3.1. Требования к тексту

Текст - главный реквизит любого документа. Именно ради него составляется и оформляется весь документ.

Составление текстов служебных документов занимает значительную часть рабочего времени сотрудников управленческого аппарата и требует больших усилий. Чтобы составить полноценный документ, прежде всего, надо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владеть достаточной информацией.

Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами:

При составлении распорядительных документов, например, приказов, следует, кроме того, изучить ранее изданные распорядительные документы как вышестоящей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия с ними и дублирования, заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы. Этот этап подготовки документа также легче провести, имея в отдельной базе данных тексты распорядительных документов организации.

Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть привлечены справки, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д. как имеющиеся на бумаге, так и находящиеся в базах данных организации.

Все чаще сегодня при подготовке документов используется полнотекстовая БД по документам организации, создаваемая в процессе их регистрации. Такая БД, лежащая в основе систем электронного делопроизводства (СЭД), является как бы кумулятивной базой знаний по всем документам, управленческим решениям, ранее принятым в учреждении, организации. Обращение к уже имеющимся документам организации при подготовке нового документа значительно повышает эффективность работы управленческого аппарата в целом, кардинально снижая число повторно разрабатываемых документов и дублирование при подготовке аналогичных, а иногда и противоречащих друг другу документов в различных подразделениях организации.

Зная на основании нормативных правовых актов и БД организации, как решаются подобные вопросы, собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа. При этом используют трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений. Так как значительное количество документов отражают повторяющиеся управленческие ситуации, то по возможности используются унифицированные формы из альбома унифицированных форм документов организации, заранее подготовленные шаблоны.

Проект документа редактируется и согласовывается. Последний этап - окончательное оформление и подписание документа.

В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам документов. Прежде всего, следует помнить, что служебный документ призван побудить к какому либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий.

Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса.

Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения.

Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.

Краткость достигается, прежде всего, отбором необходимой и достаточной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.

Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов.

Например:

Существенно улучшить качество информационного обслуживания помогла организация доступа к системе электронного делопроизводства на всех рабочих местах управленческого персонала компании.

Если поводом для создания какого-либо документа послужил другой документ, или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации-автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту.

Например:

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" или

На основании постановления Правительства РФ от 03.03.2012 N 186. "О федеральной целевой программе "Культура России (2012 - 2018 годы)" (в редакции постановления Правительства РФ от 27.12.2012).

К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых формул - языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Они вызваны, прежде всего, повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи. Наборы таких стандартных фраз и выражений используются при составлении актов, справок и других информационно-справочных документов.

В деловой переписке, особенно с иностранными корреспондентами, также принято использовать устойчивые фразеологические обороты, что помогает при переводе на другой язык.

При использовании компьютера эти стандартные фразы и выражения вводятся в память машины. Это так называемая функция "Автотекст" Microsoft Word, позволяющая автоматически вводить фрагменты текста. Служба ДОУ должна выявить, какие устойчивые словосочетания постоянно используются в документах, создаваемых сотрудниками, и внести эти фразы в компьютер. В дальнейшем этот набор фраз стандартно устанавливается службой по информационным технологиям на все новые компьютеры, а каждый сотрудник дополняет их уже своими собственными словосочетаниями, часто используемыми на данном рабочем месте.

Устойчивые словосочетания (языковые формулы) обеспечивают однозначность понимания текста, сокращают время на его подготовку и восприятие получателем, снижают вероятность опечаток.

Типовой набор элементов создается через меню Вставка, команда Автотекст. Этот набор типовых фраз и выражений можно быстро вставить при составлении индивидуального текста документа, набрав условное сокращение (несколько букв слова, аббревиатуру и т.п.) и нажав F3. Например, ввод двух букв РФ может преобразовываться компьютером в словосочетание Российская Федерация, ДОУ - документационного обеспечения управления, "Fond" - "The International foundation for socioeconomicand political studies (The Gorbachev Foundation)" и т.п. Также вводятся часто употребляемые названия организаций: ВНИИДАД - Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела. При этом элемент автотекста может иметь заранее заданное оформление, им может быть не только фраза, но и рисунок, формула, таблица и любой другой объект. MS Word включает в себя специальную панель инструментов Автотекст и заранее созданный набор наиболее часто встречающихся выражений, сгруппированный по темам: приветствие, прощание, подпись, указания. MS Word имеет также функцию автозавершения для автоматического ввода элементов автотекста. Достаточно набрать несколько первых букв, и заложенное в память машины выражение появится на экране в виде "всплывающей подсказки". Достаточно нажать Enter, и текст будет вставлен в документ. Особенно удобна функция "Автозаполнения" для вставки длинных названий и устойчивых словосочетаний (в MS Word 2007 нет термина Автотекст. Автозамена настраивается в Параметры Word - Правописание - Параметры автозамены).

Набирая сокращения и мнемонические аббревиатуры, сотрудники организации могут вводить такие словосочетания как: "Просим Вас изыскать возможность...", или "Принимая во внимание, что...", "В соответствии с достигнутой договоренностью..." и т.д.

Употребление устойчивых словосочетаний характерно для стиля служебных документов, так как в деловой документации большинство слов употребляется только с одним или ограниченной группой слов. В методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов приведен обширный алфавитный список наиболее употребляемых в деловой речи глагольно-именных словосочетаний по второму (именному) компоненту [4].

Например:

- архив - обрабатывать, сдавать в, создавать; вакансия - замещать, иметь; совещание - вести, готовить, закрывать, открывать, переносить, приглашать на, проводить, устраивать.

Кроме того, правильность сочетания слов легко проверить по Словарю сочетаемости слов русского языка [5]. Примеры употребления стандартных фраз, выражений и словосочетаний в служебных документах рекомендуется давать как приложения в инструкциях по делопроизводству или в правилах составления и оформления документов конкретных организаций. Такие справочные материалы желательно размещать в локальной сети организации на общедоступном ресурсе (корпоративном портале интранет и т.п.) с тем, чтобы сотрудники при подготовке документов могли постоянно к ним обращаться. Также можно пользоваться соответствующими словарями в сети Интернет.

При написании текстов документов нужно уделять внимание отбору слов. Следует избегать использования в одном предложении однокоренных слов, тавтологии.

Например:

- адресовать в адрес, следует отметить следующее, сентябрь месяц, шесть человек детей, памятный сувенир и т.п.

Трудности в восприятии текста документа часто вызывает наличие профессиональных терминов. Их употребление должно быть ограничено. В том случае, если термин может оказаться непонятным адресату, а его заменить нельзя, следует в скобках дать его объяснение.

Недопустимо употребление в служебных документах разговорных и устаревших слов, архаизмов, а в электронной почте - также специальных знаков-выразителей эмоций - "смайликов".

Например:

- канцелярист, учрежденец, классный, картинка смайлов и т.д.

Служебные документы отличает нейтральный тон. Переписка ведется от третьего лица, единственного или множественного числа, местоимения заменяются существительными (наша организация предлагает, компания согласна на..., фирма направляет или направляем Вам..., считаем возможным, пересылаем, приглашаем на работу и т.п.). В распорядительных документах, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица. Аналогично пишутся объяснительные записки, заявления, большая часть докладных записок (приказываю, предлагаю, прошу).

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения от 3-го лица единственного числа (совет директоров решил, правление постановляет и т.п.).

В совместных документах текст излагается от 1-го лица множественного числа (постановили, решили, предлагаем).

В протоколах используется форма изложения текста от 3-го лица множественного числа (слушали, выступили, постановили), а запись выступлений ведется от 3-го лица единственного числа (Иванов возражает... и предлагает).

Широкое распространение в служебных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации. Например: система электронного делопроизводства - СЭД; информационные технологии - ИТ; Российская Федерация - РФ; абсолютный - абс.; страница - с.; экземпляр - экз.; смотри - см.; год - г.; максимальный - макс.; тому подобный - т.п.; свыше - св. и т.д. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому применяются общепринятые сокращения. Кроме того, рекомендуется при первом употреблении сокращения в тексте в скобках давать его расшифровку. Например: ДОУ (документационное обеспечение управления). Написание сокращений ведется в соответствии с классификаторами технико-экономической информации и правилами русской орфографии. Однако эти документы не всегда бывают под рукой, поэтому рекомендуется использовать Словарь сокращений русского языка [6].

Также в качестве ориентира при использовании сокращений и при оформлении документа в целом можно использовать старую версию стандарта ГОСТ Р 1.5-2002 "Государственная система стандартизации РФ. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению" [7], содержащую ряд требований как к сокращениям, так и к нумерации заголовков, построению текста и т.п. К сожалению, в новую, существенно сокращенную редакцию этого ГОСТ 2004 года, эти положения не вошли.

Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые документы, т.е. содержащие один вопрос, значительно легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела), направлении на исполнение. Сложные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных подразделений. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вносится несколько вопросов, при постановке на контроль выделяется каждый вопрос, по каждому вопросу может быть назначен свой исполнитель и т.д.). Часто вызывает затруднения и вопрос о том, в какое именно дело поместить этот документ. Поэтому при составлении информационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу.

Протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по содержанию. Они формируются в отдельные дела, на обложках которых содержание не раскрывается, а указываются лишь вид документа, автор и даты.

При чтении документа большое значение имеет последовательность представления информации, четкое выделение ее основных частей, т.е. структура текста. Под структурой текста понимается совокупность текстовых компонентов, расположенных в определенной последовательности. В законодательных актах достаточно часто устанавливается структура текста важнейших, часто встречающихся видов документов. Например, в Трудовом кодексе [8] дана структура текста трудового договора, в Федеральном законе "Об акционерных обществах" [9] - структура текста устава акционерного общества. Обычно в тексте документа выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания или цели составления документа, в другой - выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации.

Например:

В ноябре 2013 г. Консалтинговая группа "Термика" проводит Выставку-конференцию "Автоматизированные технологии работы с документами". Будут обсуждены проблемы автоматизации документационного обеспечения управления на основе "реальных" проектов.

Приглашаем принять участие и подготовить свои предложения к выступлению на конференции.

Генеральный директор

А.Г. Цицин

В последнее время для облегчения восприятия информациии выделения сути документа рекомендуется начинать его с заключительной части, т.е. с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т.п., а затем подкреплять их обоснованиями.

Например:

Прошу дополнительно выделить + руб. на приобретение многофункционального устройства (копир-принтер-сканер факс) для канцелярии.

Использование универсального многофункционального устройства (МФУ) позволит организовать сканирование поступающих документов и дальнейшую их обработку в электронной форме, а также сократить расходы на распечатку факсов за счет использования технологии лазерной печати и картриджа повышенной емкости.

Можно составлять документы только из заключительной части, например, письма и заявления с просьбой без мотивировки, распоряжения с одной распорядительной частью.

Например:

Прошу принять меня на работу оператором сканирования на 0,5 ставки с 2 сентября 2013 года.

или

Службе ДОУ подготовить техническое задание на закупку системы электронного делопроизводства до 29.11.2013.

Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы - простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух-трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. Подобный прием помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при чтении документа.

Традиционно абзац печатается, отступив пять печатных знаков, а при компьютерном наборе - с отступом первой строки 1,25 см. Обычно текст печатают через 1,5 интервала. Последнее время все чаще встречается межстрочный интервал 1,15, что связано с распространением новых версий Microsoft Word, устанавливающих такой интервал по умолчанию. Текст в этом случае располагается достаточно компактно, но читается легче, чем набранный через один интервал.

В США и Великобритании принято текст документов печатать через один интервал, а каждый новый абзац отделять от предыдущего двойным интервалом, но печатать от полей [10], [11].

Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например, номер подпункта включает номера раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделяются точками. Например: 1.2.1; 1.2.2; 2.9.1 и т.д.

Процесс управления состоит из выполнения ряда функций, решения определенного круга задач, нередко порождаемых однотипными ситуациями, которые вызывают появление однотипных документов. Это явилось основанием для унификации уже самих текстов документов. Унифицированный текст управленческого документа может быть представлен в виде трафарета, анкеты, таблицы.

Под трафаретом понимают заранее подготовленный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая отражает конкретную ситуацию, фиксируемую данным документом. Такой документ в Microsoft Office называют шаблоном, и он сохраняется в виде файла с расширением *.dot.

Наличие трафаретного текста с полями для ввода переменной информации освобождает от необходимости каждый раз обдумывать, как составить документ, позволяет сосредоточиться на его фактическом содержании, т.е. не на том, как написать, а что написать, страхует от пропуска необходимой информации, значительно ускоряет подготовку самого документа и его восприятие (за счет унифицированного размещения изменяющихся данных). Лицо, читающее документ, может сразу найти в нем необходимую информацию, не тратя время на чтение всего документа). Практически составитель заполняет заранее составленный проект документа.

Например:

Подтверждаем получение Вашего заказа от [место для даты] на [место для наименования товара]. К сожалению, заказанное Вами изделие временно отсутствует на складе компании. Его поступление ожидается в течение [место для срока поступления товара]. Мы свяжемся с Вами немедленно после поступления товара на наш склад.

Спасибо, что пользуетесь услугами нашей компании.

С уважением, Старший менеджер

И.П. Сидоров

или

Напоминаем Вам, что с 00.00.0000 вступает в силу договор от 00.00.0000 N 000000-00 "О поставках...". В связи с этим просим проследить за своевременным переводом денег на наш счет и выслать копию платежного поручения по факсу (495)123-45-67 или электронной почте имя@домен.ru.

С уважением, Вице-президент

С.И. Иванов

Трафаретные тексты очень удобно использовать при рассылке однотипных писем широкому кругу адресатов. Это может быть приглашение на конференцию, предложение услуг, поздравление постоянных клиентов фирмы с праздником, напоминание об оплате и т.п.

Например:

Господину (И.О.Ф.)

Уважаемый (имя, отчество)

Так как оборот Ваших закупок превысил объем ... руб., мы рады сообщить Вам о введении дополнительной скидки в размере ... %, действующей на закупки до 01.06.2013.

С наилучшими пожеланиями,

Директор

или

Ваше письмо с просьбой установить систему сигнализации марки ... получено и зарегистрировано за N...

Работы будут выполнены после перечисления на наш расчетный счет ... в ... отделении Московского коммерческого банка ... руб.

Сигнализация будет установлена в двухнедельный срок с момента поступления денег на наш счет.

Коммерческий директор

или

Уважаемый господин ...

В соответствии с Вашим запросом направляем дополнительный информационный материал об интересующих Вас продуктах.

Срок поставки заказанного количества - две недели. Партии объемом до ... шт. могут поступить в Ваше распоряжение немедленно.

Если полученные продукты будут Вами одобрены, мы с удовольствием выполним более крупный заказ.

С дружеским приветом,

Старший менеджер

Наибольшая повторяемость текстов встречается в документах, направляемых в адрес подведомственных организаций.

Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях деятельности, причем как в пределах одной организации, так и системы однородных организаций, организаций одного ведомства или группы однородных организаций разных ведомств.

Методика разработки трафаретных текстов такова:

- выявляются типовые управленческие задачи;

- собирается информация, необходимая и создаваемая в процессе их решения;

- составляется проект унифицированного текста документа, отражающего выявленную типовую ситуацию,

- проект согласовывается со специалистами, составляющими эти документы или работающими с ними. При этом особое внимание следует обращать на употребление профессиональных терминов;

- проект окончательно редактируется и оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" [2].

Программы типа MS Word предусматривают создание документов на основе типовых форм - "шаблонов", содержащих как заранее заданные элементы оформления, так и трафаретные тексты.

При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого вида документа.

В зависимости от назначения документа трафаретные тексты создаются на чистом листе (для внутренней документации) или на базе уже спроектированных бланков организации.

Как правило, типовой текст уже имеет заранее заданное оформление (форматирование). Шаблон может также иметь и другие заранее настроенные параметры оформления документа, расположения реквизитов. Настройка панелей инструментов и создание набора быстрых клавиш для каждого шаблона позволяет упростить и ускорить работу, убирая с экрана ненужные для подготовки данного документа кнопки и добавляя специально созданные кнопки, команды и макросы.

В компьютерных программах, предназначенных для набора и оформления текстов (текстовых редакторах), типовые (трафаретные) формы документов называются template и переводятся словом "шаблон".

Разработка и создание сложных шаблонов, как правило, производится совместно лицом, ответственным за делопроизводство, или соответствующим специалистом (юристом, кадровиком, бухгалтером, менеджером и т.п.) и сотрудником отдела информатизации (программистом). В небольших организациях, где все обязанности по документационному обеспечению возложены на секретаря-референта, он же выполняет работу и по созданию шаблонов документов.

Шаблоны могут содержать текстовые поля, которые подсказывают составителю документа, куда и в какой последовательности надо вводить переменную информацию. Такие поля могут выполняться скрытым текстом, который не выводится на печать, но виден на экране в режиме просмотра скрытых символов. Особенно удобно это для документов, которые почти полностью формализованы с точки зрения порядка и состава данных, но индивидуальны с точки зрения содержания.

Использование заранее разработанных типовых текстов и шаблонов значительно ускоряет процесс составления документов и уменьшает количество возможных ошибок.

Создание шаблонов рационально построить в следующей последовательности. Сначала создается шаблон, содержащий наиболее общие параметры: формат бумаги, поля, нумерация страниц и т.п. На его основе строятся бланки документов (общий, для письма, отдельных видов документов). А на их основе, в свою очередь, строятся шаблоны конкретных документов. Таким образом, все элементы оформления и все содержание документа будет повторяться во всех документах, создаваемых на основе более общих шаблонов.

Упрощает создание документа наличие в шаблоне полей-списков - раскрывающихся списков элементов, из которых можно выбирать необходимые значения. Например, из списка выбирается вид документа.

Рис. 3.1

Если работа сотрудника связана с созданием однотипных документов на базе небольшого количества шаблонов (например, выписка наличного и безналичного счета; оформление 3-4 типовых договоров и т.п.), то имеет смысл вынести кнопки быстрого запуска этих шаблонов либо на панель инструментов MS Word, либо непосредственно на рабочий стол Windows. Проще всего поместить соответствующие шаблоны путем перетаскивания непосредственно на рабочий стол (как правило, шаблоны документов располагаются в директории MS Office\ Шаблоны либо в папках с расположением типа \Documents and Settings\Имя_пользователя\Application Data\Microsoft \ Шаблоны или \Users\Имя_пользователя\Documents\Пользовательские шаблоны Office). В организациях часто шаблоны размещаются на центральном компьютере (сервере). В этом случае место размещения шаблонов указывается в настройках (Сервис-Параметры-Расположение).

Для создания кнопки, вызывающей новый документ на базе конкретного шаблона, придется написать небольшой макрос типа Sub MAIN

FileNew .Template = "C:\MSOffice\Шаблоны\ Имя шаблона.dot", .NewTemplate = 0

End Sub

Еще один вариант - помещение часто используемых шаблонов на панель Microsoft Office.

Для записи макроса установите указатель на надпись "ЗАП" в строке состояния и дважды нажмите кнопку мыши. На экране появится окно диалога "Запись макроса". Другой способ открытия этого окна диалога: в меню Сервис выбрать команду "Макрос", а затем нажать кнопку "Записать".

В версиях MS Word 2010 и 2013 для использования этой функции надо включить ленту "Разработчик": в меню Файл -выбрать Параметры и на вкладке Настроить ленту в правой части установить флажок для отображения ленты "Разработчик".

В поле "Имя макроса" введите имя нового макроса. Оно должно начинаться с буквы и содержать только буквы и цифры. Если вас устраивает имя макроса, предложенное по умолчанию, пропустите этот шаг.

Рис. 3.2

При желании введите краткое описание макроса в поле "Описание" (оно будет появляться справа внизу экрана в строке состояния каждый раз, когда вы будете выбирать соответствующую кнопку меню).

При присвоении макросу пункта "меню" или кнопки на панели инструментов это описание возникает в строке состояния при указании на соответствующий пункт "меню" или кнопку на панели инструментов. Описание может содержать до 255 символов, но на панели инструментов будет появляться не более 100 символов.

Для присвоения макросу кнопки на панели инструментов, пункта меню или сочетания клавиш нажмите соответствующую кнопку. После окончания присвоения нажмите кнопку "Закрыть" в окне диалога "Настройка" для начала записи макроса. Курсор примет форму стрелки с изображением микро-кассеты.

Проделайте действия, которые следует включить в макрос.

Действия, проделанные с помощью мыши, не записываются. Для записи действий (например, выделения текста или перемещения курсора) используйте клавиатуру. Мышь может быть использована для выбора нужных команд и параметров.

Выполните ту последовательность операций, которая войдет в макрокоманду: Выберите меню "Файл" "Создать". В открывшемся окне выберите необходимый шаблон, убедитесь, что в разделе "Новый документ" выбран именно документ, а не шаблон и нажмите кнопку "ОК". Для окончания записи макроса нажмите кнопку "Стоп" на панели "Запись макро команд": кнопка .

Создание типового набора шаблонов для всей организации, а затем шаблонов документов для каждого сотрудника в соответствии с кругом его обязанностей требует затрат времени, определения четкого круга обязанностей каждого сотрудника, списка документов, готовящихся тем или иным сотрудником, в общем - проведения небольшого обследования всей организации, учреждения, фирмы. Однако, выполнив такую работу и разместив на "рабочем столе" каждого сотрудника шаблоны для создаваемых им документов, можно заметно ускорить и повысить качество документов и работы всего управленческого персонала.

В особую группу нужно выделить обязательные унифицированные формы документов, которые разрабатываются для наиболее массовых видов документов. Такие унифицированные формы составляются и утверждаются, как правило, организацией, возглавляющей отрасль.

Например, на основе постановления Правительства РФ "О первичных учетных документах" от 08.07.1997 N 835 [12] альбомы форм первичных учетных документов разрабатываются и утверждаются Госкомстатом.

В кадровой службе должны быть шаблоны, сделанные на основе унифицированных форм приказов по личному составу (формы Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-6, Т-6а, Т-8, Т-8а, Т-9, Т-9а, Т-11, Т-11а), а также выполненные в произвольной форме пообразцу унифицированных форм шаблоны приказов на менее распространенные, но встречающиеся в данной организации ситуации, например, об отзыве из отпуска, о возложении обязанностей и т.п.

В этих формах последовательно указано, какие показатели и информация в них должны быть отражены. Такие документы только заполняются, что не только облегчает работу составителя, но и позволяет создавать на их основе большие БД. Они гарантируют представление полной информации, расположенной в определенной последовательности и удобной для обработки. Унифицированные формы издаются и распространяются как в виде печатных форм, так и в электронном виде, что упрощает создание на их основе шаблонов документов для конкретной организации.

Первичные бухгалтерские документы, как правило, унифицированы и при их составлении лишь вписываются (заполняются) части текста. К их заполнению нормативные правовые акты предъявляют особые требования.

В отличие от документов других систем документации, в бухгалтерских документах подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. Если допущена ошибка, то неправильный текст или сумма не замазываются, как это делается в обычных документах, а зачеркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма [13].

Затем исправление оговаривается надписью "исправлено" и подтверждается подписью лица, подписавшего документ, и датой исправления.

В первичных бухгалтерских документах показатели денежных сумм часто выражаются не только цифрами, но и, чтобы избежать возможных ошибок, даются в словесном варианте. При их написании следует помнить, что количественные числительные склоняются. При этом изменяются все части сложных и составных числительных. Например, с семьюстами двадцатью пятью рублями; до трехсот восьмидесяти тысяч рублей.

Служебный документ может быть оформлен не только в виде сплошного текста, но также в виде анкеты или таблицы.

В настоящее время широкое распространение получили анкеты - "опросные листы для получения определенных сведений" [15].

Наиболее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет, например, анкета госслужащего утверждена распоряжением Правительства [16].

Анкетирование - один из основных методов в социологических исследованиях. С его помощью удобно собирать любые сведения по заранее разработанной определенной программе. В анкете текст формализован, информация расположена в строго зафиксированной последовательности. Их легко обрабатывать на компьютере. Постоянная информация в анкете должна быть представлена в тщательно продуманных и сформулированных вопросах с однозначным пониманием. Если вопрос может быть понят по-разному, ответы свести будет крайне сложно. Рекомендуется при составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта выражать именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Переменная информация в анкете может быть выражена заранее подготовленным ответом типа "да-нет", развернутым ответом, числовыми показателями.

Таблица - это перечень сведений о чем-либо или о числовых данных, приведенных в определенную систему и расположенных по графам. Таблица позволяет представить информацию в наиболее компактном и наглядном виде.

Слово "таблица" помещается слева над таблицей и выделяется разрядкой (табл. 3.1).

Таблица 3.1