Согласование документа

Реквизит 23 - гриф согласования документа; Реквизит 24 - визы согласования документа.

Перед подписанием документа он может проходить процедуру согласования. Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта документа. Документ может согласовываться как с заинтересованными учреждениями (внешнее согласование), так и со структурными подразделениями и заинтересованными лицами внутри организации (внутреннее согласование).

Например, документы перед подписанием руководителем часто согласовываются с заместителем руководителя организации, курирующим данное направление; в организациях, имеющих юридическую службу, документы перед подписанием могут согласовываться с юристом, финансовые документы и документы, выполнение которых связано с финансовыми затратами, - с главным бухгалтером (финансовой службой).

Согласование документа внутри организации оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты.

Например:

Юрист

О.А. Максимова

28.01.2013

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Например:

Замечания прилагаются Должность Личная подпись
Дата	Расшифровка подписи

Место визы: если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается на копии документа, остающейся в учреждении, ниже реквизита - подпись.

На документах, подлинники которых остаются в организации (это, прежде всего, внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа.

В учреждении должен быть перечень постоянно составляемых документов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству. Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

При использовании автоматизированной системы (СЭД) с функцией маршрутизации, т.е. организации движения документов внутри организации, визирование документов может осуществляться в электронной форме как путем нажатия соответствующей кнопки в карточке документа, так и с использованием электронно-цифровой подписи. И в том и в другом случае отсутствует традиционная собственноручная подпись согласующего лица на документе.

В первом случае идентификация пользователя, т. е. удостоверение, что документ согласован, происходит на уровне входа в программу: пользователь вводит свое имя и пароль, и при нажатии кнопки "Согласовано" в карточке документа делается соответствующая отметка.

Таблица 3.9

СОГЛАСОВАНО
Должность с указанием подразделения	Фамилия	Дата согласования	Замечания
Исполнитель: И.О. Фамилия, подразделение, телефон

В тех случаях, когда необходимо обеспечить повышенную надежность согласования, может использоваться электронно-цифровая подпись, гарантирующая, что документ завизировал именно указанный в карточке человек, и что документ не был видоизменен с момента согласования. При использовании электронной цифровой подписи (ЭЦП), если в документ на каком-то этапе согласования вносится правка, визы (ЭЦП) предыдущих инстанций аннулируются, и документ направляется на пересогласование уже в измененном виде.

Использование автоматизированной системы (СЭД) обеспечивает существенную экономию рабочего времени сотрудников и повышение эффективности работы всего управленческого аппарата как за счет движения документов в электронной форме, так и за счет структурирования рабочего времени согласующих документы сотрудников.

При необходимости список согласований (визы) распечатывается по форме, заверяется руководителем службы ДОУ и прикладывается к документу (табл. 3.9).

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование с другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п.

Например:

СОГЛАСОВАНО Директор школы N 167 Подпись В.А. Соколова 22.01.2013	СОГЛАСОВАНО Протокол заседания дирекции 22.01.2013 N 2
или	СОГЛАСОВАНО Письмо Минкультуры России 20.11.2013 N 56-13/197

В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дается ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.

При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.

Согласованный документ направляется для подписания.