше купить диск, имеющий соответствующий интерфейс - это сократит время резервного копирования.

Простейшие средства резервного копирования включены в состав Microsoft Windows. Особенно удобно эти возможности реализованы, начиная с версии 7. Это средство "Архивация и восстановление", которое можно найти в панели инструментов. Для начала необходимо выбрать устройство, на которое будет вестись резервное копирование (внешний жесткий диск) (рис. 6.3).

Рис. 6.3

Не забудьте перед запуском программы подключить внешний диск к компьютеру.

Затем необходимо указать, какие именно папки будут копироваться (рис. 6.4).

Рис.6.4

При этом указываются все папки с документами структурных подразделений и пользователей (рис. 6.5).

Рис.6.5

Затем указывается расписание, т.е. как часто и в какое время будет выполняться резервное копирование (рис. 6.6).

Рис. 6.6

Частота резервного копирования зависит от интенсивности создания документов в организации и их значения. В небольших организациях копирование выполняют еженедельно, в более крупных или если у вас создаются важные документы - ежедневно. Как правило, выполнение резервного копирования планируют на конец дня или даже на ночь, так как эта операция с одной стороны выполняется автоматически, а с другой - в процессе резервного копирования существенно замедляется доступ пользователей к документам. Поэтому лучше всего эту операцию производить в то время, когда в офисе уже никого нет.

Почтовые БД в небольших организациях располагаются на компьютерах пользователей, поэтому их резервное копирование приходится настраивать на каждом компьютере отдельно, указывая в качестве места расположения резервной копии сетевой жесткий диск.

Если необходимо обеспечить большую емкость резервного хранилища либо повышенную отказоустойчивость или параллельное резервное копирование папок нескольких компьютеров, По правому краю вставлена картинка какой то черной коробки могут использоваться сетевые хранилища, так называемые NAS-системы (Network Attached Storage), подключаемые непосредственно к локальной сети. Такие устройства могут вмещать от 3 до 12 и более жестких дисков и поддерживать алгоритмы работы, обеспечивающие сохранность данных даже в случае выхода из строя одного или даже двух жестких дисков (RAID6).

Более традиционное, но и трудоемкое копирование - на DVD диски. Этот вариант обеспечивает долговременное хранение документов, одновременно защищая их от случайных или умышленных изменений. Для обеспечения совместимости и возможности воспроизведения электронных файлов спустя длительное время, файлы записываются на диски "как есть", т.е. без использования программ, сжимающих файлы и создающих специальные сжатые файлы - "архивы", для распаковки которых впоследствии опять будет нужна именно та программа, с помощью которой файлы запаковали.

Чаще всего сразу записывается два одинаковых диска, которые потом хранятся в разных местах. При записи обязательно должна быть включена функция проверки - "верификации" (verify) - для автоматической сверки записанных файлов с оригиналами. Кроме того, могут использоваться специальные программы (утилиты), часто бесплатные, типа SpeedDisk, Opti Drive Control и т.п., осуществляющие проверку диска после записи - все ли файлы, записанные на диск, можно прочитать. Диски нумеруются и в базу данных по документам вносятся сведения о номере архивного диска, на котором хранится данный документ. Для архивного хранения рекомендуется приобретать диски известных производителей, например, Verbatim или TDK, желательно, чтобы каждый диск находился в отдельной коробочке. Максимальную сохранность и долговременное хранение обеспечивают диски, рекомендованные производителями для архивного хранения данных типа "Archive Grade", "Archive Gold", для однократной записи, с золотисто-серебристым отражающим слоем, покрытием AZO и защитным слоем Hard Coat, или аналогичные им.

"Рекомендации по обеспечению сохранности информации, записанной на оптических дисках" [13] разработаны Российским государственным архивом научно-технической документации (РГАНТД) и доступны на портале "Архивы России" (www.archives.ru).

Более крупным организациям, желающим обеспечить долговременное хранение документов в электронной форме, можно рекомендовать обратиться к стандарту ISO - ГОСТ Р /ISO/TR 18492:2005 "Обеспечение долговременной сохранности электронных документов" (Long-term preservation of electronic documentbased information) [14]. Окончательная редакция проекта этого стандарта была подготовлена компанией "Электронные офисные системы" в декабре 2011 года по результатам обсуждения и направлена на утверждение в Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии.

Стандарт описывает обеспечение таких требований, как читаемость электронных документов, их интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, понятность, аутентичность, работу с метаданными. Одна из наиболее сложных задач - обеспечение миграции электронных документов (перевод на новые носители информации и конвертация в новые форматы данных). Еще одно направление - это обеспечение безопасности документови их носителей как на уровне разграничения прав доступа, так и на уровне физической защиты.

Для обеспечения долговременного хранения необходима подготовка пакета документов, описывающего как общую стратегию организации в области долговременного хранения, так и конкретные процедуры, обеспечивающие сохранность электронных документов и их юридическую значимость.

Также представляют интерес приведенные в приложении к стандарту ссылки на национальные программы обеспечения сохранности электронных документов таких стран, как Великобритания, Голландия, Франция, Австралия, США и ЮАР.

В целом стандарт может использоваться как памятка при разработке и утверждении технологий и процедур резервного копирования и обеспечения сохранности документов в целом в конкретной организации. Он аккумулирует в себе довольно общие положения. С одной стороны, специалисты, скорее всего, не увидят в нем ничего принципиально нового. А с другой - очень часто какие-то положения забываются, их упускают из виду и это впоследствии приводит к проблемам. А, взяв за основу данный стандарт и проанализировав на основе содержащихся в нем положений существующие или разрабатываемые процедуры и технологии обеспечения сохранности, можно избежать многих проблем в перспективе.