Оформление текста документов

В ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" [2] даны рекомендации по оформлению документов. Как правило, документы оформляются на формате бумаги А4 (210 на 297 мм.) и А5 (148 на 210 мм.). Кроме того, установлены минимальные размеры полей: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Обычно при изготовлении документов используется шрифт Times New Roman 12-14 кегля (для текстовых документов) и 10-12 кегля (для таблиц). Документы печатаются через 1,5 междустрочных интервала или, если планируется тиражирование документа с уменьшением, через 2 междустрочных интервала. Реквизиты: заголовок документа, отметка об исполнителе печатаются 10-12 кеглем.

Максимальная длина строки заголовок 28-30 знаков.

Многострочные реквизиты печатаются через 1 междустрочный интервал и отделяются друг от друга 2-3 междустрочными интервалами.

Наименование вида документа: ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ, СПРАВКА и др. пишут прописными буквами.

Расшифровка подписи оформляется на уровне последней строки наименования должности. При этом инициалы указываются перед фамилией и отделяются от фамилии пробелом.

От границы левого поля печатаются следующие реквизиты заголовок, отметка о наличии приложений, отметка об исполнителе, отметка о заверении копии, наименование должности в реквизите "подпись", слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ" в протоколе, слова "Примечание" и "Основание".

Абзац в тексте начинается с отступа в 1,25 или 1,27 см. (5 печатных знаков на пишущей машинке). Слово ПРИКАЗЫВАЮ в приказах пишется с абзаца.

При изготовлении документа на 2-х и более страницах, 2-я и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами на середине верхнего поля (верхний колонтитул) без слов "страница", "стр.", черточек и каких-либо других отметок [30].

В процессе работы с документом на нем проставляется ряд отметок, фиксирующих этапы работы с ним: о поступлении документа, о взятии его на контроль, об исполнении документа.

Эти отметки рассмотрены в гл. 4 "Организация работы с документами":

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию.

Контрольные вопросы к главе 3

1. Из каких этапов состоит подготовка документа?

2. Какие документы называются простыми?

3. Какие документы называются сложными?

4. Какие требования к тексту документа являются важнейшими?

5. За счет чего достигается краткость документа?

6. За счет чего достигается ясность текста документа?

7. Каким нормативным правовым актом определен язык текстов служебных документов Российской Федерации?

8. В каком виде может быть оформлен текстовой документ?

9. Какие реквизиты относятся к элементам текста документа?

10. Какие основные требования предъявляются к заголовку текста документа?

11. На какие вопросы отвечает заголовок к тексту?

12. Кем составляется заголовок к тексту документа?

13. Что такое реквизит документа?

14. В каком нормативном правовом акте изложены требования к оформлению реквизитов документа?

15. Что называется формуляром документа?

16. Что называется типовым формуляром документа?

17. Что определяет ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"?

18. В каком документе изложены требования к оформлению служебных документов?

19. Для каких целей используется ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"?

20. Что такое бланк документа?

21. Каким нормативным актом устанавливаются реквизиты бланка документа и правила его конструирования?

22. Каким нормативным правовым актом определяется порядок изготовления бланка с изображением Государственного герба Российской Федерации?

23. Каким нормативным правовым актом определяется состав

учреждений, имеющих право на использование бланка с изображением герба РФ?

24. Какие виды бланков может иметь организация?

25. Каким способом могут изготавливаться бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации?

26. Какие организации могут иметь бланк с изображением Государственного герба Российской Федерации?

27. Может ли на бланке организации помещаться изображение Государственного герба Российской Федерации или герба субъекта РФ и эмблемы организации одновременно?

28. Какие реквизиты входят в бланк письма?

29. Какие реквизиты может содержать общий бланк документа?

30. Какие реквизиты может содержать бланк конкретного вида документа?

31. Наличием каких реквизитов бланк письма отличается от общего бланка документа?

32. Какие виды документов могут быть составлены на общем бланке?

33. Какие требования предъявляются к реквизиту "наименование организации"?

34. Что входит в состав реквизита "справочные данные об организации"?

35. По каким реквизитам можно определить автора документа?

36. Что такое вид письменного документа?

37. На каких бланках проставляется реквизит "наименование вида документа"?

38. Для каких документов является обязательным реквизит "адресат"?

39. Как правильно указывается получатель при адресовании документа должностному лицу организации?

40. Кому может быть адресован служебный документ?

41. Каким нормативным правовым актом установлен порядок написания почтового адреса?

42. В каком порядке указываются составные части реквизита "адресат" при адресовании документа физическому лицу?

43. Как оформляется дата документа?

44. Что означает дата на общем бланке документа?

45. Что такое подпись на служебном документе?

46. Что включает в себя реквизит "подпись" в документе, оформленном на бланке?

47. Где проставляется подпись на служебном документе?

48. Каким должностным лицом подписывается приказ?

49. На каких документах ставятся две и более подписи?

50. Что называется грифом утверждения документа?

51. Как оформляется утверждение документа?

52. Где на документе размещается гриф утверждения?

53. Из каких элементов состоит гриф утверждения документа?

54. Какие документы подлежат утверждению?

55. В какой форме реализуется предварительное рассмотрение и оценка проекта документа?

56. Кем проставляются визы согласования документа?

57. Что такое виза официального документа?

58. Какие элементы включает в себя реквизит "виза согласования"?

59. Как оформляются замечания при согласовании документа?

60. Где на отправляемых документах проставляется виза согласования?

61. Где на внутренних документах, подлинники которых остаются в организации, проставляется виза согласования?

62. Что называется грифом согласования?

63. Из каких элементов состоит гриф согласования документа?

64. Из каких элементов состоит гриф согласования при согласовании одного документа другим?

65. Где на документе ставится отметка о наличии приложений?

66. В каком нормативно-методическом документе изложен порядок оформления отметки о наличии приложений?

67. Из каких элементов состоит отметка об исполнителе?

68. О каком должностном лице содержится информация в отметке об исполнителе?

69. Где на документе проставляется отметка об исполнителе?

70. С какой целью на документе проставляется отметка об исполнителе?

71. На каких документах проставляется реквизит "идентификатор электронной копии документа"?

72. Для чего используется реквизит "идентификатор электронной копии документа"?

73. На основании какого общероссийского классификатора проставляется реквизит "код формы документа"?

74. В каком общероссийском классификаторе перечислены виды документов, которым должны соответствовать наименования видов организационно-распорядительных документов организации?

75. По какому общероссийскому классификатору проставляется реквизит "код организации"?

76. Что означает реквизит "ОГРН"?

77. На основании чего проставляется реквизит "ИНН/КПП"?

78. Какой минимальный размер может иметь левое поле служебного документа?

79. Какой минимальный размер может иметь правое поле служебного документа?

80. Какой минимальный размер может иметь верхнее поле служебного документа?

81. Какой минимальный размер может иметь нижнее поле служебного документа?

82. Где проставляются номера страниц документа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"?

83. Какие форматы бумаги используются для изготовления служебных документов?

84. Какие данные документа указываются при его упоминании в тексте других документов?