Регистрация документов в сэд

Регистрационная карточка документа может заполняться вручную, например, сотрудником службы ДОУ, или автоматически, если документ поступил в электронном виде по каналам межведомственного электронного документооборота и содержит всю необходимую регистрационную информацию в установленном формате [5].

Рассмотрим, какие сведения о документе заносятся в регистрационную карточку.

Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти [3], предусматривает занесение в регистрационную карточку следующих сведений:

1. Адресант;

2. Адресат;

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

4. Вид документа;

5. Дата документа;

6. Номер документа;

7. Дата поступления документа;

8. Входящий номер документа;

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа;

10. Наименование либо аннотация документа;

11. Индекс дела;

12. Сведения о переадресации документа;

13. Количество листов основного документа;

14. Количество приложений;

15. Общее количество листов приложений;

16. Указания по исполнению документа;

17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя;

18. Отметка о конфиденциальности.

Первое поле регистрационной карточки - адресант - содержит информацию об отправителе или создателе документа. Как правило, при регистрации созданных в организации документов (исходящих или внутренних) это поле заполняется автоматически, в нем проставляется наименование организации. Для поступивших документов это поле заполняется путем выбора значения из ведущегося службой ДОУ справочника организаций.

Второе поле - адресат - заполняется выбором значения из того же справочника организаций, упомянутого ранее. Необходимо обращать внимание на уникальность записей в справочнике. Распространенная ошибка - создание в справочнике дублетных записей для одной организации. Например, одна запись - Минкомсвязь РФ, другая - Минсвязи России, третья - Министерство связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. Как следствие, при поиске документов по данному полю результат будет неполным. Поэтому необходимо назначение ответственного за ведение данного справочника, который будет регулярно проверять справочник организаций и исключать из него или объединять дублирующиеся записи. В учреждениях с небольшим количеством постоянных корреспондентов может быть принято решение об ограничении круга лиц, имеющих право на пополнение этого справочника. При составлении справочника может быть использовано распоряжение Администрации Президента РФ и Аппарата Правительства РФ от 16.07.2008 N 943/788, утверждающее перечень полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти (ред. от 23.09.2010) [6] и Указ Президента РФ от 21.05.2012 N 636 "О структуре федеральных органов исполнительной власти" [7].

Третье поле - автор документа (должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ). Для созданных в организации документов это поле заполняется выбором значения из справочника. Для поступающих документов это поле может заполняться вручную либо, что встречается реже, например, в МЭДО, для этих целей также может использоваться справочник. Данное поле иногда разделяется на две части: первая часть - наименование должности лица, подписавшего документ, и вторая - его фамилия, имя и отчество. Так как этим справочником в СЭД часто пользуются как адресной книгой, хотя в Правилах [3] предусмотрены только инициалы, стараются заносить в это поле полные имя и отчество, что упрощает подготовку ответных писем, которые обычно начинаются с обращения "Уважаемый(ая) Имя Отчество!".

Четвертое поле - вид документа. Это поле представляет собой справочник, содержащий ограниченный список значений видов документа. Данный справочник (список значений) доступен для изменения (пополнения) только администратором системы или технологом.

Тут необходимо пояснить задачи технолога СЭД. В отличие от системного администратора, который является представителем IT-службы и обеспечивает нормальное функционирование программно-аппаратных комплексов СЭД (работа программ, резервное копирование и т.п.), технолог СЭД обычно является работником службы ДОУ и осуществляет ведение и корректировку справочников СЭД, определяет и корректирует маршруты движения документов, создает рабочие группы, распределяет права пользователей по доступу к конкретным документам и группам документов и выполняет другие настройки СЭД, связанные с организацией процессов управления документами в учреждении.

Пятое поле - дата документа. При регистрации документа, созданного в организации, дата проставляется автоматически, при регистрации поступившего в организацию документа - берется из поступившего документа. При использовании автоматизированных технологий значение этого поля может отличаться от традиционного. Если традиционно дата, проставляемая на документе, - это дата его регистрации в службе ДОУ, то при использовании СЭД - это дата подписания документа цифровой подписью. Как правило, эти даты совпадают, так как документ регистрируется сразу после его подписания.

Шестое поле регистрационной карточки - номер документа. Может заполняться автоматически. В традиционном делопроизводстве номер документа может представлять сложный буквенно-цифровой индекс, отражающий как порядковый номер документа, так и дополнительные коды - подразделения, подготовившего документ; индекс дела по номенклатуре, в который подшита копия отправляемого документа; код руководителя, подписавшего документ и т.п. Эти сведения раньше использовались для того, чтобы при поступлении ответного документа была возможность быстро определить по информации в поле "Ссылка на номер исходящего документа", где искать инициативный документ, ответ на который получен и кому поступивший документ следует направить. При использовании СЭД такие сложные индексы являются анахронизмом и, хотя большинство СЭД позволяет создавать подобные индексы для обеспечения совместимости с традиционным делопроизводством, сегодня все чаще используются порядковые номера без дополнительных индексов.

На документы на бумаге при регистрации наносится надпечатка или наклейка, содержащая регистрационный номер документа и штрих-код с уникальным идентификатором документа в системе, т.е. уникальным номером документа, зная который, можно сразу открыть карточку документа и сам документ на экране компьютера.

Седьмое поле - дата поступления документа. Это простое поле, в котором при регистрации документа автоматически проставляется дата регистрации в формате: 00.00.0000, например, 01.04.2013. При поступлении документа по электронным каналам связи может фиксироваться не только дата, но и время поступления документа, т.е. в данное поле дополнительно включается время поступления в 24-часовом формате, например: 03.04.2013, 16:24.

Восьмое поле - входящий номер документа. Это порядковый номер, присваиваемый СЭД поступившему документу при его регистрации. Номер, как правило, присваивается автоматически, после чего, если документ поступил на бумаге, этот номер переносится на поступивший документ. Раньше на документы ставили штамп с названием организации, в который работник службы ДОУ вписывал присвоенный документу входящий номер.

При использовании автоматизированных технологий на документе принтером надпечатывается штамп, который содержит краткое название организации, присвоенный документу номер и штрих-код, позволяющий автоматизировать дальнейшую обработку документа и его поиск в СЭД. В зависимости от используемой технологии надпечатка может делаться на лицевой стороне документа - в этом случае оператор выбирает зону, где должна надпечатываться регистрационная информация, чтобы не мешать чтению документа. Чтобы упростить эту работу, надпечатка часто делается на обороте документа или в виде наклейки, напечатанной на специализированном принтере штрих - кодов. Такая наклейка затем вручную наносится сотрудником службы ДОУ на документ на свободное от текста место. Как правило, эта наклейка или штамп помещаются, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 [8], в правом нижнем углу первого листа документа на нижнем поле.

Девятое поле - ссылка на исходящий номер и дату документа. Это поле состоит из двух частей - в нем указываются номер и дата документа, на который дается ответ. В СЭД это поле заполняется путем установления логической связи с карточкой инициативного документа, на который ссылается данный документ.

Десятое поле - наименование или аннотация к документу. Традиционно это поле (этот реквизит) в ГОСТ Р 6.30-2003 [8] имел название "Заголовок к тексту". Данное поле обычно заполняется вручную и содержит краткую информацию, о чем данный документ. В карточке СЭД в поле могут вводиться ключевые слова, отражающие содержание документа. При заполнении данного поля также могут использоваться справочники - рубрикаторы, позволяющие дополнительно отнести документ к какой-то теме, вопросу и тем самым упростить в дальнейшем поиск данного документа. В то же время, с расширением возможностей полнотекстового поиска (поиска по текстам документов) значение данного реквизита снижается.

Одиннадцатое поле - индекс дела. Оно заполняется выбором значения из справочника - номенклатуры дел организации. Выбирая значение - номер (индекс) дела по номенклатуре, тем самым указывается, в какое дело подшит данный документ (где его искать) или к какому виртуальному делу относится электронный документ. Так как номенклатура дел содержит сведения о сроках хранения дела, то, при отнесении документа к тому или иному делу, тем самым проводится предварительная экспертиза ценности, определяется будущий срок хранения данного документа. Это поле может учитываться IT-службой при создании резервных копий документов. Точно так же, как мы не подшиваем в одно дело документы с разными сроками хранения, IT-служба, создавая резервные копии документов на носителях с однократной записью, помещает на один носитель документы одного срока хранения.

Это поле играет важную роль при создании описей на документы постоянного, долговременного сроков хранения, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также позволяет создавать внутреннюю опись документов дела. Традиционно внутренняя опись документов создавалась только в делах, содержащих наиболее ценные документы, ввиду трудоемкости этой работы. Внедрение СЭД позволяет легко формировать внутреннюю опись, что удобно как с точки зрения обеспечения сохранности, так и удобства поиска нужных документов.

Двенадцатое поле регистрационной карточки - сведения о переадресации документа. Это поле подразумевает занесение сведений о внутренней переадресации документов по исполнителям в соответствии с резолюцией руководителя. Когда речь идет о традиционном документе на бумаге, здесь фиксируется передача документа от одного исполнителя другому. Когда мы говорим о СЭД, в которой электронный документ или образ документа становится одновременно доступен всем исполнителям, это поле во многом теряет свое значение.

Поля с тринадцатого по пятнадцатое - числовые поля, в которых указывается число страниц документа, количество приложений к нему и общее количество листов приложений. Для электронных документов данное поле особого значения не имеет, для традиционных - используется при составлении внутренней описи.

Шестнадцатое поле - указания по исполнению документа. Оно содержит резолюцию руководителя. В составе резолюции можно выделить несколько частей: дата наложения резолюции в формате день месяца, месяц, год (00.00.0000); информация о том, кто наложил резолюцию (используется справочник должностей руководящих сотрудников и справочник фамилий и инициалов), собственно текст резолюции - что сделать и дата - срок исполнения.

Так как во многих организациях со сложной иерархической структурой документ проходит несколько инстанций, то и резолюций в карточке может быть несколько. Например, сначала генеральный директор пишет резолюцию своему заместителю, тот - начальнику управления, тот - начальнику отдела. И только на уровне начальника отдела указывается конкретный исполнитель и что именно нужно сделать. В то же время оптимальной зачастую является ситуация, когда в организации существует четкое распределение обязанностей и определенное делегирование полномочий. В этом случае служба ДОУ сразу направляет документ конкретному исполнителю, в круг полномочий которого входит данное направление, и устанавливает типовой срок исполнения документа.

Семнадцатое поле - должность, фамилия и инициалы исполнителя - тесно связано с предыдущим. Так как исполнителей может быть несколько, поле может состоять из нескольких строк: первым указывается ответственный исполнитель, а затем указываются соисполнители документа.

Последнее, восемнадцатое поле, предусмотренное Правилами делопроизводства [3], это отметка о конфиденциальности документа. Поле заполняется выбором из ограниченного списка значений в соответствии с реквизитом документа "Гриф ограничения доступа к документу" ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и др.).

Важная функция любой СЭД - это организация собственно электронного документооборота, т.е. движения документов внутри организации. Электронный документооборот обеспечивает движение документов внутри организации - от момента создания документа или получения и до момента отправки или направления в дело. При этом необходимо понимать, что в системах СЭД физического движения документов не происходит. Документ, добавленный в СЭД (поступивший или созданный работником организации) загружается в базу данных (БД) СЭД и физически находится на сервере, либо внутри БД, либо в специальной системной папке. Все "перемещение" документа внутри организации - это только получение сотрудником уведомления о том, что ему направлен для согласования или исполнения тот или иной документ с возможностью открыть карточку документа и сам прикрепленный к карточке документ на рабочем месте.

На этапе передачи поступившего документа исполнителю "движение" документа заключается в том, что как только работник указан в качестве исполнителя или соисполнителя документа, информация об этом документе появляется на его рабочем месте в СЭД. Также уведомление о поступлении нового документа может показываться в виде всплывающего окна или сообщения электронной почты. Форма уведомления зависит от применяемой СЭД.

Более сложная задача - организация маршрутизации, то есть движения документа в ходе его внутреннего согласования.

Эта задача может реализовываться двумя способами:

Простейший вариант - в карточке документа последовательно выбираются из справочника работников организации те должностные лица, с которыми данный документ должен быть согласован. Документ может направляться на согласование последовательно, то есть следующее в списке должностное лицо получит уведомление о поступлении к нему документа на согласование только после того, как документ согласует сотрудник, указанный в списке перед ним. Но чаще процесс согласования стараются ускорить за счет распараллеливания согласования, и документ везде, где это позволяют бизнес-процессы, направляется на рассмотрение сразу нескольким согласующим.

Такая рассылка документа может осуществляться даже стандартными средствами MS Word, но чаще используются специальные программные модули - маршрутизаторы, обеспечивающие движение документа по одному из стандартных маршрутов с автоматическим напоминанием и контролем исполнения. Для этого продумывается, согласовывается со всеми заинтересованными сторонами и детально расписывается маршрут движения (порядок согласования) для каждого вида и разновидности документа, для каждого шаблона. Создание документа на основе конкретного шаблона может определять путь его дальнейшего движения.