Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел

По срокам хранения	Всего	В том числе переходящих
Постоянного	14	3
Временного (свыше 10 лет)	18	4
Временного (до 10 лет включительно)	46	0
Итого

Формирование дел

Документы, во время их исполнения, обычно хранятся у исполнителя, для чего им заводятся специальные папки с надписями типа: "На исполнении", "Срочно", "Для коллегии", "На отправку", "На согласование", "На подпись" и т.п. На каждой папке указывают фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, в шкаф или в стол. Такое хранение документов позволяет в случае срочной командировки или болезни исполнителя быстро найти нужный документ и передать его на исполнение другому сотруднику. После окончания работы с документом он передается для помещения в дело.

В случае использования полнотекстовой автоматизированной системы (СЭД) может осуществляться централизованное хранение бумажных документов и дел, а сотрудники работают с электронными образцами документов.

Раскладка документов в дела производится сотрудниками службы ДОУ, секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях, систематически, ежедневно в течение всего года. В небольших организациях формирование и хранение дел ведется централизованно, обычно в секретариате.

На исполненных документах проставляется отметка об исполнении (реквизит 28) [7]. Требования к ней изложены в ГОСТ Р 6.30 - 2003 [7]. Отметка располагается на нижнем поле документа в его левой части. Эта отметка проставляется сразу после решения вопроса, изложенного в документе, или направления ответа. Отметка свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Отметка включает ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого, краткие сведения об исполнении, слова "В дело", номер этого дела, подпись и дату. Отметка проставляется ответственным исполнителем, работавшим с документом, или руководителем структурного подразделения.

Пример:

Оплачено 28.01.2013

В дело 04-13

Н.А. Копылова

или

Ответ направлен

11.02.2013 N 36541

В дело 02-07

Н.П. Коптева

Документы должны помещаться в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.

Правила делопроизводства [21] предусматривают, что "Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения".

Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

Формирование дела определяется ГОСТ как "группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел" [2]. Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел. Правильное и своевременное распределение и подшивка документов в дела обеспечивает не только возможность быстрого поиска документа, но и его сохранность, исключает его потерю, поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение, и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел.

Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел, являются "Основные правила работы архивов организаций" [4] и "Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" [22].

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть изложен на основании указанных нормативных правовых актов в инструкции по делопроизводству конкретной организации с указанием специфики (если она есть) формирования отдельных категорий дел. Этой инструкцией должны руководствоваться работники организации, ответственные за формирование и хранение дел.

В крупных организациях формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов, в небольших - централизованно секретарь, ведущий делопроизводство организации. При внедрении полнотекстовой автоматизированной системы (СЭД) и переходе к безбумажному документообороту документы также могут храниться централизованно в службе ДОУ.

Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в канцелярии или секретариате руководства.

В каждом структурном подразделении выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет служба ДОУ, ведомственный архив и соответствующий государственный архив [4].

Формирование дела начинается сразу с начала года, поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.

На обложке каждого заводимого дела указывается название учреждения, фирмы. Если учреждение имеет официально признанное сокращенное наименование, то лучше употребить его. Например: Горбачев-Фонд, Филиал компании АйЭмВи Проперти, РГГУ и т.п. Затем, с новой строки пишется название структурного подразделения. Например, Бухгалтерия или Отдел кадров.

Под названием структурного подразделения в середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре, например, Дело N 02-24, где 02 значит индекс структурного подразделения, а 24 - порядковый номер дела по номенклатуре.

Заголовок на обложку дела обычно переносится полностью из номенклатуры. Внизу обложки дела указывается срок хранения (если дело имеет постоянный срок хранения, пишется "хранить постоянно").

В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. В случае появления документов, не предусмотренных номенклатурой, заводится самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру в конце списка дел подразделения под очередным порядковым номером.

Прежде чем подшить документ в дело, следует проверить, исполнен ли он (о чем должна быть пометка). Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается. Далее проверяется правильность оформления документа, т.е. перед подшивкой еще раз проверяется наличие подписей, отметок, дат, индекса и т.п.

Срок передачи исполнителем законченного делопроизводством документа в дело устанавливается инструкцией по делопроизводству организации, но не должен быть более 10 дней.

Документы включаются в дело только в одном экземпляре.

Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются. Исключение могут составлять черновики и дублетные материалы особо ценных документов, а также копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, около 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на два или более тома.

При формировании дел следует соблюдать ряд требований. Важнейшим из них является группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения. Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и завершения работы такие дела переформируются.

Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса. Однако в тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их целесообразно формировать в самостоятельные тома.

Документы формируются в дело за один календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в организации, а также выборных органов и их постоянных комиссий, формируемые в дела за период их созыва. Особенность в формировании имеют дела учебных заведений, формируемые по учебным годам, документы театров, характеризующие сценическую деятельность и группируемые в течение театрального сезона, дела фильмов, рукописи, истории болезни и ряд других.

К приказам часто подбирают различные заявления, справки, акты, записки, послужившие основанием для их издания. Их можно группировать отдельно: "Приказы за 2007 г." - одно дело, и "Документы (справки, заявления, докладные записки) к приказам за 2007 г." - второе. Так же часто формируют протоколы и документы к ним.

Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты и расчеты к ним) помещается в дела того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления или даты поступления. Например, отчет за 2013 г. будет составлен в 2014 г., но помещается в дело 2013 г. и наоборот, план на 2014 г. составляется в 2013 г., а помещается в дело 2014 г. Перспективные планы должны быть отнесены к начальному году их действия. При этом следует помнить, что планы, сметы и отчеты группируются отдельно от проектов этих документов.

Внутри дела документы систематизируются в вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном и нумерационном порядке, но возможны различные сочетания и комбинации. Как правило, документы в деле группируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему размещение документов в последовательности решения вопроса. Эта группировка совпадает с хронологическим принципом группировки.

Систематизация отдельных категорий документов имеет особенности [4].

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и т.п.) формируются по видам документов и хронологии. При этом приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся отдельных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.) группировать в отдельные дела [4].

Документы коллегий группируются в два дела:

- протоколы и решения коллегии;

- документы к заседаниям коллегии (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений и т.д.).

Переписку систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ подшивается за документом-запросом. Хронология соблюдается по инициативным документам.

Свою специфику имеет формирование бухгалтерских документов.

Формирование дел в бухгалтерии начинается сразу с начала года.

В соответствии с правилами, изложенными в Приказе Минфина России [23], по истечении каждого отчетного периода (месяца, квартала, года) первичные (сводные) учетные документы, сформированные на бумажном носителе, относящиеся к соответствующим Журналам операций, хронологически подбираются и сброшюровываются. На обложке указывается: наименование субъекта учета; название и порядковый номер папки (дела); период (дата), за который сформирован регистр бухгалтерского учета (Журнал операций), с указанием года и месяца (числа); наименование регистра бухгалтерского учета (Журнала операций), с указанием при наличии его номера; количества листов в папке (деле). При незначительном количестве документов брошюровку можно производить за несколько месяцев в одну папку (дело).

В соответствии с установленной в рамках документооборота периодичности формирования регистров бухгалтерского учета (Журналов операций) на бумажном носителе (операционного дня, месяца, квартала) по первичным (сводным) электронным документам, принятым к учету и относящимся к соответствующему регистру бухгалтерского учета (Журналу операций), формируется реестр электронных документов (регистр, содержащий перечень (реестр) электронных документов), подшиваемый в отдельную папку (дело).

Вся бухгалтерская документация, в подавляющем большинстве, группируется по хронологии. Документы собираются по месяцам. Однако в зависимости от количества документов в одном томе могут группироваться документы за квартал или календарный год. При этом документы помесячно разделяются листом бумаги с указанием месяца.

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия организаций-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц, объектов, предметов.

Так, лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в алфавитном порядке фамилий.

Финансовые денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка и др.) располагаются в порядке последовательности их номеров. Аналогично группируются квитанции, накладные и другая подобная документация. Оправдательные документы (наряды на работу, сменные рапорты и др.) рекомендуется помещать в отдельные дела во избежание их потери или злоупотреблений.

Изъятие документов организации может производиться только органами государственной налоговой инспекции, дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации.

Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц организации, у которой проводится изъятие, и оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу этой организации.

На изъятые документы должна составляться специальная опись, в которой отражается содержание изъятых документов.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации могут снять копии изымаемых документов с указанием основания и даты их изъятия.

Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации могут дооформить эти тома: сделать внутреннюю опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью. Так как регистрационная карточка на документ в автоматизированных системах регистрации документов (СЭД) имеет поле "номер дела по номенклатуре", в котором указывается номер дела, в которое подшит бумажный документ, это позволяет быстро генерировать (создавать) внутренние описи документов дела.

В случае утери или уничтожения бухгалтерских документов "руководитель учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин их пропажи или уничтожения. При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем учреждения. Копия акта направляется в вышестоящую организацию (при необходимости) [8].