Регистрация документов

Регистрация - подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных обо всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы [6].

Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

В процедуре регистрации выделим три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации - это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, карточку, электронную картотеку) для создания базы данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам организации.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и существенно меньше учетного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении документа в организацию.

Документы должны регистрироваться один раз. В крупном учреждении регистрацию ведет группа регистрации канцелярии. В небольшом учреждении, фирме все документы регистрирует централизованно секретарь.

Регистрацию внутренних документов обычно проводят децентрализовано по группам документов - в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности - в канцелярии, по кадрам - в отделе кадров. Во время использования при регистрации документов автоматизированной системы делопроизводства (СЭД) при децентрализованной регистрации, сведения о документах вносятся в единую базу данных по документам организации. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

Из входящего документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

- дата получения;

- регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;

- дата документа;

- регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-автором;

- автор (корреспондент) - т.е. чей это документ;

- заголовок (о чем документ, т.е. краткое содержание документа);

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, подпись автора резолюции, дата);

- срок исполнения;

- исполнитель (кто с ним работает);

- ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполнен);

- номер дела (куда документ помещен после исполнения).

В автоматизированной системе регистрации дата и регистрационный номер присваиваются документу автоматически программой (СЭД), после чего они переносятся на документ в виде регистрационного штампа, который может проставляться от руки или надпечатываться на принтере, могут использоваться и отдельно распечатываемые наклейки (не рекомендуется для документов постоянного и долговременного сроков хранения, так как пока нет информации о стойкости клеящего слоя и сохранности наклеек). В случае печати на принтере часто вместе с регистрационным номером печатается штрих-код, ускоряющий по следующую обработку документа.

Кроме того, при регистрации документа в СЭД каждому документу в системе присваивается уникальный порядковый номер - внутренний уникальный идентификатор документа в системе, который может наноситься на документ вместе с регистрационным номером, а также в виде штрих-кода (реквизит 30, см. ГОСТ Р 6.30-2003 [4] - идентификатор электронной копии документа), позволяющий однозначно идентифицировать документ в системе и моментально его найти.

При заполнении поля "автор" (корреспондент) используется справочник - адресная книга. Важно следить, чтобы в адресной книге не появлялось дублетных записей, т. е. одна организация не была записана под несколькими именами. Название организации может использоваться как полное, так и краткое. Распоряжением Администрации Президента РФ и Аппарата Правительства РФ [7] утверждается Перечень полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти. Краткое название других организаций, если оно есть, записывается строго в соответствии с официальным наименованием, указанным на бланке организации.

В зависимости от вида регистрируемого документа сведения о нем (заполняемые поля) в регистрационной карточке могут меняться.

Организации могут вносить дополнительные поля (данные) в регистрационную карточку с учетом своей специфики. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д.

Состав реквизитов регистрации в зависимости от характера документов и задач использования информации может быть до полнен такими реквизитами:

- гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

- внутренняя переадресация документов по исполнителям;

- код по тематическому классификатору;

- ключевые слова;

- количество листов документа;

- наличие приложений;

- должностное лицо, поставившее документ на контроль;

- промежуточные сроки исполнения;

- перенос сроков исполнения;

- срок хранения документа;

- статус документа (проект, версия);

- вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

Вместо реквизита "ключевые слова" в системе электронного делопроизводства (СЭД) может использоваться заложенный в систему рубрикатор.

Вместо указания отдельно поля "срок хранения документа" может использоваться поле "номер дела по номенклатуре". В этом поле проставляется номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ или к которому относится электронный документ. Так как номенклатура дел содержит сроки хранения, то тем самым предварительно устанавливаются сроки хранения регистрируемых документов.

Также в СЭД обычно используется поле "Связанные документы". В нем устанавливается взаимосвязь между карточками документов - входящий в ответ на исходящий и т.п. Связь может быть установлена между целым рядом документов - например, входящее письмо, подготовленная на его основе докладная записка, приказ, план, отчет и т.п. При этом сами бумажные документы могут храниться в различных подразделениях, например, планы и отчеты - в плановом отделе, приказы - в секретариате и т.п., а СЭД позволяет, найдя карточку одного документа, быстро найти и все карточки связанных документов, а если используется полнотекстовая СЭД, с прикрепленными к карточке документами - оперативно ознакомиться с самими документами.

При использовании полнотекстовой СЭД к заполняемой регистрационной карточке прикладываются файлы документа. Если документ поступил в традиционном (бумажном) виде - это отсканированный образ документа в виде картинки формата *.tiff и текстовый файл - результат распознавания документа. Если документ создан в организации либо поступил в электронном виде, то к карточке прикрепляется исходный файл или файлы документа. Например, сопроводительная записка может быть в формате Microsoft Word, электронная таблица с вычислениями в Microsoft Excel, технический чертеж в AutoCAD и т.п. Все эти файлы могут составлять один документ с приложениями.

Возможны три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (СЭД).

Журнальная система регистрации используется тогда, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков.

Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела (журнальная система регистрации была введена в России в 1720 г. Генеральным регламентом Петра I), так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

Более удобной является карточная система регистрации документов, получившая распространение с конца XIX в.

Форма карточки (РКК - регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

Часто используется следующая форма регистрационной карточки на формате А5 (148х210) или А6 (105х148) (рис. 4.4).

Рис. 4.4

Вычертив на формате А5 или А6 такую форму карточки, ее тиражируют, выбрав достаточно плотную бумагу (желательно 180-200 г/м2). Для различных регистрируемых групп документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

Для введения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек (РКК) определяется организацией. Таких карточек заполняется столько, сколько предполагается вести картотек. Заполнив карточки, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую - в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним.

Регистрационная картотека имеет ряд преимуществ по сравнению с журнальной системой регистрации, в первую очередь - расширение числа поисковых признаков, например, одна карточка ставится в сроковую картотеку, другая - в тематическую, третья - по корреспондентам и т.п. Однако число поисковых признаков ограничено числом картотек, кроме того традиционная система регистрации предполагает централизованную систему регистрации документов. Если в организации используется децентрализованная система регистрации (в департаментах), то отсутствует единая база по всем документам организации. Кроме того, ведение ручных картотек требует большой аккуратности при их расстановке на место, трудоемко, при большом количестве документов картотечные шкафы занимают много места. Этих недостатков лишена автоматизированная система регистрации, допускающая поиск документа по любому набору поисковых признаков и позволяющая ввести смешанную централизованно-децентрализованную систему регистрации документов, при которой часть документов регистрируется службой ДОУ, а часть в подразделениях - секретарями, ответственными за делопроизводство, или даже самими создавшими документ сотрудниками.

Но и в этом случае на экран выводится форма карточки (экранная форма РКК) с аналогичными полями, и в нее заносятся те же сведения о документе (рис. 4.5).

Рис. 4.5

Регистрация документов с использованием компьютера позволяет:

- одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

- организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений обо всех документах (поступивших и созданных в организации) в одной базе данных;

- на основе базы данных организации организовать информационно-справочную работу;

- организовать автоматизированный контроль за исполнением документов.

Регистрационная форма на документ сначала (до передачи документа руководителю) заполняется частично, а после рассмотрения документа руководителем в нее вносятся дополнительные сведения на основе резолюции: кто и когда наложил резолюцию, текст резолюции, ответственный исполнитель и соисполнители, срок исполнения. В автоматизированной системе при этом используется справочник по сотрудникам организации.

Если руководитель утром просматривает полученную корреспонденцию, можно сначала дать документы ему на просмотр, а, затем, уже имея его резолюцию, заполнить полностью регистрационную форму.

При работе руководителя с системой электронного делопроизводства (СЭД) он самостоятельно в удобное для себя время, иногда даже удаленно, находясь вне офиса, может просматривать поступившие документы, самостоятельно внося в карточку резолюцию по документу либо надиктовывая указания, которые расшифровываются секретарем и вносятся в регистрационную карточку по документу.

При регистрации в СЭД данные о документе, заложенные при его регистрации, автоматически будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. При этом поиск можно вести по любому из введенных показателей.