Подготовка дел для архивного хранения

Ежегодно в начале года проводится работа по оформлению дел, завершенных в делопроизводстве, и передаче их в архив организации. Как правило, дела находятся в оперативной работе в течение следующего за операционным годом. Так как документы, относящиеся к тому или иному делу, могут поступить в организацию в конце года, исполняться длительное время и быть завершены делопроизводством уже в следующем году, к документам могут подшиваться подготовленные на их основе ответные документы и т.п., поэтому дело не закрывается в течение всего следующего года, и только затем проводится обработка дела. Например, дела за 2013 г. будут оформляться для последующего хранения в 2015 г. Оформление дел и подготовка их к длительному и постоянному хранению производится в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций [4] и Методическими рекомендацииями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [22].

Обработка дел включает в себя проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел; составление описей на дела постоянного и долговременного сроков хранения.

Экспертиза ценности документов

С экономической точки зрения хранить все бумажные документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Кроме того, найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно, поэтому проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов "с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев".

Фактически экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов. Первый раз ценность документов и сроки их хранения определяются предварительно, на стадии составления номенклатуры дел, когда, на основании типового и примерных перечней в ней указываются предполагаемые сроки хранения дел. Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив организации. И в третий раз ценность документов уточняется в случае передачи их на постоянное хранение из архива организации в Государственный архив.

Экспертиза ценности документов в организациях проводится под руководством постоянно действующей Экспертной комиссии (ЭК), согласующей номенклатуру дел организации, описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (с истекшими сроками хранения).

Общий порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции можно найти в Основных правилах работы архивов организаций [4] и в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [22]. В январе 1995 г. приказом Федеральной архивной службы России было утверждено "Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации" [9]. На его основе разрабатывается положение об ЭК конкретной организации. В крупных организациях создается Центральная экспертная комиссия - ЦЭК, положение о которой составляется на основе Примерного положения о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства, ведомства Российской Федерации, утвержденного приказом Росархива от 17.03.1998 N 19 [10].

Экспертная комиссия образуется приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих документы организации, а также руководителей службы ДОУ, архива организации, бухгалтерии и кадровой службы. В небольших организациях в состав экспертной комиссии входят секретарь, ведущий делопроизводство данной организации, бухгалтер и лицо, отвечающее за работу с документами по личному составу.

Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их решения принимаются большинством голосов, заседания протоколируются. Протоколы подписывает председатель и секретарь комиссии и утверждает руководитель организации.

Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление их на три группы:

- основная документация, наиболее полно отражающая деятельность организации по выполнению основных функций и задач (положения, приказы, планы, отчеты, доклады, обзоры, протоколы собраний и совещаний, переписка с органами власти, с вышестоящими организациями по вопросам деятельности), так как эти документы в основном подлежат постоянному хранению;

- оперативная документация содержит сведения, необходимые для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерскому учету и отчетности, снабжению и сбыту, административно-хозяйственным вопросам и т.д.), так как для этой категории документов устанавливаются временные сроки хранения;

- документация по личному составу (приказы, личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим и т.п.), так как эта документация имеет длительный срок хранения, к ней часто обращаются для наведения справок по заявлениям граждан о трудовом стаже, заработной плате и др. вопросам, она хранится в организации долговременно.

Проведение экспертизы начинается с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как производственные отделы и бухгалтерия. В пределах каждого подразделения просматривают сначала наиболее важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинники документов, наиболее полно характеризующих основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.д.

Если по какой-либо причине подлинники документов постоянного срока хранения отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии этих документов.

Дублетная документация (размноженная в нескольких экземплярах и направленная для сведения в различные структурные подразделения) подлежит уничтожению. На постоянное хранение оставляется подлинник в том структурном подразделении, где он был составлен. Однако если на дублетном документе имеются какие-либо ценные пометки, отсутствующие на подлиннике, или подлинник находится в плохом физическом состоянии, дублетный документ также оставляют на хранение.

Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.

Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства организаций, и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т.п.).

Основными перечнями, используемыми при составлении номенклатур дел, проведении экспертизы ценности и определении сроков хранения документов являются типовые перечни:

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения [24];

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения [12].

Коммерческие организации могут также воспользоваться методическими рекомендациями "Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических хозяйственных структур)" [13].

Так как типовые перечни не могут охватить всю специфику отдельных отраслей деятельности, разрабатываются и отраслевые перечни, например, "Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения" [14], "Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений ГПС, учреждений, организаций системы МЧС России с указанием сроков хранения" [15], "Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сбербанка России и его филиалов" [16] и т.п. Свои перечни готовят и архивные учреждения субъектов федерации.

Сроки хранения документов акционерных обществ, в соответствии с Федеральным законом "Об акционерных обществах" [17] установлены Положением "О порядке и сроках хранения документов акционерных обществ" (утверждено постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 N 03-33/пс) [18].

В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанавливаются постоянные или временные: один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцать лет и т.д. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела.

В процессе экспертизы ценности проводится анализ фактического содержания имеющихся в деле документов путем полистного просмотра дел.

Если при просмотре дела обнаружено, что вместе с документами постоянного хранения в нем значительное количество документов временного хранения, дело переформируется, и документы постоянного хранения отделяются от документов временного хранения.

Если в деле содержатся документы временного хранения, но различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле документы годичного, трехгодичного и пятилетнего хранения - все дело хранится пять лет.

В процессе экспертизы ценности документов выделяются четыре группы дел:

- постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив;

- длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);

- временного хранения (до 10 лет);

- подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения.

Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив организации.

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована.

Акт рассматривается и одобряется на заседании ЭК (ЦЭК) организации, утверждается экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт. Рассмотрение и утверждение актов о выделении документов к уничтожению проводится только одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период и описей дел по личному составу.

В небольших организациях, не сдающих свои документы на государственное хранение и самостоятельно решающих вопросы хранения и уничтожения дел, составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и проводится их уничтожение, но только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации. Любая организация, независимо от формы собственности и видов деятельности, обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учет.

Однако необходимо подчеркнуть, что сроки хранения, установленные в перечнях, являются минимальными, т. е. организация не имеет права уничтожать документы до истечения установленных сроков их хранения. В то же время документы с истекшими сроками хранения могут продолжать храниться в организации и использоваться в информационно-справочных целях. Этот вопрос становится особенно актуальным с увеличением доли документов, существующих в электронной форме. Современные информационные системы обеспечивают хранение и оперативное использование больших массивов документов в электронной форме, позволяя хранить и использовать документы в течение значительного времени, тем самым существенно повышая возможности информационно-справочной работы службы ДОУ. Достаточно распространена и ситуация, когда документы существуют в бумажной форме, и в то же время в полнотекстовой системе (СЭД) в информационно-справочных целях используются электронные копии этих документов. В этом случае, бумажные документы, по истечении установленных сроков хранения, могут выделяться к уничтожению, а их электронные копии остаются в системе.

С другой стороны, если принято решение о выделении как бумажных, так и электронных документов к уничтожению, СЭД позволяет легко генерировать списки документов с истекшими сроками хранения, составлять на их основе акт о выделении к уничтожению и удалять выделенные к уничтожению документы из базы данных. В этом случае сроки хранения документов должны учитываться при выполнении резервных копий на внешних носителях. Точно так же, как в одно дело не должны подшиваться документы с разными сроками хранения, служба ИТ не должна записывать документы с разными сроками хранения на один носитель. Это позволяет, после согласования описей и акта о выделении к уничтожению ЭК организации и утверждения руководителем, произвести как удаление документов из БД, так и уничтожение внешних носителей (CD, DVD дисков).