Подписание документов

Реквизит 22 - подпись. ГОСТ Р 51141-98 [1] определяет подпись как "реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица". Подпись - обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, например, приказы, распоряжения, письма и т.п. подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, решение коллегиального органа подписывают председатель и секретарь. Также подписывается протокол.

Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны.

Документы, составляемые комиссией, например, акты, подписывают все ее члены.

Денежно-финансовые документы имеют особенности в составе удостоверения. Их подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер. Специальный пункт Федерального закона "О бухгалтерском учете" [14, 34] посвящен порядку подписания первичных учетных документов. В нем говорится: "Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполно моченными ими на то лицами".

Подписывается, как правило, первый экземпляр документа.

Реквизит "подпись" состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия. В документах, изготовленных на бланках, в название должности название учреждения не входит.

Например:

Директор института

Подпись

В.Т. Логинов

При оформлении документа на чистом листе название должности включает наименование учреждения.

Например:

Директор Всероссийского научно-исследовательского института документоведения
и архивного дела	Подпись	М.В. Ларин

В вузах, научных учреждениях в должностях указываются ученая степень и звание.

Например:

Зав. кафедрой политологии
проф., д.и.н.	Подпись	В.П. Логунов

В реквизите "подпись" допускается центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя междустрочными интервалами.

Например:

Председатель		Л.Н. Тучкова
Секретарь		Н.Ф. Королева

Если документ подписывает несколько лиц, равных по должности, их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Директор школы N 17		Директор бассейна "Восход"
Подпись	О.А. Карпова	Подпись	Е.А. Баландина

Следует помнить, что в случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений (допечатывается "зам." или "и.о.") и указывается его фамилия. Проставление косой черты перед указанием должности или предлога "За" является грубой ошибкой. Не допускается также подпись от руки "Зам.".

Печать

Реквизит 25 - оттиск печати (рис. 3.3).

Рис. 3.3

Исторически сложилось, что в нашей стране подлинность подписи под документом заверяется печатью. И хотя с развитием современных средств оргтехники печать уже не является гарантией подлинности документа (для этого в первую очередь используются защищенные номерные бланки, выполненные с использованием высокой полиграфии), наличие печати по прежнему требуется на многих документах. Обычно в организации есть гербовая или приравненная к ней печать, а также одна или несколько простых печатей.

Форма, размеры и технические требования к гербовой печати определены в ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования" [25].

Гербовая печать изготавливается круглой формы. В центре печати изображается герб Российской Федерации, а по окружности наименование юридического лица, которое должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Сокращенное наименование приводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах и помещается в круглых скобках после полного. Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно установлено в учредительных документах и пишется после наименования на русском языке.

В соответствии с требованиями гербовые печати должны быть изготовлены таким образом, чтобы при их проверке и использовании на документе оставался четкий оттиск всех элементов изображения. Насыщенность и цветовой тон всех участков оттиска должны быть равномерными.

Разработаны также технические требования к сырью, материалам, покупным изделиям, используемым не только для изготовления, но и для применения печатей с воспроизведением Государственного герба России. Так установлено, что при изготовлении клише печати используют резину, предназначенную для лазерной гравировки, или другие материалы с техническими показателями, соответствующими этой резине, имеются требования к штемпельной подушке и штемпельной краске. Установлены технические требования к защите печати с воспроизведением Государственного герба России от подделки.

По окружности гербовой печати обычно размещается микротекст с информацией о заказчике печати с идентификационным налоговым номером (ИНН ХХХХХХХХХХ), кодом по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО ХХХХХХХХ) и т.п.

Использование при изготовлении гербовой печати мелких деталей существенно затрудняет изготовление копии печати по ее оттиску и упрощает определение подлинности документа, заверенного оттиском печати.

Требования к печати акционерных обществ описаны в п. 7 ст. 2 Федерального закона "Об акционерных обществах" [9]: "Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание наместо его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации".

Гербовая печать или приравненная к ней проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.). Как правило, список документов, на которые ставится печать, дается в виде приложения к инструкции по делопроизводству организации.

Простые печати могут быть не только круглыми, но и квадратными, прямоугольными или треугольными. На них воспроизводится название учреждения или структурной части. В организации таких печатей может быть несколько, их оттиски проставляются на справках и пропусках, копиях документов, выходящих за пределы учреждения, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и дверей сейфов и т.д. Порядок их применения оговаривается в Инструкции по делопроизводству конкретной организации.

Письма, выполняемые на бланках, кроме гарантийных, не требуют проставления оттиска печати.