- •Предисловие
- •Введение
- •Глава 1. Нормативная правовая и методическая основа современного делопроизводства
- •1.1. Правовая основа делопроизводства. Федеральные законы
- •1.2. Правовая основа делопроизводства. Указы Президента Российской Федерации и постановления Правительства Российской Федерации Указы Президента рф
- •Постановления Правительства рф
- •Контрольные вопросы к главе 1
- •Список источников и литературы к главе 1
- •Организационная форма
- •Глава 2. Организация делопроизводственной службы
- •Структура службы доу
- •Численность службы доу
- •Расчет численности основного персонала работников службы документации (службы доу) [1]
- •Организационно-правовые документы службы доу
- •Положение о службе доу
- •Должностные инструкции
- •Инструкция по делопроизводству
- •Контрольные вопросы к главе 2
- •Список источников и литературы к главе 2
- •Глава 3. Основные требования к составлению и оформлению документов
- •3.1. Требования к тексту
- •Тематический заголовок (может и не быть)
- •Подготовка документов на иностранных языках
- •3.2. Элементы текста документа Заголовок к тексту
- •Отметка о наличии приложения
- •3.3. Оформление документа Бланк документа
- •Эмблема
- •Наименование автора документа
- •Вид документа
- •Дата и регистрационный номер документа
- •Ссылка на регистрационный номер и дату документа
- •Место составления или издания
- •Адресование документа
- •Согласование документа
- •Подписание документов
- •Использование электронной подписи
- •Утверждение
- •Отметка о заверении копии
- •Отметка об исполнителе
- •Идентификатор электронной копии документа
- •Оформление текста документов
- •Контрольные вопросы к главе 3
- •Список источников и литературы к главе 3
- •Глава 4. Организация работы с документами
- •Основные этапы работы с документами
- •Прием и первичная обработка документов
- •Распределение поступивших документов
- •Резолюция на документе
- •Регистрация документов
- •Контроль за исполнением документов
- •Информационно-справочная работа
- •Отправка документов
- •Контрольные вопросы к главе 4
- •Список источников и литературы к главе 4
- •Глава 5. Систематизация и обеспечение сохранности документов Номенклатура дел
- •Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел
- •Формирование дел
- •Хранение документов и дел
- •Подготовка дел для архивного хранения
- •Экспертиза ценности документов
- •Оформление дел, составление описей и сдача дел в архив
- •Контрольные вопросы к главе 5
- •Список источников и литературы к главе 5
- •Глава 6. Организация электронного документооборота
- •Регистрация документов в сэд
- •Организация маршрутизации документов
- •Электронная подпись
- •Информационно-справочная работа
- •Обеспечение сохранности документов в электронной форме
- •Использование "облачных" технологий
- •Контрольные вопросы к главе 6
- •Список источников и литературы к главе 6
Эмблема
Реквизит 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).
В бланке, особенно коммерческих организаций, часто размещают эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания). Эмблема помещается в соответствии с Уставом (Положением об организации). Это символическое графическое изображение, отражающее направления деятельности организации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка организации). Эмблема может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы либо из рисунка, отражающего главное направление ее деятельности. Размеры эмблемы не ограничены.
Эмблема не может помещаться на бланке, если на нем уже воспроизведен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.
Эмблема облегчает поиск документа, позволяет сразу определить, от кого получен документ (если это постоянный корреспондент), улучшает эстетический вид бланка. Однако эмблемой нельзя заменить наименование организации. Эмблема располагается на верхнем поле бланка над серединой наименования организации-автора или на левом поле бланка на уровне названия организации. За рубежом эмблема часто располагается на левом или на правом поле бланка на уровне наименования фирмы.
С массовым распространением систем цветной печати все чаще используется цветная эмблема организации. Однако при этом необходимо обращать внимание на размер компьютерного файла шаблона бланка организации, так как цветной логотип высокого разрешения может увеличить размеры файла в десятки раз, что создает проблемы как при пересылке документов по электронной почте, так и при хранении документов в организации. Хранение большого количества документов с повторяющимся изображением большого объема (эмблемой) приводит к значительным непроизводительным затратам дискового пространства для хранения таких документов в электронной форме.
Наименование автора документа
В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 [1], автор документа - "Физическое или юридическое лицо, создавшее документ". Авторами служебных документов, как правило, выступают юридические лица, т. е. организации.
Информацию об организации-авторе документа в первую очередь содержит бланк документа. Это может быть как бланк организации, так и, в крупных учреждениях, бланк структурного подразделения, например, департамента. Кроме наименования организации-автора, над ним более мелкими буквами может указываться еще и вышестоящая инстанция (наименование министерства или ведомства, в коммерческих организациях - наименование холдинга, консорциума или промышленно-финансовой группы), в систему которой входит данная организация. Наименование организации-автора документа должно включать его организационно-правовую форму, например "Государственное унитарное предприятие" или "Общество с ограниченной ответственностью" или "Открытое акционерное общество".
Кроме того, возможен персональный бланк должностного лица - как правило, руководителя организации. Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.
Герб России МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (Минкультуры России) МИНИСТР Китайгородский проезд, д. 7, стр. 2, Москва, 109074. Тел. 925 11 95. Факс 928 1791. ОКПО 00013327, ОГРН 1047796333672, ИНН/КПП 7705596843/770501001 |
|
N ___________________ N _________________
N ___________________ от _________________ |
|
В бланке для письма сведения об организации-авторе дополняются целой группой реквизитов. Это реквизиты
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
09 - справочные данные об организации.
Реквизит "Код организации" проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Реквизиты "Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица", а также "Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)" проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Так как письмо, как правило, предполагает переписку, в бланке для письма предусматривается реквизит "справочные данные об организации". В состав этого реквизита входит индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, телексов, факсов, адрес электронной почты и WWW-страницы (если они есть), номера счетов в банке. Здесь же могут быть приведены и другие справочные сведения (информация о лицензиях, патентах и др.).