Организация маршрутизации документов

Максимальный эффект от внедрения систем электронного документооборота (СЭД) достигается при использовании модулей маршрутизации, обеспечивающих движение документа по заранее установленному маршруту и в соответствии с заложенными в систему алгоритмами (правилами). Именно поэтому СЭД часто называют workflow системами, так как они позволяют организовать и оптимизировать рабочие процессы, процессы работы с документами и процессы управления в целом.

Рис.6.1

В подавляющем большинстве организаций приходится согласовывать документы, собирать визы. При использовании традиционных технологий это может делаться вручную непосредственно исполнителем, что приводит к значительным непроизводительным затратам его времени, а может через службу ДОУ, что также связано со значительными временными затратами, существенным замедлением прохождения документов. Поэтому организация маршрутизации документов - важное направление повышения эффективности работы управленческого аппарата.

Использование маршрутизации предполагает, что при настройке СЭД организации в соответствии с установленным в организации порядком согласования, производится настройка маршрутизации для каждой управленческой ситуации. При настройке схемы движения документов следует максимально распараллелить процесс согласования везде, где это допускается бизнес-процессами, то есть документ могут получить на согласование одновременно несколько человек.

Часто маршруты привязываются к шаблонам документов, т.е., выбирая шаблон для создания нового документа, мы тем самым определяем путь его согласования.

На каждом этапе согласования документ может иметь несколько состояний: получен, но не открыт; открыт, но решение не принято и, наконец, - документ согласован или отклонен. При этом при настройке маршрутизации для каждого этапа закладывается контрольное время, по истечении которого программа должна высылать дополнительные уведомления или предупреждения. Например, 4 часа на открытие документа, если должностное лицо находится на рабочем месте, и 3 дня на принятие решения по документу.

Устанавливаемые сроки для каждого согласующего различаются в зависимости от сложности согласования. У кого-то согласование может быть чисто техническим, например, проверяется наличие мероприятия в плане, а у кого-то - требует тщательного изучения документа, например, юрист проверяет договор. Также настраивается система уведомлений для случаев, когда согласующий превысил установленный лимит времени на рассмотрение документа. Уведомления о нарушении сроков могут автоматически направляться по электронной почте сотруднику, задерживающему документ, а также исполнителю, инициировавшему движение документа, а по превышению определенного срока - должностному лицу, отвечающему за контроль исполнения, например, секретарю подразделения или непосредственно вышестоящему руководителю.

Иногда в организациях необходимость соблюдения сроков рассмотрения документов может быть указана, помимо других нормативных актов, и в Положении о премировании. Нарушение сроков ведет за собой частичное лишение работника премии.

Как правило, СЭД позволяют просматривать ход согласования документа, и исполнитель может в любой момент посмотреть, кто уже согласовал документ, кто еще не согласовал, а кто даже документ не открывал. Для сложных документов может настраиваться автоматическая отсылка уведомления исполнителю, обычно по электронной почте, о прохождении документом очередного этапа, то есть согласование документа соответствующим сотрудником (начальником отдела, управления и т.п.).

При построении схем маршрутизации службе ДОУ сразу надо продумать, как при необходимости будет организована переадресация документов. Потребность в переадресации возникает, если согласующий сотрудник заболел, уехал в командировку, в отпуск, по какой-то другой причине отсутствует на рабочем месте в течение длительного времени. В этом случае документ должен направляться на согласование другому сотруднику, замещающему отсутствующего, например, вместо начальника отдела - его заместителю, вместо одного консультанта юридической службы - другому и т.п. в соответствии с установленным в данной организации порядком.

Переадресация может выполняться в ручном или автоматическом режиме. В первом случае, если в течение заданного промежутка времени сотрудник не осуществляет вход в СЭД, программа генерирует уведомление технологу системы, и уже технолог разбирается в причинах отсутствия сотрудника и при необходимости производит ручную переадресацию документов, т.е. вносит временные изменения в маршрутную карту.

В зависимости от специфики учреждения и организации бизнес-процессов срок, в течение которого документы ждут появления сотрудника на рабочем месте, может варьироваться от нескольких часов до 2-3 дней, но чаще всего контрольный срок - 10-12 часов рабочего времени до начала реакции СЭД, т.е. технолог вмешивается в процесс, если должностное лицо отсутствует на своем месте в течение рабочего дня и 1-2 часа на следующий день.

При автоматической переадресации в маршрутную карту сразу заносится замещающий сотрудник и, если основной сотрудник отсутствует на рабочем месте (не входит в СЭД) установленное время, документы автоматически переадресовываются.

Обычно при направлении сотрудников в командировку, в отпуск соответствующий приказ сразу поступает технологу, который вносит изменения в маршрутную карту на период командировки или отпуска.

Таким образом, обеспечивается оперативность внутреннего согласования документов.

Внедрение систем маршрутизации позволяет в десятки раз сократить затраты времени управленческого персонала на согласование документов. Кроме того, использование маршрутизации позволяет гораздо лучше структурировать рабочее время среднего управленческого звена. Если у руководства организации передача документов на подпись, как правило, регулируется секретарями, то у управленческого персонала среднего звена обычно их нет. А это значит, что руководителей подразделений постоянно отвлекают просьбами завизировать тот или иной документ. Поступление документов на согласование в электронном виде, с одной стороны, устанавливает временные рамки на сроки рассмотрения документа, а с другой - позволяет рассматривать документы вместе, одним пакетом, в удобное время.

Отдельно при внедрении СЭД необходимо ответить на вопрос - использовать ли при визировании документов электронную подпись и если использовать, то какую.

Юридическую значимость документу придает его подписание. Именно подпись автора документа в первую очередь придает документу юридическую силу. Внутреннее визирование же главным образом предназначено для того, чтобы руководитель видел, что специалисты посмотрели документ, каждый со своей точки зрения, и его одобрили. Например, на исходящем письме традиционно визы проставляются на втором экземпляре, "отпуске", а руководитель подписывает первый экземпляр. Поэтому в большинстве случаев нет необходимости использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, достаточно просто "нажать кнопку" в программе, то есть то, что Федеральный закон "Об электронной подписи" [9] рассматривает как простую электронную подпись. Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Фактически сотрудник, войдя в СЭД и нажимая кнопку "согласовать", подтверждает свое согласие с текстом документа. Руководитель видит в карточке документа, что все, кто должен был посмотреть документ, его видели и согласны с его содержанием. После чего руководитель может подписывать документ, придавая ему юридическую силу.

Однако в некоторых случаях необходимо обеспечить повышенную степень защиты процесса согласования документа. В этом случае чаще всего используется усиленная неквалифицированная цифровая подпись, а ключи электронной подписи для визирования могут выдаваться внутрикорпоративным удостоверяющим центром. При этом возникает проблема внесения изменений в документ в процессе согласования.

Достаточно часто согласующий документ сотрудник обнаруживает в нем опечатку, какую-то несущественную ошибку, которую он исправляет. Однако если до этого документ был подписан цифровой подписью, в документе нельзя изменить ни одного знака, иначе подпись будет считаться недействительной. В зависимости от специфики построения бизнес-процессов в конкретной организации тут возможны два сценария. В первом случае при любой правке документ возвращается исполнителю и проходит повторно полный цикл согласований. Это логично, так как если посмотреть с точки зрения согласующего - если документ был изменен после наложения визы, как визирующий может отвечать за такой документ? Но, с другой стороны, зачем повторно согласовывать документ, если всего лишь была исправлена опечатка? Поэтому может использоваться сценарий, при котором документ, если он правится на начальном этапе согласования - на уровне начальников отделов, возвращается на пересогласование. Если же документ правится на уровне начальника управления или заместителя руководителя организации, то вносящий правку самостоятельно принимает решение направить документ на пересогласование, если правка считается существенной, или направить выше, руководителю организации, внеся правку в режиме исправлений. Это функция Microsoft Word (вкладка "Рецензирование", кнопка "Исправления"), при ее включении программа помечает цветом, вставка рисунка "Исправления" с обтеканием по левому краю подчеркиванием и пометами на полях все изменения, вносимые пользователем в документ. В этом случае руководитель видит, что с документом все согласующие ознакомились, а также видит, какие в документы были внесены правки. Если руководитель со всем согласен, он принимает изменения и подписывает документ усиленной квалифицированной цифровой подписью, придавая ему юридическую силу. В то же время руководитель или его заместитель всегда может направить документ на частичное пересогласование, в зависимости от того, какая внесена правка. Например, если изменена сумма, необходимо провести повторное согласование с финансовым отделом, если изменена формулировка - с правовым, но в этом случае нет необходимости запускать полный процесс повторного согласования.