Глава 6. Организация электронного документооборота

Внедрение систем электронного документооборота началось в России с середины 1990-х годов, но массовое внедрение таких систем, особенно в государственных структурах, начинается только во втором десятилетии XXI века, причем зачастую даже в организациях, готовящих нормативно-методические документы в этой области, отсутствует четкое понимание того, что же такое электронный документооборот.

Для начала нужно определиться с терминологией.

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (в соответствии с ГОСТ Р 51141- 98 [1]).

Понятие электронного документа приведено в Федеральном законе от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" [2]. В соответствии с ним электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Однако чаще используют более простое определение: электронный документ - это документ, в котором информация представлена в цифровой форме, подготовленный и оформленный в установленном порядке.

Также важно понимать, что такое электронный документооборот. В классическом делопроизводстве под документооборотом понимают процесс движения документа, с момента его получения или создания в организации и до момента его отправки или подшивки в дело. Если же мы возьмем понятие "делопроизводство" или "документационное обеспечение управления", то оно охватывает гораздо более широкий круг операций с документами - создание и оформление документов, их регистрацию, прием и отправку документов, упомянутый документооборот, контроль исполнения, информационно-справочную работу, экспертизу ценности и текущее хранение документов.

В Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти [3] электронный документооборот определен как "документооборот с применением информационной системы". Но если мы посмотрим на реальное содержание современной полномасштабной системы электронного документооборота (СЭД), то фактически это система, обеспечивающая автоматизацию всех делопроизводственных процессов - создание и оформление документов, их регистрацию, визирование (согласование), контроль исполнения, информационно-справочную работу по документам, их прием и передачу по электронным каналам связи, а также экспертизу ценности и оперативное хранение (электронный архив). И если посмотреть на определение системы электронного документооборота (СЭД), приведенное в Правилах делопроизводства - "информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним", то мы увидим, что и в рамках данного определения СЭД - это автоматизированная система, обеспечивающая весь цикл управления документами (records management), с момента создания документа.

Существуют десятки программных продуктов, в той или иной степени автоматизирующих управление документами. Базовые требования к таким системам определены в Требованиях к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающие, в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения [4].

Рассмотрим каждый этап работы с документами более подробно.

На стадии создания документов используются альбомы форм документов организации, на их основе создаются наборы шаблонов (форм документов), содержащих постоянную информацию и поля для ввода переменной информации. Как правило, создается общий шаблон, включающий поля, нумерацию страниц, основные стили оформления, на его основе создается общий бланк, бланки для конкретных видов документов, а уже на их основе и с использованием типовых текстов создаются шаблоны для конкретных управленческих ситуаций, включая шаблоны договоров, докладных и объяснительных записок, приказов, протоколов и других документов. Учитывая, что значительная часть документов в любой организации отражает повторяющиеся управленческие ситуации, наличие шаблонов существенно ускоряет процесс создания документов, не говоря уже о том, что все документы оформляются правильно и единообразно.

Создание документа на базе выбранного шаблона происходит в офисных программах типа Microsoft Office, после чего документ сохраняется в ведомственную СЭД с заполнением базовых сведений о документе. Как правило, шаблоны, созданные при помощи Microsoft Word, имеют расширение имени файла *.dot или *.dotx, а при помощи Microsoft Excel - *.xlt или *.xltx.

Все созданные в организации и полученные ею документы регистрируются за исключением документов, включенных в список не подлежащих регистрации.

Регистрация - подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных обо всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Основные сведения, вносимые в регистрационную карточку документа, даны в Перечне обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти [3].

Работа с документами в ведомственной СЭД отличается использованием смешанной централизованно-децентрализованной системы регистрации документов. При этом документы регистрируются и добавляются в СЭД (прикрепляются к карточке документа) как службой ДОУ, так и всеми сотрудниками организации по месту их создания или получения. Документ может представлять собой как один файл, например, в формате MS Word, так и несколько файлов разных форматов. Например, основной документ в формате MS Word и приложения в форматах MS Excel, PowerPoint, Project и т.п.

Обычно СЭД предусматривают возможность сохранения различных версий документа, поскольку в процессе подготовки он может неоднократно редактироваться. При совместной работе над документом нескольких человек включается режим рецензирования, при котором все исправления (изменения, удаления и дополнения) выделяются цветом. Важно, чтобы в параметрах текстового редактора (например, MS Word) были правильно указаны сведения о пользователе (фамилия и инициалы), так как эта информация отображается при просмотре исправлений в документе.