- •Предисловие
- •Введение
- •Глава 1. Нормативная правовая и методическая основа современного делопроизводства
- •1.1. Правовая основа делопроизводства. Федеральные законы
- •1.2. Правовая основа делопроизводства. Указы Президента Российской Федерации и постановления Правительства Российской Федерации Указы Президента рф
- •Постановления Правительства рф
- •Контрольные вопросы к главе 1
- •Список источников и литературы к главе 1
- •Организационная форма
- •Глава 2. Организация делопроизводственной службы
- •Структура службы доу
- •Численность службы доу
- •Расчет численности основного персонала работников службы документации (службы доу) [1]
- •Организационно-правовые документы службы доу
- •Положение о службе доу
- •Должностные инструкции
- •Инструкция по делопроизводству
- •Контрольные вопросы к главе 2
- •Список источников и литературы к главе 2
- •Глава 3. Основные требования к составлению и оформлению документов
- •3.1. Требования к тексту
- •Тематический заголовок (может и не быть)
- •Подготовка документов на иностранных языках
- •3.2. Элементы текста документа Заголовок к тексту
- •Отметка о наличии приложения
- •3.3. Оформление документа Бланк документа
- •Эмблема
- •Наименование автора документа
- •Вид документа
- •Дата и регистрационный номер документа
- •Ссылка на регистрационный номер и дату документа
- •Место составления или издания
- •Адресование документа
- •Согласование документа
- •Подписание документов
- •Использование электронной подписи
- •Утверждение
- •Отметка о заверении копии
- •Отметка об исполнителе
- •Идентификатор электронной копии документа
- •Оформление текста документов
- •Контрольные вопросы к главе 3
- •Список источников и литературы к главе 3
- •Глава 4. Организация работы с документами
- •Основные этапы работы с документами
- •Прием и первичная обработка документов
- •Распределение поступивших документов
- •Резолюция на документе
- •Регистрация документов
- •Контроль за исполнением документов
- •Информационно-справочная работа
- •Отправка документов
- •Контрольные вопросы к главе 4
- •Список источников и литературы к главе 4
- •Глава 5. Систематизация и обеспечение сохранности документов Номенклатура дел
- •Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел
- •Формирование дел
- •Хранение документов и дел
- •Подготовка дел для архивного хранения
- •Экспертиза ценности документов
- •Оформление дел, составление описей и сдача дел в архив
- •Контрольные вопросы к главе 5
- •Список источников и литературы к главе 5
- •Глава 6. Организация электронного документооборота
- •Регистрация документов в сэд
- •Организация маршрутизации документов
- •Электронная подпись
- •Информационно-справочная работа
- •Обеспечение сохранности документов в электронной форме
- •Использование "облачных" технологий
- •Контрольные вопросы к главе 6
- •Список источников и литературы к главе 6
Распределение поступивших документов
Предварительное рассмотрение и распределение документов определяет прямоточность их движения и, соответственно, скорость доставки документа конкретному исполнителю, т. е. фактически уровень и время решения вопроса. Обычно эту работу проводит опытный сотрудник службы ДОУ, а в небольшой фирме - секретарь-референт, которому даны эти полномочия.
Для того чтобы квалифицированно предварительно рассмотреть и распределить документы, нужно хорошо знать функции структурных подразделений и распределение обязанностей между исполнителями. При этом пользуются классификатором вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу.
Задача службы ДОУ на данном этапе - освободить руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов. К руководителю должны поступить только документы, касающиеся основных вопросов деятельности учреждения, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы сразу передаются в подразделения или непосредственным исполнителям.
Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводится в день их поступления, срочных документов немедленно.
Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения. Использование автоматизированной системы ДОУ (СЭД) позволяет исключить необходимость размножения документов и существенно ускорить сроки получения документов исполнителями.
Резолюция на документе
После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю (организации или структурного подразделения) для рассмотрения. Результат рассмотрения отражается в резолюции (реквизит 17 [4]).
Резолюция - (от лат. resolutio - решение) "надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение" [5]. Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. От конкретности и четкости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи и даты. При этом сам текст содержит несколько частей: распорядительная часть (что сделать, как решить поставленный в документе вопрос), указание исполнителей (кому поручается исполнение документа) и срок исполнения (к какому числу должен быть исполнен документ, выполнено поручение руководителя). Если исполнение документа поручается нескольким сотрудникам (подразделениям), то ответственным исполнителем, отвечающим за исполнение документа и организующим работу других исполнителей (соисполнителей), привлекаемых к решению вопроса, считается лицо, указанное руководителем в списке исполнителей первым.
Обычно в списке исполнителей сначала указывается фамилия, а потом инициалы.
Например:
Колодезных С.В.
Выясните техническую возможность установки оборудования
до 03.03.2013
Личная подпись
11.02.2008
Если срок исполнения документа является типовым или он указан в тексте самого документа, и, следовательно, не требуется его специально указывать в резолюции, то руководитель может проставить в резолюции только фамилию исполнителя (исполнителей) с инициалами, порядок подготовки вопроса, подпись и дату.
Например:
Кувалдину В.Б.
Веберу А.Б.
Организуйте проведение круглого стола
к указанному сроку.
Личная подпись
17.03.2013
Резолюция переносится в регистрационную форму и является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.
В ряде случаев, когда на документе нет свободного места или резолюция готовится в виде отдельного поручения, допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги, обычно формата А6 или А7 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится [2].
При использовании автоматизированной системы (СЭД) резолюция вносится руководителем непосредственно в карточку документа, при этом фамилии ответственного исполнителя и соисполнителей выбираются из списка (справочника) сотрудников, а дата наложения резолюции фиксируется автоматически. Если руководитель работает с бумажными документами, резолюцию в карточку СЭД переносит секретарь.