- •Предисловие
- •Введение
- •Глава 1. Нормативная правовая и методическая основа современного делопроизводства
- •1.1. Правовая основа делопроизводства. Федеральные законы
- •1.2. Правовая основа делопроизводства. Указы Президента Российской Федерации и постановления Правительства Российской Федерации Указы Президента рф
- •Постановления Правительства рф
- •Контрольные вопросы к главе 1
- •Список источников и литературы к главе 1
- •Организационная форма
- •Глава 2. Организация делопроизводственной службы
- •Структура службы доу
- •Численность службы доу
- •Расчет численности основного персонала работников службы документации (службы доу) [1]
- •Организационно-правовые документы службы доу
- •Положение о службе доу
- •Должностные инструкции
- •Инструкция по делопроизводству
- •Контрольные вопросы к главе 2
- •Список источников и литературы к главе 2
- •Глава 3. Основные требования к составлению и оформлению документов
- •3.1. Требования к тексту
- •Тематический заголовок (может и не быть)
- •Подготовка документов на иностранных языках
- •3.2. Элементы текста документа Заголовок к тексту
- •Отметка о наличии приложения
- •3.3. Оформление документа Бланк документа
- •Эмблема
- •Наименование автора документа
- •Вид документа
- •Дата и регистрационный номер документа
- •Ссылка на регистрационный номер и дату документа
- •Место составления или издания
- •Адресование документа
- •Согласование документа
- •Подписание документов
- •Использование электронной подписи
- •Утверждение
- •Отметка о заверении копии
- •Отметка об исполнителе
- •Идентификатор электронной копии документа
- •Оформление текста документов
- •Контрольные вопросы к главе 3
- •Список источников и литературы к главе 3
- •Глава 4. Организация работы с документами
- •Основные этапы работы с документами
- •Прием и первичная обработка документов
- •Распределение поступивших документов
- •Резолюция на документе
- •Регистрация документов
- •Контроль за исполнением документов
- •Информационно-справочная работа
- •Отправка документов
- •Контрольные вопросы к главе 4
- •Список источников и литературы к главе 4
- •Глава 5. Систематизация и обеспечение сохранности документов Номенклатура дел
- •Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел
- •Формирование дел
- •Хранение документов и дел
- •Подготовка дел для архивного хранения
- •Экспертиза ценности документов
- •Оформление дел, составление описей и сдача дел в архив
- •Контрольные вопросы к главе 5
- •Список источников и литературы к главе 5
- •Глава 6. Организация электронного документооборота
- •Регистрация документов в сэд
- •Организация маршрутизации документов
- •Электронная подпись
- •Информационно-справочная работа
- •Обеспечение сохранности документов в электронной форме
- •Использование "облачных" технологий
- •Контрольные вопросы к главе 6
- •Список источников и литературы к главе 6
Использование электронной подписи
Вопросы использования электронной подписи (ЭП) необходимо рассмотреть более подробно, так как в связи с расширением сферы применения электронных документов использование ЭП начинает приобретать массовый характер.
Вопросы придания юридической силы документам в электронной форме основаны на положениях Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (ред. от 02.07.2013) [32].
До принятия этого закона в российском законодательстве использовалось другое понятие - "электронно-цифровая подпись".
Рассмотрим основные концепции, лежащие в основе юридически значимого электронного документа и электронной подписи.
Первые упоминания в отечественном законодательстве и нормативно-правовых актах о возможности использования документов в электронной форме, подписания документов электронно-цифровой подписью насчитывают более десяти лет. Потребность в быстром обмене документами с использованием электронных каналов связи возникла уже в ходе экономических преобразований в начале 1990-х годов.
Однако на этом этапе первоначально решалась лишь задача оперативного обмена электронными документами между организациями. В первую очередь широкое распространение получили системы обмена банковскими документами типа "клиент-банк". В принятой в конце 1994 г. I части Гражданского кодекса [27] была заложена возможность использования при совершении сделок "электронно-цифровой подписи ... в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон" (ст. 160 Письменная форма сделки), а также предусматривалась возможность заключения договора "путем обмена документами посредством ... электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору" (ст. 434). Принятый в 1995 г. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" [28], зафиксировал, что "Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования".
Законодательство предусматривало использование ЭЦП только на уровне двусторонних взаимоотношений, и было необходимо предусмотреть механизм, позволяющий перевести электронные документы в сферу публичных взаимоотношений, т.е. приблизить возможности использования электронного документа к возможностям традиционного документа на бумаге. Поэтому в начале 2002 г. и появился анализируемый Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" [26]. Целью этого закона было "обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе".
При работе с документом необходимо решить две главные задачи:
1. Однозначно идентифицировать подписавшего, то есть автора, отвечающего за документ.
2. Гарантировать, что электронный документ (файл) не был видоизменен после его подписания.
Эти задачи решало использование технологии электронно-цифровой подписи. Что же такое электронно-цифровая подпись? В определении Федерального закона "Об электронной цифровой подписи" [26]: "электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе" (ст. 3).
Таким образом, если отбросить технические детали, в основе мы имеем две технологии - технологию шифрования (криптографического преобразования) с использованием закрытого ключа и технологию так называемой "хэш-суммы" для того, чтобы убедиться, что документ не был видоизменен с момента его подписания. Для того чтобы подписать документ, мы должны использовать специальный код, так называемый "закрытый ключ" (или "секретный ключ"), который служит для шифрования. В терминах Федерального закона "Об электронной цифровой подписи" [26]: "закрытый ключ электронной цифровой подписи - уникальная последовательность символов, известная владельцу сертификата ключа подписи и предназначенная для создания в электронных документах электронной цифровой подписи с использованием средств электронной цифровой подписи". А для проверки подписи используется другой, так называемый "открытый ключ" (или "публичный ключ"). Официальное определение гласит, что "открытый ключ электронной цифровой подписи - уникальная последовательность символов, соответствующая закрытому ключу электронной цифровой подписи, доступная любому пользователю информационной системы и предназначенная для подтверждения с использованием средств электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе".
Каждому закрытому ключу соответствует парный ему открытый ключ. Когда говорят об использовании электронных документов в сфере публичных взаимоотношений, это подразумевает, что открытый ключ должен быть легко доступным. Следовательно, необходимо обеспечить механизм распространения таких ключей. Если электронный документ, подписанный ЭЦП, получен по электронным каналам связи, то необходимо иметь возможность быстро получить и открытый ключ, позволяющий проверить подлинность этой ЭЦП. С другой стороны, нужно обеспечить и подлинность получаемого открытого ключа. Когда вам прислали электронный документ, подписанный Ивановым, и открытый ключ для проверки подписи Иванова, то должен быть механизм, позволяющий быть уверенным, что и документ, и открытый ключ не фальсифицированы. Именно для решения этой проблемы технология ЭЦП предусматривает наличие удостоверяющих центров.
Федеральный закон "Об электронной подписи" [32] расширил понятие электронной подписи, введя новые виды подписей. Если в 2002 г. Федеральным законом был установлен только один вид подписи - электронно-цифровая, - то с 2011 г. видов подписей уже три: простая подпись, а также усиленная электронная подпись, которая, в свою очередь, делится на квалифицированную и неквалифицированную цифровые подписи. При этом именно усиленная квалифицированная электронная подпись наиболее близка по своему характеру со старой электронно-цифровой подписи, и именно она имеет юридическую силу во всех случаях, т.е. "признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью" [32, ст. 6]. Использование же других типов подписей - простой и неквалифицированной подписи, возможно только в случаях, непосредственно установленных федеральными законами или при наличии соглашений между участниками электронного взаимодействия.
Какой принцип работы удостоверяющих центров? Удостоверяющий центр, в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи" [32] это - "юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные Федеральным законом". Закон предусматривает аккредитацию удостоверяющего центра - признание уполномоченным федеральным органом (Минкомсвязи России) соответствия удостоверяющего центра требованиям законодательства.
Удостоверяющий центр:
1) создает сертификаты ключей проверки электронных подписей и выдает такие сертификаты лицам, обратившимся за их получением (заявителям);
2) устанавливает сроки действия сертификатов ключей проверки электронных подписей;
3) аннулирует выданные этим удостоверяющим центром сертификаты ключей проверки электронных подписей;
4) выдает по обращению заявителя средства электронной подписи, содержащие ключ электронной подписи и ключ проверки электронной подписи (в том числе созданные удостоверяющим центром) или обеспечивающие возможность создания ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи заявителем;
5) создает по обращениям заявителей ключи электронных подписей и ключи проверки электронных подписей;
6) ведет реестр выданных и аннулированных этим удостоверяющим центром сертификатов ключей проверки электронных подписей (далее - реестр сертификатов), в том числе включающий в себя информацию, содержащуюся в выданных этим удостоверяющим центром сертификатах ключей проверки электронных подписей, и информацию о датах прекращения действия или аннулирования сертификатов ключей проверки электронных подписей и об основаниях таких прекращения или аннулирования;
7) устанавливает порядок ведения реестра сертификатов, не являющихся квалифицированными, и порядок доступа к нему, а также обеспечивает доступ лиц к информации, содержащейся в реестре сертификатов, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет";
8) проверяет уникальность ключей проверки электронных подписей в реестре сертификатов;
9) осуществляет по обращениям участников электронного взаимодействия проверку электронных подписей;
10) осуществляет иную связанную с использованием электронной подписи деятельность.
Таким образом, мы получаем систему центров, которые выдают ключи электронной подписи для подписания документов и хранят общедоступные ключи (ключи проверки электронной подписи) для проверки этой подписи.
Для предотвращения злоупотреблений при создании ключа удостоверяющим центром все сведения "подтверждаются предъявлением соответствующих документов" (ст. 9 п. 2). Закон предусматривает, что один человек может быть владельцем нескольких ключей для подписания документов, например, одну подпись по работе, другую для подписания личных документов, а, может быть, и третью - работая в другой организации по совместительству.
Поскольку система удостоверяющих центров при всеобщем использовании, включая международный обмен документами, предполагает возможность оперативного, практически незаметного для пользователя получения ключей проверки подписи через Интернет, возникает вопрос надежности самих удостоверяющих центров. Закон предусматривает наличие федерального уполномоченного органа (им является Минкомсвязи России), выполняющего функции головного или "корневого" удостоверяющего центра, который будет вести списки, контролировать работу всех остальных.
Именно наличие единой системы удостоверяющих центров (УЦ) позволяет пользователю получить для себя один ключ в любом УЦ и в дальнейшем в течение всего периода жизни ключа подписывать им все документы, направляемые в любые организации.
Подробнее работа с электронной подписью рассмотрена в главе 6.
