Подготовка документов на иностранных языках

Службе ДОУ все чаще приходится иметь дело с документами на иностранных языках, осуществлять их первичную обработку, регистрацию, что требует хотя бы общего понимания содержания документа, а секретарям-референтам приходится и вести переписку с зарубежными партнерами, искать для руководства информацию в сети Интернет на иноязычных сайтах. Поэтому сотрудникам службы ДОУ рекомендуется иметь под рукой соответствующие словари, лучше всего - в электронной форме, типа "Lingvo", "MультиЛекс", "АльфаЛекс" или "Контекст", позволяющие оперативно уточнить значение того или иного слова. Если потребность в переводе возникает редко, могут использоваться, хотя это несколько менее удобно, и соответствующие сайты в сети Интернет, предлагающие услугу перевода отдельных слов или даже фраз "on-line". Также для чернового перевода документа, который может потребоваться службе ДОУ, чтобы правильно зарегистрировать документ и определить, кому документ надо направить, могут использоваться программы-переводчики типа "Промт" и соответствующие сетевые сервисы.

При подготовке документов на нескольких языках, либо в случае, если предполагается, что документ может быть передан в иностранную организацию, рекомендуется при создании документов использовать универсальные шрифты Unicode. Как правило, такие шрифты содержат в своем названии слово Unicode, например Arial Unicode MS. Это повысит вероятность того, что документ будет корректно отображаться на любом компьютере, даже без установленных кириллических (русскоязычных) шрифтов. То же самое относится к случаям подготовки документов на любых других языках, для корректного отображения специальных символов (букв) немецкого, французского и других языков.

Для уверенности в корректном отображении документа на компьютере получателя может использоваться преобразование документа в формат *.pdf, например, с помощью программы Adobe Acrobat.

В случае оформления документов на двух (или нескольких) языках следует постоянно помнить требование положения "Закона о государственном языке Российской Федерации" [18] об идентичности текстов.

3.2. Элементы текста документа Заголовок к тексту

Реквизит 18 - заголовок к тексту. Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголовок, являющийся обязательным элементом любых документов, выполняемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа. Заголовок грамматически согласуется с названием вида. В нем кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопрос: "о чем?", "о ком?" и формулируется с помощью отглагольного существительного. Например: Письмо - Об открытии фирмы; Договор - О поставках тары; Положение - О бухгалтерии и т.п.

Но в таких документах, как протоколы, инструкции, акты, правила, заголовок отвечает на вопрос: кого (чего)? Например: должностная инструкция - секретаря-референта; протокол - заседания правления; акт - приема помещения; правила - трудового распорядка и др.

Если документ сложный и в нем отражено несколько вопросов, заголовок формулируется обобщенно, например, "Об экспертной комиссии". В документах большого объема составляются подзаголовки.

Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он размещается посередине или в левом верхнем углу документа над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается. Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа, так как, не читая всего текста, можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение. Заголовок облегчает регистрацию документа, его поиск, организацию контроля. Заголовок помогает правильному включению документа в дела и облегчает поиск нужного документа в деле. Обязательное составление заголовка - важнейшее требование культурного оформления документа. Без заголовка разрешается составлять только короткие документы, выполненные на формате А5 (148х210), извещения, телеграммы.

Заголовок также обязателен для писем, отправляемых по электронной почте. Поле "Тема" электронного сообщения формулируется и заполняется по тем же правилам, что и традиционная переписка. Не допускается использование заголовков, не раскрывающих тему сообщения, например, "От Иванова" (как правило, автор сообщения автоматически указывается в поле "От:"), "письмо", "важное" и т.п.