Журнал Обліку документів та видань з грифом «Для службового користування»

 

Дата надходження та індекс документа	Дата та індекс документа	Звідки надійшов або куди надісланий	Вид документа та короткий зміст	Кількість сторінок		Кількість та номери примірників		Резолюція або кому надісланий на виконання		Відмітка про взяття на контроль та термін виконання		Дата і підпис			Індекс (номер ) справи, до якої підшито документ		Відмітка про знищення		Примітка
				Документа	Додатка							отримання	повернення
1	2	3	4	5	6		7		8		9		10	11-		12		13		14

 

Примітка: Дозволяється окреме видання журналів на вхідні та вихідні документи і видання з грифом «Для службового користування».

Облік магнітних носіїв інформації з грифом "Для службового користування" ведеться окремо від обліку паперових носіїв такої інформації у журналах за формою 4 або на картках за формою 5.

Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та опечатуються. На останній обліченій сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі, який підписується працівником канцелярії та завіряється печаткою "Для пакетів".

У разі коли обсяг документів з грифом "Для службового користування" незначний, дозволяється вести їх облік (реєстрацію) разом з іншою несекретною документацією. При цьому на картці (у журналі) до реєстраційного номера документа або видання додається позначка "ДСК".

Облік конфіденційних документів передбачає не тільки реєстрацію факсу створення (видання) або отримання документа, але й обов'язково фіксацію всіх переміщень документа по інстанціях, керівникам і виконавцям у процесі розгляду, виконання і використання документів.

Журнал Обліку та розподілу видань з грифом «Для службового користування»

№ з/п	Назва видання	Видано або надійшло			Розподіл		Повернення			Знищення
		Звідки надійшло або де надруковано	Вихідний номер супровідного листа і дата	Кількість примірників та їх номери	Куди і до кого направлено (або видано)	Номер вихідного документа (або відмітка про отримання) і дата		Кількість примірників та їх номери	Дата, номер примірника	Дата, номер акта
1	2	3	4	5	6	7		8	9	10

Справи та видання «Для службового користування» видаються виконавцям і приймаються від них під розписку в картці обліку справ і видань.

Картка обліку справ та видань, що видаються з грифом «Для службового користування»

Назва справи або видання _______________________________________

№ з/п	Номер справи, номери примірників видань та кількість сторінок	Підрозділ і прізвище співробітника	Розписка і дата		Примітка
			отримання	повернення
1	2	3	4	5	6

 Періодично справи постійного та тривалого зберігання з грифом «Для службового користування» переглядаються з метою можливого зняття цього грифа. Як правило така процедура здійснюється при передачі документів із структурного підрозділу до архівного підрозділу організації або під час підготовки справ постійного зберігання для передачі до державної архівної установи.

Відбір документів для зберігання і знищення проводиться наступним чином. Перш за все проводиться експертиза наукової, історико-культурної цінності документів і справ з грифом «Для службового користування», розгляд і затвердження її результатів здійснюється відповідно до Положення про принципи та критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питання віднесення документів до Національного архівного фонду, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20.10.95 р. № 853.

Відібрані для знищення справи з грифом «для службового користування», що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, можуть оформлятися окремим актом або включатися у загальний акт за наступною формою.

_____________________________________________________________________________

ЗАТВЕРДЖУЮ

Посада керівника організації

Підпис Прізвище та ініціали

дата

Найменування організації

АКТ

Про знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню

від______________№_______________________

 

місце складання

На підставі____________________________________________________

Назва та вихідні дані переліку документів

____________________________________________________________

із зазначенням строків їх зберігання

відібрані для знищення як такі, що не мають наукової, історично-культурної цінності та втратили практичне значення, справи і документи фонду

№ __________________________________________________________________найменування фонду

№ з/п	Заголо- вок спра- ви (доку-мента) або спільний заголо- вок справ (документ-тів)	Дата спра- ви (докумен-та) або край-ні дати справ (документів)	Номери описів (номенк- латури) за рік (роки)	Індекс справи (тому, частини за номен- клатурою або номер справи за описом)	Кількість справ (томів, частин) і номери	Термін Зберігання Справи Тому, частини) Статей за переліком	Примітка
1	2	3	4	5	6	7	8

 Разом ____________________________ справ за ____________роки

Літерами і цифрами

Описи справ постійного зберігання за ________________ роки затверджені, а з особового складу – погоджені з ЕПК