Структура службы доу

В зависимости от объема работ (объема документооборота организации) служба ДОУ может включать несколько структурных подразделений:

1) секретариат (или несколько, если свои секретариаты имеют заместители руководителя организации);

2) экспедицию (здесь, в свою очередь, могут быть выделены группы по первичной обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и др.);

3) бюро учетно-справочной работы (в нем могут быть группы регистрации, информационно-справочного обслуживания);

4) отдел (бюро) контроля;

5) отдел (бюро) писем и приема граждан;

6) группа печати и размножения документов;

7) группа диктофонисток;

8) архив и др.

В организациях меньшего масштаба возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками (часто в маленькой организации всю работу ведет один секретарь или секретарь-референт)

Численность службы доу

Численность сотрудников и номенклатура должностей службы ДОУ зависят от выполняемых службой ДОУ функций, объема работ и используемых технологий (ручные, автоматизированные). В общем случае расчет численности производится на основании суммарных трудозатрат, рассчитываемых на основании нормативов времени, выпускаемых ранее Центральным бюро нормативов по труду Министерства труда и социального развития РФ. В первую очередь следует ориентироваться на "Нормативы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур в федеральных органах исполнительной власти", утвержденные постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26.03.2002 N 23. [1]

Чтобы вычислить необходимую численность персонала отдельно определяется трудоемкость каждого вида нормируемых и ненормируемых работ. Для нормируемых видов работ нормативы времени уже рассчитаны и указаны в сборнике нормативов времени.

По каждому виду работ норматив времени определяется по формуле:

где - затраты времени на выполнение конкретного нормативного вида работы, час; - норматив оперативного времени, установленный для выполнения данной работы; - коэффициент, учитывающий затраты на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых, физкультурные паузы и личные потребности, % оперативного времени.

По результатам анализа карт, фотографий и самофотографий рабочего времени коэффициент К принимается равным 1,1.

Затем определяется годовая трудоемкость нормируемых работ ( ) в часах, с учетом каждого вида выполняемых работ по формуле:

где - объем конкретного вида работы, выполняемый за год.

Годовая трудоемкость ненормируемых работ в часах определяется методом экспертных оценок с учетом объема выполняемых работ по формуле:

где - трудоемкость ненормируемой работы конкретного вида; - годовой объем ненормируемых видов работ.

Таблица 2.1