Глава 4. Организация работы с документами

В основе всех управленческих процессов лежит информация, но информация не существует сама по себе. Она зафиксирована в документах, файлах, базах данных. Именно поэтому основная функция службы ДОУ - информационно-документационное обеспечение управления, которая является важнейшей функцией и обеспечивает работу управленческого аппарата.

Служба ДОУ организует весь процесс движения документов в организации - от момента их получения или создания и вплоть до завершения исполнения, помещения в дело или отправки. Весь этот процесс называется документооборотом. Это определение дано как в ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" [1], так и в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти [11]. Документооборот организации, т. е. движение документов, является отражением управленческих бизнес-процессов, по которым строится работа данной организации, учреждения, предприятия и предопределяется ими. Анализ документооборота позволяет наглядно увидеть управленческие процедуры, их последовательность и систему управления в целом.

Все документы организации можно разделить на две группы: входящие документы (документы, получаемые из других организаций) и документы, созданные в данной организации. В свою очередь документы, создаваемые в организации, также делятся на две группы: внутренние документы, создаваемые и используемые внутри организации, и исходящие документы, отправляемые из организации. Однако грань между этими двумя группами достаточно условна, так как в больших, территориально распределенных организациях, имеющих сложную управленческую структуру, не всегда можно четко разделить, какие документы относятся к категории исходящих, а какие внутренние, пересылаемые внутри организации.

При изучении документооборота каждая из этих групп рассматривается отдельно. Анализ можно проводить с разных сторон.

Входящие документы чаще всего анализируются по корреспондентам - авторам документов, от которых они получены:

- от вышестоящих инстанций, в том числе органов власти и управления (от них идут руководящие документы, различные предписания, приказы, требующие выполнения и т.п.);

- от подведомственных организаций (они отчитываются, информируют о состоянии дел, выступают с предложениями, просьбами);

- от других организаций, не находящихся в соподчиненной связи с данной организацией. Это могут быть поставщики, клиенты и покупатели, и т.п.

- от частных лиц, присылающих письма, заявления, жалобы (обращения граждан).

Обычно такой анализ входящих документов по авторам-корреспондентам используется для создания базы данных (адресной книги) постоянных корреспондентов, с которыми организация ведет переписку. Вносятся точные названия организаций, их адреса, полные должности, фамилии, имена, отчества руководящего состава, их телефоны, факсы, адреса электронной почты, ICQ, Skype и т.п. Эти данные используются не только при направлении в эти организации ответных документов, но и при установлении связи с руководством этих организаций по телефону и другим видам связи.

Входящие документы можно классифицировать и по видам:

- распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения, указания);

- информационно-справочные (акты, справки, докладные записки, письма и т.д.;

- учетно-отчетные и др.

Все входящие документы по характеру содержания можно разделить на инициативные (которые в свою очередь делятся на требующие ответа или исполнения или присланные для сведения) и ответные, т.е. документы, полученные в ответ на запрос организации. В зависимости от значимости автора документа и содержания входящие документы могут быть направлены руководителю организации, в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Следовательно, весь поток входящих документов будет разбит на более мелкие части. Это определяется обычно на стадии предварительного просмотра документов службой ДОУ. Каждая из этих групп документов будет иметь разные пути движения и разные стадии работы с ними.

Внутренние документы, как правило, не имеют этапа отправки. Однако если структурные подразделения территориально разбросаны или организация имеет филиалы, куда направляются внутренние документы, например, распорядительные, этап отправки также будет присутствовать для этих документов.

Все документы, создаваемые в организации, при анализе делятся на инициативные, составленные, исходя из потребности своей организации, и разработанные "во исполнение" заданий вышестоящих инстанций или в ответ на полученные запросы.

Исходящие документы, также как и входящие, можно распределить по видам и по корреспондентам, которым они направляются. Их также делят на документы, по которым ожидается ответ и документы, направленные просто для сведения (реклама и т.п.). Таким образом, документы организации можно изучать с различных точек зрения и каждый поток будет иметь особенности в движении и обработке.

Анализ документооборота можно выразить графически (рис. 4.1).

Рис. 4.1

Важнейшим фактором при изучении документооборота является подсчет его объема.

Количество документов всех потоков за год, независимо от способов создания, получения (доставки), т. е. включая факс, электронную почту, доставку курьером или посетителем, составит суммарный объем документооборота учреждения, который нужен для:

- расчета эффективности применения средств автоматизации и механизации делопроизводства;

- расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;

- определения загруженности службы ДОУ, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, так как всем его работникам приходится иметь дело с документами.

При централизованной системе традиционного делопроизводства, когда многие документы копируются в службе ДОУ для одновременной передачи всем исполнителям, рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий. Например: 10814/15375. Внедрение автоматизированной системы ДОУ, когда документы передаются исполнителям в электронной форме, позволяет существенно сократить изготовление копий документов.

Подсчет ведется на основании итогового числа поступивших документов (по отметке о поступлении), а также числа зарегистрированных документов. При наличии автоматизированной системы регистрации документов статистика по общему количеству зарегистрированных документов организации может быть выведена в любой момент в виде отчетной формы.

Однако следует учитывать, что полученное число документов чаще всего не полностью отражает объем документооборота, так как во многих организациях не ставится нумератором отметка о поступлении на нерегистрируемые документы, а также не регистрируется часть внутренних документов, что уменьшает количество документов, выдаваемое статистикой, по отношению к реальному документообороту. Кроме того, не учитывается движение копий документов, которые в средних и крупных организациях, еще не перешедших на автоматизированные системы делопроизводства, могут существенно увеличивать общее количество документов.

Периодичность подсчета документооборота определяется самой службой ДОУ. Регулярный анализ объемов документооборота, фиксируемый в справке, позволяет выявить периоды максимальной загруженности службы ДОУ.

Простейшая форма справки (табл. 4.1) выглядит так:

Таблица 4.1

Справка об объеме документооборота за 20__г.
Документы	Количество документов		Всего
	подлинники	тираж
Поступающие
Отправляемые
Внутренние
Итого

Такая справка вводится как шаблон (форма отчетности) в автоматизированную систему ДОУ, обновляется с заданной периодичностью и при необходимости распечатывается.

Кроме объема документооборота изучается цикличность (периодичность) потоков документов, с учетом которого строится рабочий день секретаря и других работников службы делопроизводства. Наконец, документооборот зависит и от такого фактора, как степень ограничения доступа к документу, что значительно влияет на прохождение документа в организации и технологию работы с ним.

Принципиальная схема документооборота в организации была дана в Основных положениях Единой государственной системы делопроизводства [3]. Взяв ее за основу, можно представить графически документооборот для организаций, имеющих структурные подразделения, и для небольших фирм, где секретарь-референт один (рис. 4.2, 4.3).

Рис. 4.2. Схема документооборота организаций, имеющих структурные подразделения

Рис. 4.3. Схема документооборота небольших организаций