Идентификатор электронной копии документа
Реквизит 30 - идентификатор электронной копии документа.
В ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" [2] предусмотрен реквизит 30 "идентификатор электронной копии документа". В разделе 3 ГОСТ - "Требования к оформлению реквизитов документов" в п. 3.30. указано, что "идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации".
Отметка обычно вставляется сразу в шаблоны документов в нижнее поле (так называемый колонтитул). Для отображения колонтитулов используется команда MS Word Вид-Колонтитулы, а для вставки обновляемого поля, содержащего имя файла документа и место его нахождения на диске - команда Вставка-Поле, в открывшемся окне выбирается категория "О документе", а в списке полей - FileName (имя файла). Чтобы в документе отображалось его полное местонахождение на диске, необходимо проставить отметку в поле справа "Добавить путь к имени файла" (рис. 3.4). Точно также вставляется поле Дата печати документа или Дата последнего сохранения (последней правки) документа (В MS Word 2007 вставка поля производится в меню Вставка - Экспресс-блоки - Поле).
Рис. 3.4
Для того чтобы реквизит (колонтитул) повторялся на всех страницах документа, необходимо, чтобы в настройках документа: Файл-Параметры страницы, закладка Источник бумаги отсутствовала отметка Различать колонтитулы первой страницы (В MS Word 2007 это меню Разметка страницы - Параметры страницы) (рис. 3.5).
Рис. 3.5
Однако сегодня поле "идентификатор электронной копии документа" используется шире. В нем чаще указывают уникальный номер документа в системе автоматизации (СЭД). Это связано с несколькими причинами.
Во-первых, расширяется использование электронно-цифровой подписи не только в сфере бухгалтерских документов (системы клиент-банк, сдача налоговой и другой отчетности и т.п.), но и в сфере текущего делопроизводства, а использование электронно-цифровой подписи требует, чтобы файл документа после подписания ЭЦП оставался неизменным. Поэтому применение в документе подписанных электронно-цифровой подписью (ЭЦП) автоматически обновляемых полей, таких как дата печати документа, место нахождения файла документа в файловой системе, имя файла и т.п. является недопустимым, поскольку автоматическое обновление поля изменит файл документа и тем самым сделает ЭЦП недействительной.
Кроме того, указание имени и места нахождения файла (пути к файлу) имеет смысл только при хранении документа на уровне файловой системы. По мере перехода к использованию полнотекстовых автоматизированных систем делопроизводства (СЭД), в которых документы хранятся внутри системы, и доступ к ним осуществляется средствами самой СЭД, указать имя файла уже невозможно.
Также теряет смысл указание в реквизите даты файла (создания и последней модификации). Дата документа является обязательным реквизитом любого документа. Дата создания файла документа и дата его последней модификации имеют смысл лишь на стадии работы с проектом документа, для отслеживания его версий. Эта задача гораздо более эффективно решается на уровне СЭД, так как большинство СЭД поддерживает прикрепление нескольких версий документа к одной карточке и позволяет легко проследить весь ход работы над документом.
В то же время при организации баз данных, в том числе и по документам, каждой записи в БД (карточке на документ) обязательно присваивается уникальный идентификационный номер, который не повторяется во всей базе данных. Именно наличие такого номера позволяет программам работать с записями о документах в системе. Этот номер однозначно идентифицирует документ, вне зависимости от его вида, даты, автора и т.п. Он является именно уникальным идентификатором документа. Фактически, зная этот номер, нам не нужны какие-то другие данные, так как, введя этот номер в автоматизированную систему (СЭД), мы сразу получим на экран карточку данного документа, а если система полнотекстовая - то и сам документ. Поэтому проставление данного номера - уникального идентификатора документа получает другое содержание, которое представляется более целесообразным.