Информационно-справочная работа

Одна из главных целей регистрации - создание банка данных о документах учреждения. Служба ДОУ, а в небольшой организации - секретарь-референт на основе этой БД обязаны за несколько минут ответить на вопросы двух типов:

- у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;

- в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу?

Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов - главнейшая задача службы ДОУ. И прежде всего для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах.

Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, может вестись как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме.

Справочная картотека строится из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года.

Разделителями в справочной картотеке будут названия структурных подразделений (если они есть) или направления деятельности в учреждении. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). Отдельно ведется картотека на обращения граждан (предложения, заявления, жалобы). Хорошо также иметь отдельную картотеку на законодательно-нормативные и распорядительные документы, которая строится по тематическому принципу.

В момент регистрации, как уже указывалось выше, нужно составить две карточки: одна помещается в сроковую контрольную картотеку, другая в справочную. Это приходится делать потому, что запрос о документе может поступить тогда, когда он еще находится в работе, и быстро навести справку по сроковой картотеке не удастся. Такой запрос в положенные 3 мин можно выполнить только по справочной картотеке. Следовательно, пока документ в работе, на него имеются две карточки - в сроковой и справочной картотеках.

После исполнения документа карточка из сроковой картотеки как более полная и имеющая все отметки о решении вопроса, затронутого в документе, переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки вынимается и уничтожается, либо используется при создании дополнительной справочной картотеки для поиска документов по другому поисковому признаку (например, если основная картотека построена по тематическому признаку, то в дополнительной карточке могут располагаться по алфавиту корреспондентов).

В оперативной работе находятся картотеки за текущий и прошедший год. Общий срок хранения карточек - 3 года. В картотеке законодательно-нормативных и распорядительных документов карточки стоят до замены документов новыми.

Значительно расширены возможности информационно-справочного обслуживания с введением автоматизированной системы регистрации (СЭД).

Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

Справка может выдаваться:

- по конкретному документу: где находится, стадия подготовки, результат исполнения, место хранения;

- по теме (содержанию): конкретный документ, группа документов;

- по корреспонденту/автору: конкретный документ, все документы автора, все документы автора по определенному вопросу, все документы автора за указанный период;

- по региону: стране, области, городу;

Для поиска документа или группы документов могут задаваться следующие реквизиты:

- входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов);

- вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);

- приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления или для внутренних - по дате подписания документа, "от" и "до");

- регион, по которому ведется поиск (страна, область);

- организация (корреспондент/адресат);

- содержание (тема).

При поиске сведений по конкретному документу может непосредственно задаваться номер документа. При поиске документов в автоматизированных БД сегодня все чаще используется реквизит "идентификатор электронной копии документа", являющийся уникальным номером, однозначно идентифицирующим документ в системе.

Поиск документов может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), по всей оперативной базе данных (документы текущего делопроизводственного года), а также при необходимости - по архивной базе данных (документы предшествующих лет).

При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме.

В случае поиска неисполненного документа результатом поиска является информация: у какого исполнителя документ находится в данный момент. Если документ уже исполнен, то на экран выводится информация, в каком деле находится данный документ [9, 10].

В целом использование автоматизированной системы электронного делопроизводства (СЭД) переводит информационно-справочную работу на новый уровень. Доступ к системе с рабочих мест всех сотрудников, работающих с документами, а не только службы ДОУ, а также возможность оперативного поиска любых документов как текущего делопроизводства, так и за прошедшие годы позволяет значительно повысить качество составления документов, исключить повторное составление аналогичных документов или подготовку противоречащих друг другу документов разными сотрудниками или подразделениями, и в конечном итоге приводит к существенному повышению эффективности работы управленческого аппарата в целом.